Tehnologia te încetinește? Cum să faci un audit RevOps

V-ați oprit vreodată să numărați exact câte file de browser au echipele dvs. de vânzări și de marketing deschise la un moment dat? Mai important, știți câte dintre aceste instrumente le ajută de fapt să încheie afaceri? În lumea modernă a afacerilor, tratăm adesea software-ul ca pe o baghetă magică. Dacă există o problemă cu generarea de lead-uri, cumpărăm un nou instrument. Dacă retenția clienților scade, ne gândim să trecem la o altă platformă.

Dar ce se întâmplă atunci când baghetele magice încep să se încurce și să se anuleze reciproc?

În prezent, majoritatea companiilor operează cu o "stivă franțuzească"- un mozaic de aplicații care au fost achiziționate în silozuri și care nu au fost niciodată integrate cu adevărat. În loc de un motor de venituri elegant, se ajunge la o cursă cu obstacole digitale. Dacă echipa dumneavoastră petrece mai mult timp înregistrând manual datele sau reparând erori de sincronizare decât vorbind cu clienții, tehnologia dumneavoastră nu este un avantaj. Este o povară.

Pentru a rezolva acest lucru, nu aveți neapărat nevoie de mai multe instrumente. Aveți nevoie de un audit RevOps. Acest proces vă permite să vă uitați sub capotă, să identificați ce este stricat și să eliberați calea pentru o creștere durabilă.

Ucigașul tăcut al creșterii: Datoria tehnică

În lumea dezvoltării de software, "datoria tehnică" este un concept bine cunoscut. Acesta se referă la costul implicit al refacerii suplimentare cauzate de alegerea unei soluții ușoare, pe termen scurt, în locul unei abordări mai bune care ar putea dura mai mult. În contextul operațiunilor de venituri, datoria tehnică este "impozitul" pe care îl plătiți în fiecare zi pentru procese dezordonate și sisteme deconectate.

Datoria tehnică se acumulează? De obicei, o puteți depista căutând câteva semnale de alarmă:

• Soluția manuală: Echipa dvs. utilizează foi de calcul Excel pentru a urmări datele deoarece CRM "nu le afișează corect".

• Instrumentele fantomă: Plătiți pentru 50 de locuri la un software premium, dar doar cinci persoane se conectează în mod regulat.

• Discrepanța datelor: Directorul de marketing raportează 500 de noi clienți potențiali, dar directorul de vânzări vede doar 300 în tabloul de bord.

Atunci când aceste probleme sunt ignorate, ele creează fricțiune. Fricțiunea este inamicul veniturilor.

Conform datelor recente, organizația medie de întreprindere utilizează în prezent peste 130 de aplicații SaaS(Sursa: Statista).

Fără un audit periodic al tehnologiei de marketing, este aproape sigur că cel puțin 30% din aceste instrumente sunt fie redundante, fie subutilizate, fie creează în mod activ "date murdare".

De ce acum? Costul așteptării

S-ar putea să vă gândiți: "Suntem prea ocupați să ne oprim și să auditam totul chiar acum". Cu toate acestea, costul așteptării este adesea mult mai mare decât timpul petrecut cu un audit. Un lider care nu este urmărit pentru că a rămas blocat într-o eroare de sincronizare între instrumentul dvs. de e-mail și CRM reprezintă o pierdere directă de venituri potențiale.

IBM a estimat odată că, numai în Statele Unite, costul anual al datelor de slabă calitate este de 3,1 trilioane de dolari(Sursa: IBM via HBR).

La o scară mai mică, acest lucru pare a fi echipa dvs. de vânzări care contactează același prospect de două ori cu oferte diferite, sau marketingul care trimite un e-mail de "bun venit" unui client care este cu dvs. de trei ani. Arată neprofesionist și vă ucide autoritatea de brand.

Cei trei piloni ai unui audit RevOps cuprinzător

Un audit de succes nu este doar o listă de verificare tehnică. Acesta necesită o viziune holistică asupra modului în care funcționează afacerea dumneavoastră. Ne place să împărțim acest lucru în trei piloni specifici: Oameni, Proces și Platformă.

1. Pilonul oameni (alinierea)

Nu tehnologia vă conduce afacerea; oamenii o fac. În timpul unui audit, trebuie să întrebați:

• Echipa știe cum să utilizeze instrumentele pe care le punem la dispoziție?

• Există un "campion" pentru fiecare software important care poate răspunde la întrebări?

• Există bariere culturale care împiedică adoptarea acestui instrument?

Adesea, "problemele tehnice" sunt de fapt probleme de formare. Dacă echipa dvs. de vânzări simte că CRM-ul este doar o modalitate prin care conducerea îi "spionează", nu vor introduce date curate.

2. Pilonul procesului (eficiența)

Tehnologia dvs. ar trebui să fie o hartă digitală a proceselor dvs. de afaceri din lumea reală. Dacă procesul dvs. de vânzări are cinci etape, dar CRM-ul dvs. are cincisprezece, aveți o neconcordanță între procese. Un audit RevOps caută "găleți de scurgere" în parcursul clientului. Întrebați-vă:

• Unde cad clienții potențiali?

• Unde se încurcă trecerea de la marketing la vânzări?

3. Pilonul platformei (auditul tehnologiei de marketing)

Aceasta este "scufundarea profundă" în software-ul în sine. Aici se caută erori de integrare, înregistrări duplicate și blocaje tehnice. Companiile care aliniază cu succes acești trei piloni - oameni, procese și platformă - observă o creștere masivă a rezultatelor. De fapt, cercetările arată că,

companiile cu funcții RevOps aliniate pot observa o creștere de 10% până la 20% a productivității vânzărilor (Sursa: Boston Consulting Group).

Pas cu pas: Cum să vă efectuați auditul

Sunteți gata să începeți? Urmați acești pași pentru a efectua o revizuire completă a motorului dvs. de venituri.

Pasul 1: Creați un inventar complet

Înainte de a putea optimiza, trebuie să știți ce dețineți. Creați o foaie de calcul simplă. Enumerați fiecare software care are legătură cu procesul dvs. de venituri. Includeți costul lunar sau anual, numărul de locuri plătite, "proprietarul" instrumentului și scopul său principal.

Nu uitați lucrurile mărunte: acea extensie Chrome de 15 dolari pe lună pentru găsirea adreselor de e-mail contează. Când vedeți cheltuiala anuală totală în partea de jos a foii, aceasta servește de obicei ca un semnal de alarmă.

Pasul 2: Evaluați utilizarea și "risipa"

Acum, uitați-vă la datele reale de utilizare. Majoritatea platformelor SaaS oferă un tablou de bord administrativ care arată data "ultimei autentificări" pentru utilizatori. Dacă vedeți că 40% din echipa dvs. nu s-a conectat la un anumit instrument de peste o lună, ați identificat economii imediate.

Întrebați-vă: Acest instrument rezolvă o problemă pe care încă o avem? Sau l-am cumpărat pentru a rezolva o problemă de acum doi ani care nu mai există?

Pasul 3: Cartografierea fluxului de date

Alegeți o singură înregistrare de lead și "urmăriți-o" prin sistemul dumneavoastră.

• Cum a intrat în baza de date? (de exemplu, un formular de site web)

• Câmpul de date "Titlul postului" s-a sincronizat corect cu CRM?

• Candidatura a fost atribuită automat vânzătorului potrivit?

• Vânzătorul a primit o notificare?

Dacă găsiți o etapă în care o persoană trebuie să copieze și să lipească manual informații de pe un ecran pe altul, ați identificat un punct de fricțiune.

Pasul 4: Intervievați "oamenii de pe teren"

Conducerea vede adesea versiunea "ideală" a unui proces, în timp ce membrii echipei văd realitatea. Stați de vorbă cu reprezentanții dvs. pentru dezvoltarea vânzărilor (SDR) și cu managerii pentru succesul clienților (CSM). Întrebați-i:

"Care este cea mai frustrantă parte a fluxului dumneavoastră zilnic de lucru?"

S-ar putea să vă spună că CRM-ul este prea lent sau că trebuie să facă clic pe șapte ecrane diferite pentru a înregistra un singur apel. Aceste frustrări minore, atunci când sunt multiplicate de o întreagă echipă pe parcursul unui an, reprezintă sute de ore de productivitate pierdută.

Pasul 5: Verificați "sănătatea" datelor dvs.

"Datele murdare" sunt un ucigaș tăcut. În timpul auditului dvs. RevOps, verificați:

• Duplicaturile: Câți "John Smiths" sunt în sistemul dumneavoastră?

• Câmpuri lipsă: Aveți mii de clienți potențiali fără adrese de e-mail?

• Formatare inconsecventă: Unele numere de telefon sunt formatate ca (555) 555-5555, în timp ce altele sunt formatate ca 5555555555? Acest lucru afectează apelatoarele automate și instrumentele SMS.

Identificarea silozurilor și a erorilor de integrare

Unul dintre cele mai importante obiective ale unui audit RevOps este de a elimina silozurile. Un siloz apare atunci când un departament deține informații de care un alt departament are nevoie, dar pe care nu le poate accesa.

De exemplu, imaginați-vă că echipa de succes al clienților știe că un client este nefericit și probabil că va renunța la serviciile sale. Dacă această informație nu este vizibilă pentru echipa de vânzări, aceasta ar putea încerca să "vândă mai mult" aceluiași client, ceea ce ar duce la o conversație incredibil de ciudată și dăunătoare.

Integrările ar trebui să rezolve această problemă, însă integrările "native" sunt adesea limitate. Acestea pot sincroniza informațiile de bază despre contacte, dar nu reușesc să sincronizeze "Obiectele personalizate" sau istoricul activităților. Acesta este motivul pentru care multe companii se luptă cu configurațiile DIY. Acestea conectează două instrumente, văd o lumină verde "Conectat" și presupun că totul este în regulă. În realitate, datele ar putea fi cartografiate în locuri greșite, creând o mizerie care va dura luni de zile pentru a fi curățată mai târziu.

Capcana DIY vs. implementarea profesională

Este foarte tentant să vă ocupați in-house de configurarea stivei de tehnologie. La urma urmei, majoritatea instrumentelor moderne precum HubSpot sunt concepute pentru a fi "ușor de utilizat". Cu toate acestea, există o mare diferență între "funcțional" și "optim".

Atunci când alegi calea DIY, adesea construiești pentru prezent fără să iei în considerare viitorul. S-ar putea să configurați astăzi o rotație simplă a liderilor, dar pe măsură ce treceți la zece, douăzeci sau cincizeci de repetenți, acea configurație simplă se va defecta. Acesta este motivul pentru care o implementare HubSpot DIY nu este recomandată.

Implementarea profesională - în special pentru platformele complexe precum HubSpot - garantează că arhitectura este scalabilă și robustă. Un profesionist analizează strategia dvs. RevOps pe termen lung. Ei nu doar "pornesc" software-ul; ei construiesc un sistem care sprijină obiectivele dvs. de afaceri specifice. Dacă a trebuit să faceți vreodată o "migrare CRM", știți cât de dureroasă și costisitoare este. Dacă o faceți corect de prima dată (sau dacă aduceți un expert pentru a repara o configurație DIY) este aproape întotdeauna mai ieftin pe termen lung.

Post-Audit: Crearea foii dvs. de parcurs

Odată ce auditul este finalizat, veți avea probabil o listă lungă de elemente de abordat. Nu intrați în panică. Nu trebuie să faceți totul într-un singur weekend. În schimb, clasificați constatările în trei grupe:

1. Câștiguri rapide: Acestea sunt sarcini care pot fi realizate în mai puțin de o oră, dar care au un impact substanțial. Exemplele includ ștergerea locurilor de utilizator neutilizate pentru a economisi bani sau repararea unui formular defect pe site-ul dvs. web.

2. Reparații de procese: Acestea implică schimbarea modului de lucru al oamenilor. Aceasta poate include instruirea echipei de vânzări cu privire la un nou proces de dispunere a lead-urilor sau stabilirea unui transfer mai clar între departamente.

3. Modificări structurale: Acestea sunt proiecte la scară largă, cum ar fi implementarea unui nou software, migrarea datelor sau construirea unei integrări personalizate.

Prin prioritizarea foii de parcurs, puteți demonstra echipei de conducere o valoare imediată, în timp ce lucrați pentru un viitor mai eficient pe termen lung.

Transformarea eficienței în venituri

În general, un audit RevOps se referă la un singur lucru: face mai ușor pentru clienții dvs. să cumpere de la dvs. și mai ușor pentru echipa dvs. să le vândă.

Atunci când pachetul tehnic este optimizat, echipa de marketing știe exact care sunt campaniile care generează venituri. Echipa dvs. de vânzări știe exact pe cine să sune și ce să spună. Echipa de succes a clienților știe exact cine are nevoie de ajutor înainte chiar de a-l cere.

Acest nivel de claritate este un avantaj competitiv. Pe o piață aglomerată, compania care se poate mișca cel mai rapid și poate oferi cea mai perfectă experiență își va depăși în mod constant concurenții.

Cum vă poate ajuta Aspiration Marketing

Efectuarea unui audit aprofundat poate fi o sarcină copleșitoare, mai ales atunci când sunteți ocupat să conduceți o afacere. Aici intervenim noi. La Aspiration Marketing, suntem specializați în a ajuta companiile să-și descâlcească tehnologia și să-și alinieze echipele de venituri pentru creștere.

Fie că aveți nevoie de un audit cuprinzător al tehnologiei de marketing, o implementare HubSpot profesională sau o strategie RevOps pe termen lung, echipa noastră de experți este aici pentru a vă ghida. Nu ne uităm doar la software; ne uităm la întregul dvs. motor de venituri pentru a ne asigura că fiecare parte funcționează în armonie.

Nu lăsați ca un "Franken-stack" să vă frâneze afacerea. Haideți să transformăm tehnologia dvs. în cea mai importantă pârghie de creștere. Contactați-ne astăzi pentru a începe discuția.