Oggetti personalizzati 101: adatta HubSpot al tuo business modello

Vi siete mai sentiti come se il vostro CRM lavorasse contro di voi piuttosto che a favore? Molti leader in crescita arrivano a un punto in cui gli strumenti standard non bastano più. Avete i vostri contatti, le vostre aziende e le vostre transazioni. Ma cosa succede quando la vostra azienda vende qualcosa che non rientra tra queste categorie predefinite?

Forse gestite il leasing di attrezzature mediche o supervisionate un complesso elenco di domande di iscrizione per studenti. Se vi siete trovati a creare infinite proprietà personalizzate solo per descrivere una cosa, probabilmente avete riscontrato questo attrito. È proprio qui che entrano in gioco gli oggetti personalizzati di HubSpot. Vi permettono di non costringere il vostro modello aziendale unico in uno stampo generico. Al contrario, potete costruire un CRM che rispecchi effettivamente il vostro modo di lavorare.

In questa guida esploreremo come utilizzare gli oggetti personalizzati di HubSpot per creare un motore RevOps senza soluzione di continuità. Analizzeremo perché le strutture di dati sono importanti, vedremo esempi reali di oggetti personalizzati in azione e vi aiuteremo a decidere se è il momento di aumentare il livello del vostro portale.

L'architettura della crescita: che cos'è un oggetto personalizzato di HubSpot?

Prima di addentrarci nel "perché", chiariamo il "cosa". Nel CRM di HubSpot, un oggetto è un tipo di record che rappresenta una relazione commerciale, come un contatto o un'azienda. Per impostazione predefinita, HubSpot fornisce oggetti standard che costituiscono le fondamenta della maggior parte dei CRM:

• Contatti: sono i record per le singole persone.
• Aziende: sono le organizzazioni in cui lavorano i contatti.
• Offerte: sono le opportunità di guadagno in corso.
• Biglietti: sono le richieste di assistenza clienti o i problemi post-vendita.

Questi oggetti standard sono efficaci per la maggior parte delle aziende. Tuttavia, quando un modello di business richiede una categoria di dati unica, entra in gioco un oggetto personalizzato. Un oggetto personalizzato di HubSpot è una categoria di dati completamente nuova, definita dall'utente, per memorizzare informazioni che non rientrano negli oggetti standard. Questo oggetto personalizzato ha le sue proprietà, le sue regole di associazione e il suo posto all'interno del CRM di HubSpot.

Pensate alla costruzione di una casa. Gli oggetti standard sono la cucina, il soggiorno e la camera da letto; sono essenziali. Ma se siete musicisti professionisti, potreste aver bisogno di uno studio di registrazione insonorizzato. Potreste provare a registrare la musica in camera da letto, ma non sarebbe efficiente. Un oggetto personalizzato è uno studio costruito ad hoc. Memorizza dati specifici che non appartengono a nessun altro luogo, mantenendo il CRM organizzato e ricercabile.

Perché l'azienda potrebbe sentirsi "ingombra"

Perché le aziende iniziano a cercare soluzioni personalizzate? Di solito, perché i loro dati stanno diventando troppo disordinati da navigare o da contenere. Quando si cerca di tenere traccia di dati complessi utilizzando solo oggetti standard, spesso si finisce per gonfiare le proprietà.

Immaginate una società immobiliare. Hanno un contatto (l'acquirente) e un affare (l'acquisto). Ma dove inserire i dati specifici della casa? Se inseriscono l'anno di costruzione o la "metratura" nel record dell'affare, questi dati scompaiono al chiusura dell'affare. Se li inseriscono nel record Contatto, cosa succede quando la stessa persona acquista una seconda casa? I dati vengono sovrascritti o si confondono tra i campi "Proprietà 1" e "Proprietà 2".

Questa mancanza di organizzazione ha un costo reale. Secondo uno studio di Gartner,

la scarsa qualità dei dati è responsabile di una media di 12,9 milioni di dollari di perdite annuali per le organizzazioni.

Quando i dati sono sepolti nelle note o nascosti in campi irrilevanti, il vostro team passa più tempo a cercare informazioni e meno tempo a concludere affari.

Esempi del mondo reale: Vedere gli oggetti personalizzati in azione

Per comprendere la potenza degli oggetti personalizzati di HubSpot, è utile vederli in pratica. Vediamo come diversi settori li utilizzano per semplificare le loro attività di RevOps.

1. Istruzione superiore: L'oggetto "Applicazione"

Per un'università, un contatto è uno studente, ma un singolo studente potrebbe presentare domanda per tre programmi diversi nell'arco di due anni.

• Il vecchio metodo: Cercare di tenere traccia di tre diverse date di presentazione della domanda, dei link ai saggi e dei punteggi dei colloqui in un unico record di contatto. È un incubo per l'automazione.
• Il metodo dell'oggetto personalizzato: Creare un oggetto Applicazioni . Ogni domanda è un proprio record associato allo studente. Si può vedere a colpo d'occhio che la sconosciuta ha una domanda "Accettata" per Biologia e una "Ritirata" per Chimica.

2. SaaS e Subscription Tech: L'oggetto "licenza"

Se vendete software, probabilmente avete a che fare con più licenze o "istanze" per azienda.

• Il vecchio modo: Usare un accordo per rappresentare una vendita. Ma cosa succede dopo la vendita? Come si fa a tenere traccia della versione del software utilizzata o della scadenza della chiave API?
• La via dell'oggetto personalizzato: Un oggetto Licenze consente di monitorare lo stato di salute, l'utilizzo e la scadenza di ogni singolo posto venduto. Questo rende il vostro team di successo clienti molto più proattivo.

3. Eventi professionali: L'oggetto "Sessione"

Se la vostra azienda organizza workshop o webinar su larga scala, avete bisogno di qualcosa di più del semplice elenco di marketing.

• Il vecchio metodo: Usare le proprietà personalizzate per selezionare gli eventi a cui si è partecipato.
• Il modo degli oggetti personalizzati: Un oggetto Eventi consente di memorizzare la data, il relatore e il luogo. È quindi possibile associare più contatti a quell'evento specifico. Questo rende incredibilmente semplice la creazione di report sulle entrate per evento.

I segni che siete pronti per un aggiornamento

Come si fa a sapere se si è pronti a questo passo? Non si tratta solo di avere un'attività complessa, ma della vostra traiettoria di crescita. Ecco quattro domande da porre al vostro team:

1. I vostri dati sono "uno-a-molti"? Avete un contatto che deve essere collegato a cinque "cose" diverse che non sono Deal o Aziende?

2. I vostri flussi di lavoro stanno diventando troppo complessi? Se la vostra automazione assomiglia a una gigantesca ragnatela, perché state cercando di ordinare 500 proprietà personalizzate, avete bisogno di un nuovo oggetto.

3. La vostra reportistica è imprecisa? Se non riuscite a ottenere facilmente un report sui "Tipi di immobili più venduti" o sui "Percorsi di corsi più popolari" senza esportare in Excel, la struttura del vostro CRM vi sta deludendo.

4. I vostri rappresentanti si lamentano? Se il vostro team di vendita impiega dieci minuti a cercare un'informazione che dovrebbe essere al centro, avete un problema di usabilità.

Un RevOps efficace consiste nel rimuovere gli attriti. Come abbiamo già detto, i dati disorganizzati e non correttamente categorizzati sono spesso la causa per cui i contatti svaniscono. Utilizzando oggetti personalizzati di HubSpot, si libera la strada al team di vendita per agire in modo rapido e accurato.

Vantaggi strategici: Reporting, automazione e altro

Quando implementate gli oggetti personalizzati di HubSpot, non vi limitate a ripulire la vostra barra laterale. State sbloccando un'enorme quantità di funzionalità che prima erano nascoste.

Maggiore potenza di reporting

Il Custom Report Builder di HubSpot si basa su relazioni chiare tra gli oggetti. Se avete un oggetto personalizzato dedicato alle attrezzature, ad esempio, potete costruire una dashboard che mostri:

• Valore totale delle attrezzature attualmente in leasing.
• Costo medio di manutenzione per tipo di apparecchiatura.
• Distribuzione geografica dei beni.

Questo livello di approfondimento è quasi impossibile quando i dati sono contenuti in un solo campo di testo di un record aziendale.

Automazione che funziona davvero

Gli oggetti personalizzati possono attivare flussi di lavoro come qualsiasi altro dato. È possibile impostare un'automazione che dica:

"Quando un oggetto Membership è a 30 giorni dalla scadenza, inviare un'e-mail di rinnovo e creare un'attività per l'account manager".

In questo modo si garantisce che nulla vada perso, il che è il cuore di una solida strategia RevOps.

Allineamento con i Playbook

I Playbook di HubSpot sono strumenti incredibili per guidare il team di vendita durante le chiamate di scoperta o l'onboarding. Quando si utilizzano oggetti personalizzati, è possibile inserire questi dati direttamente nel Playbook. Ciò significa che i vostri rappresentanti non devono saltare da una scheda all'altra per scoprire quale sia l'istanza di prodotto specifica per cui un cliente sta chiamando; le informazioni sono proprio lì, nel loro script.

Evitare le insidie: Non fare il fai-da-te senza un piano

La potenza degli oggetti personalizzati di HubSpot è allettante, ma comporta responsabilità. È facile che il CRM venga progettato in modo eccessivo. Se create dieci oggetti diversi e personalizzati, potreste scoprire che il vostro team è più confuso che mai.

Un rischio significativo è il debito tecnico, che si verifica quando si costruisce un sistema complesso oggi che diventa impossibile da gestire domani. Per questo motivo, molte aziende evitano il "fai-da-te" nelle implementazioni di alto livello. Come hanno sottolineato gli esperti, i rischi nascosti di una configurazione di HubSpot fai-da-te includono integrazioni non funzionanti e silos di dati che richiedono mesi per essere risolti.

Migliori pratiche per l'implementazione:

• Prima di tutto, tracciate una mappa: Utilizzate una lavagna o uno strumento come Lucidchart per tracciare il vostro "diagramma delle relazioni tra entità". In che modo il nuovo oggetto dialoga con i contatti?
• Mantenere la semplicità: Se potete raggiungere il vostro obiettivo con un oggetto standard o con una struttura di proprietà migliore, fatelo prima. Gli oggetti personalizzati di HubSpot dovrebbero essere la soluzione quando le opzioni standard falliscono davvero.
• Pensate all'utente: I vostri rappresentanti di vendita sono quelli che devono usare questo oggetto ogni giorno. Se il nuovo oggetto aggiunge 5 minuti all'inserimento dei dati, non lo useranno.
• Controllate l'abbonamento: Ricordate che gli oggetti personalizzati di HubSpot sono una funzione di livello Enterprise. Assicuratevi che la vostra licenza supporti i vostri obiettivi prima di avviare la creazione tecnica.

È il momento di costruire?

In definitiva, il vostro CRM dovrebbe riflettere la vostra proposta di valore unica. Se offrite un servizio complesso e a più livelli, il vostro software deve essere altrettanto flessibile.

L'adozione di oggetti personalizzati di HubSpot consente di non essere più un "utente" di un CRM, ma di diventare un "architetto" della propria crescita. Potrete vedere i vostri dati in modo chiaro, automatizzare le attività più ripetitive e fornire al vostro team le informazioni di cui ha bisogno per avere successo.

La creazione di uno schema personalizzato non è solo un progetto tecnico, ma anche uno strategico. Richiede una profonda comprensione del percorso del cliente e delle operazioni interne. Si tratta di chiedersi: "Quali dati ci servono per vincere e dove risiedono?".

Come possiamo aiutarvi

Navigare tra le complessità dell'architettura RevOps e CRM può essere scoraggiante. Non dovete farlo da soli. In Aspiration Marketing siamo specializzati nell'aiutare le aziende a trasformare i loro portali HubSpot in motori ad alte prestazioni. Che siate alle prese con dati sporchi, stiate cercando di implementare i vostri primi oggetti personalizzati di HubSpot o abbiate bisogno di una revisione completa di RevOps, il nostro team è qui per fornirvi la guida esperta di cui avete bisogno.

Crediamo che la tecnologia debba potenziare le persone, non frenarle. Allineando il vostro modello di business a un ambiente HubSpot personalizzato, creerete una base scalabile per il successo a lungo termine. Siete pronti a smettere di lottare contro il vostro CRM e a iniziare a crescere? Parliamo di come adattare HubSpot alle vostre esigenze specifiche.