Vi siete mai soffermati a contare con precisione quante schede del browser hanno aperte i vostri team di vendita e marketing in un dato momento? E soprattutto, sapete quanti di questi strumenti li aiutano effettivamente a chiudere le trattative? Nel mondo aziendale moderno, spesso trattiamo il software come una bacchetta magica. Se c'è un problema di lead generation, acquistiamo un nuovo strumento. Se la fidelizzazione dei clienti diminuisce, consideriamo la possibilità di passare a un'altra piattaforma.
Ma cosa succede quando le bacchette magiche iniziano ad aggrovigliarsi e ad annullarsi a vicenda?
La maggior parte delle aziende oggi opera con un "Franken-stack", un mosaico di applicazioni acquistate in silos e mai veramente integrate. Invece di un elegante motore di ricavi, ci si ritrova con un percorso digitale a ostacoli. Se il vostro team passa più tempo a registrare manualmente i dati o a correggere gli errori di sincronizzazione che a parlare con i clienti, la vostra tecnologia non è una risorsa. È un peso.
Per risolvere questo problema, non servono necessariamente più strumenti. Avete bisogno di un audit RevOps. Questo processo vi permette di guardare sotto il cofano, identificare ciò che non funziona e spianare la strada per una crescita sostenibile.
Il killer silenzioso della crescita: Il debito tecnologico
Nel mondo dello sviluppo software, il "debito tecnologico" è un concetto ben noto. Si riferisce al costo implicito della rielaborazione aggiuntiva causata dalla scelta di una soluzione facile e a breve termine invece di un approccio migliore che potrebbe richiedere più tempo. Nel contesto delle Revenue Operations, il debito tecnologico è la "tassa" che pagate ogni giorno per processi disordinati e sistemi scollegati.
Il vostro debito tecnologico si sta accumulando? Di solito è possibile individuarlo cercando alcune bandiere rosse:
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La soluzione manuale: Il vostro team utilizza fogli di calcolo Excel per tracciare i dati perché il CRM "non li mostra correttamente".
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Gli strumenti fantasma: State pagando per 50 postazioni di un software premium, ma solo 5 persone vi accedono regolarmente.
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La discrepanza dei dati: Il responsabile marketing segnala 500 nuovi contatti, ma il responsabile vendite ne vede solo 300 nel suo cruscotto.
Quando questi problemi vengono ignorati, si genera attrito. L'attrito è nemico delle entrate.
Secondo dati recenti, un'azienda media utilizza oggi oltre 130 applicazioni SaaS (fonte: Statista).
Senza una regolare verifica delle tecnologie di marketing, è quasi certo che almeno il 30% di questi strumenti sia ridondante, sottoutilizzato o generi attivamente "dati sporchi".
Perché ora? Il costo dell'attesa
Potreste pensare: "Siamo troppo occupati per fermarci e fare una verifica immediata". Tuttavia, il costo dell'attesa è spesso molto più alto del tempo dedicato alla revisione. Quando i dati sono frammentati, i vostri lead appassiscono. Un lead che non viene seguito perché è rimasto bloccato in un errore di sincronizzazione tra il vostro strumento di posta elettronica e il vostro CRM è una perdita diretta di potenziali entrate.
IBM ha stimato che il costo annuale della scarsa qualità dei dati nei soli Stati Uniti è di 3,1 trilioni di dollari (fonte: IBM via HBR).
Su scala più piccola, questo può essere il caso del team di vendita che contatta due volte lo stesso potenziale cliente con offerte diverse, o del marketing che invia un'e-mail di "benvenuto" a un cliente che è con voi da tre anni. Questo sembra poco professionale e distrugge l'autorità del vostro marchio.
I tre pilastri di un audit RevOps completo
Un audit di successo non è solo una lista di controlli tecnici. Richiede una visione olistica del funzionamento della vostra azienda. Ci piace suddividere questo aspetto in tre pilastri specifici: persone, processi e piattaforme.
1. Il pilastro delle persone (allineamento)
Non è la tecnologia a gestire l'azienda, ma le persone. Durante un audit, è necessario chiedersi
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Il team sa come utilizzare gli strumenti che forniamo?
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Esiste un "campione" per ogni software principale che possa rispondere alle domande?
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Ci sono barriere culturali che impediscono l'adozione di questo strumento?
Spesso i "problemi tecnici" sono in realtà problemi di formazione. Se il team di vendita ritiene che il CRM sia solo un modo per la direzione di "spiarli", non inserirà dati accurati.
2. Il pilastro del processo (efficienza)
La vostra tecnologia dovrebbe essere una mappa digitale dei vostri processi aziendali effettivi. Se il vostro processo di vendita prevede cinque fasi, mentre il vostro CRM ne prevede quindici, c'è un disallineamento tra i processi. Un audit RevOps cerca i "buchi" nel percorso del cliente. Chiedetevi:
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Dove cadono i lead?
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Dove il passaggio dal marketing alle vendite diventa disordinato?
3. Il pilastro della piattaforma (audit della tecnologia di marketing)
Si tratta di un'immersione profonda nel software stesso. È qui che si cercano gli errori di integrazione, i record duplicati e il gonfiore tecnico. Le aziende che riescono ad allineare con successo questi tre pilastri - persone, processi e piattaforma - registrano un enorme aumento dei risultati. La ricerca dimostra infatti che,
Le aziende con funzioni RevOps allineate possono registrare un aumento del 10%-20% della produttività delle vendite (fonte: Boston Consulting Group).
Passo dopo passo: come eseguire l'audit
Pronti per iniziare? Seguite questi passaggi per condurre una revisione approfondita del vostro motore delle entrate.
Fase 1: creare un inventario completo
Prima di poter ottimizzare, è necessario sapere cosa si possiede. Create un semplice foglio di calcolo. Elencate ogni singolo software che riguarda il vostro processo di revenue. Includete il costo mensile o annuale, il numero di posti a pagamento, il "proprietario" dello strumento e il suo scopo principale.
Non dimenticate le piccole cose: quell'estensione di Chrome da 15 dollari al mese per trovare gli indirizzi e-mail. Quando si vede la spesa annua totale in fondo al foglio, di solito è un campanello d'allarme.
Fase 2: Valutare l'utilizzo e gli "sprechi
Ora guardate i dati di utilizzo effettivo. La maggior parte delle piattaforme SaaS fornisce una dashboard di amministrazione che mostra la data di "ultimo accesso" degli utenti. Se vedete che il 40% del vostro team non accede a uno strumento specifico da oltre un mese, avete individuato un risparmio immediato.
Chiedetevi: questo strumento risolve un problema che abbiamo ancora? O lo abbiamo acquistato per risolvere un problema di due anni fa che non esiste più?
Fase 3: mappare il flusso di dati
Scegliete un singolo record di lead e "seguitelo" nel vostro sistema.
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Com'è entrato nel database? (ad esempio, un modulo del sito web)
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Il campo dati "Job Title" è stato sincronizzato correttamente con il CRM?
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Il lead è stato assegnato automaticamente al venditore giusto?
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Il venditore ha ricevuto una notifica?
Se trovate un passaggio in cui un umano deve copiare e incollare manualmente le informazioni da una schermata all'altra, avete individuato un punto di attrito.
Fase 4: Interrogare gli "addetti ai lavori".
Spesso la direzione vede la versione "ideale" di un processo, mentre i membri del team vedono la realtà. Sedetevi con i vostri Sales Development Reps (SDR) e Customer Success Managers (CSM). Chiedete loro:
"Qual è la parte più frustrante del vostro flusso di lavoro quotidiano?".
Potrebbero dirvi che il CRM è troppo lento o che devono cliccare su 7 schermate diverse per registrare una singola chiamata. Queste piccole frustrazioni, se moltiplicate per un intero team nel corso di un anno, rappresentano centinaia di ore di produttività perse.
Fase 5: controllare la "salute" dei dati
I "dati sporchi" sono un killer silenzioso. Durante l'audit RevOps, verificate la presenza di:
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Duplicati: Quanti "John Smith" ci sono nel vostro sistema?
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Campi mancanti: Avete migliaia di contatti senza indirizzo e-mail?
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Formattazione incoerente: Alcuni numeri di telefono sono formattati come (555) 555-5555, mentre altri come 5555555555? Questo interrompe i dialer automatici e gli strumenti per SMS.
Identificare i silos e gli errori di integrazione
Uno dei principali obiettivi di un audit RevOps è abbattere i silos. Un silos si verifica quando un reparto dispone di informazioni di cui un altro ha bisogno, ma a cui non può accedere.
Ad esempio, immaginiamo che il team di Customer Success sappia che un cliente è insoddisfatto e che rischia di cambiare. Se questa informazione non è visibile al team Vendite, questi potrebbero cercare di "vendere" quello stesso cliente, dando luogo a una conversazione incredibilmente imbarazzante e dannosa.
Le integrazioni dovrebbero risolvere questo problema, ma quelle "native" sono spesso limitate. Possono sincronizzare le informazioni di base sui contatti, ma non riescono a sincronizzare gli "oggetti personalizzati" o la cronologia delle attività. Questo è il motivo per cui molte aziende hanno difficoltà con le configurazioni fai-da-te. Collegano due strumenti, vedono la luce verde "Connected" e pensano che tutto vada bene. In realtà, i dati potrebbero essere mappati nei posti sbagliati, creando un pasticcio che richiederà mesi per essere ripulito.
La trappola del fai-da-te e dell'implementazione professionale
La tentazione di gestire internamente la configurazione dello stack tecnologico è forte. Dopo tutto, la maggior parte degli strumenti moderni, come HubSpot, è progettata per essere "facile da usare". Tuttavia, c'è una grande differenza tra "funzionale" e "ottimale".
Quando si sceglie il fai-da-te, spesso si costruisce per il presente senza considerare il futuro. Oggi si può impostare una semplice rotazione dei lead, ma quando si passerà a dieci, venti o cinquanta ripetizioni, quella semplice configurazione si romperà. Ecco perché non è consigliabile un'implementazione di HubSpot fai-da-te.
Un'implementazione professionale, soprattutto su piattaforme complesse come HubSpot, garantisce che l'architettura sia scalabile e robusta. Un professionista guarda alla vostra strategia RevOps a lungo termine. Non si limita ad "accendere" il software, ma costruisce un sistema che supporta i vostri obiettivi aziendali specifici. Se avete mai dovuto effettuare una "migrazione CRM", sapete quanto sia dolorosa e costosa. Farlo bene la prima volta (o rivolgersi a un esperto per sistemare una configurazione fai-da-te) è quasi sempre più conveniente nel lungo periodo.
Post-Audit: Creare una tabella di marcia
Una volta completato l'audit, probabilmente avrete un lungo elenco di punti da affrontare. Non fatevi prendere dal panico. Non dovete fare tutto in un solo fine settimana. Invece, classificate le vostre scoperte in tre categorie:
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Vittorie rapide: Si tratta di attività che possono essere completate in meno di un'ora, ma che hanno un impatto sostanziale. Ad esempio, l'eliminazione dei posti utente inutilizzati per risparmiare denaro o la correzione di un modulo non funzionante sul vostro sito web.
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Riparazione dei processi: consiste nel modificare il modo in cui le persone lavorano. Ad esempio, la formazione del team di vendita su un nuovo processo di distribuzione dei lead o la definizione di un passaggio di consegne più chiaro tra i reparti.
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Modifiche strutturali: Si tratta di progetti su larga scala, come l'implementazione di un nuovo software, la migrazione dei dati o la creazione di un'integrazione personalizzata.
Dando priorità alla vostra roadmap, potete mostrare valore immediato al team dirigenziale, mentre lavorate per un futuro più efficiente a lungo termine.
Trasformare l'efficienza in ricavi
In generale, un audit RevOps ha ha un solo scopo: rendere più facile per i vostri clienti acquistare da voi e per il vostro team vendere a loro.
Quando il vostro stack tecnologico è ottimizzato, il team di marketing sa esattamente quali campagne generano entrate. Il team di vendita sa esattamente chi chiamare e cosa dire. Il team di customer success sa esattamente chi ha bisogno di aiuto prima ancora che lo chieda.
Questo livello di chiarezza rappresenta un vantaggio competitivo. In un mercato affollato, l'azienda che riesce a muoversi più velocemente e a fornire l'esperienza più fluida supererà costantemente i suoi concorrenti.
Come può aiutare Aspiration Marketing
Eseguire un audit approfondito può essere un compito travolgente, soprattutto quando si è impegnati nella gestione di un'azienda. È qui che entriamo in gioco noi. In Aspiration Marketing siamo specializzati nell'aiutare le aziende a districarsi tra le tecnologie e ad allineare i team di vendita per la crescita.
Che si tratti di un audit completo delle tecnologie di marketing, di un'implementazione professionale di HubSpot o di una strategia RevOps a lungo termine, il nostro team di esperti è qui per guidarvi. Non guardiamo solo al software, ma all'intero motore delle entrate per garantire che ogni parte funzioni in armonia.
Non lasciate che un "Franken-stack" freni la vostra attività. Trasformiamo la vostra tecnologia nella vostra leva di crescita principale. Contattateci oggi stesso per iniziare la conversazione.
