V-ați întrebat vreodată de ce echipa dvs. de admitere, încă petreceți ore întregi în foi de calcul, în ciuda faptului că dispuneți de un CRM foarte scump? Aceasta este o frustrare comună. Vi s-a promis o viziune unificată asupra studenților dumneavoastră, însă datele dumneavoastră rămân izolate, marketingul dumneavoastră pare impersonal, iar raportarea dumneavoastră este un dezastru.
Adevărul este că multe instituții cad în capcana de a alege o soluție de tip "one-size-fits-all". Aceste CRM-uri generice sunt construite pentru piața B2B de widgeturi și abonamente software. Dar educația este diferită. Nu vindeți un produs; ghidați o călătorie care vă schimbă viața. Atunci când un sistem construit pentru a vinde automate de cafea încearcă să gestioneze viitorul academic al unui student, lucrurile se strică.
De ce 70% din transformările digitale din sectoare complexe nu reușesc să își atingă obiectivele inițiale? Conform cercetărilor realizate de McKinsey & Company, această rată ridicată de eșec se datorează adesea
O lipsă de implicare a angajaților, un sprijin inadecvat din partea conducerii și o colaborare interfuncțională deficitară.
Mai multe în RevOps RevOps ca serviciu vs. angajarea internă: o analiză cost-beneficiu
Boston Consulting Group (BCG) se face ecoul acestei afirmații, menționând că:
70% dintre transformările digitale nu își ating obiectivele, în primul rând atunci când prioritizează tehnologia în detrimentul "dimensiunii umane" a organizației.
Adesea, problema este că arhitectura platformei nu poate gestiona relațiile umane unice care definesc o școală sau o universitate. Pentru a obține o creștere și o eficiență reale, aveți nevoie de o strategie CRM pentru educație care să prioritizeze studentul, nu doar "lead-ul".
Lacuna arhitecturii: studenți vs. clienți
Dacă vă uitați la un CRM standard, generic, veți vedea o ierarhie rigidă: Companie > Contact > Tranzacție. Aceasta funcționează perfect dacă vindeți consumabile de birou unei corporații. În această lume, compania este cumpărătorul, contactul este persoana cu care vorbiți, iar afacerea este tranzacția.
Dar cum se potrivește acest lucru cu o școală primară sau un program universitar? Nu se potrivește.
În educație, "clientul" este adesea o unitate complexă. Este elevul? Este părintele care plătește școlarizarea? Este bunica principalul contact de urgență? Un CRM generic vă obligă, de obicei, să alegeți una dintre acestea. Dacă listați părintele ca persoană de contact principală, pierdeți capacitatea de a urmări interesele academice specifice ale elevului. Dacă listați elevul, pierdeți legătura de facturare cu părintele.
Acesta este momentul în care nevoia de relații "Many-to-Many" devine vitală. În acest caz, o înregistrare se poate conecta la mai multe înregistrări și viceversa. Un părinte poate avea trei copii la aceeași școală, fiecare în clase diferite, cu nevoi extracurriculare diferite. Un copil poate avea doi părinți care locuiesc la adrese diferite. Un sistem generic creează adesea înregistrări duplicate pentru a gestiona acest lucru, ceea ce duce la ceea ce numim date murdare.
Conform unui raport realizat de Salesforce,
74% dintre instituțiile de învățământ superior spun că "datele în siloz" sunt cel mai mare obstacol în calea succesului studenților.
Atunci când datele dvs. sunt în siloz, echipa dvs. nu poate vedea imaginea completă. S-ar putea să trimiteți un e-mail "Planificați o vizită" unui părinte care a vizitat-o deja de trei ori în această lună.
Pentru a rezolva această problemă, instituțiile moderne se orientează către platforme care acceptă obiecte personalizate. În loc să vă forțați școala să se încadreze într-o casetă a companiei, puteți crea obiecte pentru cereri, înscrieri sau burse. Acest lucru permite CRM să se potrivească modelului dvs. de afaceri, în loc să vă forțeze să schimbați modul în care funcționează școala dvs. doar pentru a satisface software-ul.
Coșmarul integrării: de ce "out of the box" nu este suficient
Un CRM nu trăiește pe o insulă. Pentru ca o școală să funcționeze fără probleme, CRM trebuie să comunice cu sistemul de informații pentru elevi (SIS). Indiferent dacă utilizați iSAMS, PowerSchool sau Veracross, această integrare este inima strategiei dumneavoastră RevOps.
CRM-urile generice pretind adesea că "se integrează cu totul", dar de obicei înseamnă că au un API de bază. Acestea nu înțeleg câmpurile de date specifice cerute de un registrator de admitere. Atunci când CRM-ul și SIS-ul nu comunică în timp real, rezultatul inevitabil este fricțiunea.
Gândește-te la acest scenariu:
Un potențial student își schimbă în timpul interviului preferința de la Biologie la Arte Frumoase în SIS. Totuși, CRM-ul generic nu preia actualizarea. Automatizarea ta de remarketing continuă să îi trimită acelui student emailuri de tipul „Top 10 caracteristici ale laboratoarelor de știință”.
Nu doar că irosești resurse, dar transmiți și studentului că, în realitate, nu îl asculți.
Această lipsă de sincronizare îi determină pe viitorii studenți să se îndepărteze de instituția dumneavoastră. Sau, așa cum am mai menționat, "candidați care putrezesc pe viță". Dacă un ofițer de admitere trebuie să exporte manual date dintr-un sistem și să le importe în altul, acesta pierde timp care ar trebui petrecut construind relații.
Cercetările indică faptul că întreprinderile pierd în medie 12,9 milioane de dolari pe an din cauza calității slabe a datelor.
În educație, această pierdere nu este doar financiară; este o pierdere a reputației instituționale.
RevOps în educație: Alinierea oamenilor, a proceselor și a platformei
S-ar putea să credeți că "Revenue Operations" (RevOps) sună ca un cuvânt la modă corporatist care nu are ce căuta într-o școală. Dar, în esența sa, RevOps este doar despre aliniere. Este o practică de a vă asigura că echipele de marketing, admitere și servicii pentru studenți se uită la aceeași hartă.
În multe școli, aceste departamente funcționează ca națiuni independente. Marketingul generează interes, admiterea se ocupă de cereri, iar serviciile studențești preiau conducerea după sosirea studentului. Între fiecare transfer, informațiile se pierd.
O strategie CRM specializată pentru educație utilizează cadrul RevOps pentru a sparge aceste silozuri. Atunci când platforma dvs. este aliniată, echipa dvs. de marketing știe exact când un student și-a plătit depozitul. Ele pot declanșa instantaneu o secvență "Bun venit în familie" și pot opri memento-urile "Aplică acum".
Această aliniere reduce problemele financiare și logistice cauzate de datele inexacte. Atunci când toată lumea are încredere în platformă, nu aveți nevoie de întâlniri săptămânale de reconciliere pentru a vă da seama care foaie de calcul este sursa adevărului. Pur și simplu vă conectați și vedeți adevărul în timp real. Acest lucru permite conducerii dvs. să facă previziuni mai bune privind înscrierile și să ia decizii bugetare bazate mai degrabă pe fapte decât pe instincte.
Dincolo de eticheta "B2B": Călătoria unică a elevului
Ciclul de vânzări al unei școli este diferit de aproape orice alt sector. În B2B, o afacere se poate încheia în trei luni. În educație, un părinte ar putea începe să cerceteze o școală atunci când copilul său are trei ani, pentru o înscriere care nu va avea loc decât peste doi ani. Această călătorie de 12-24 de luni necesită un nivel foarte ridicat de hrănire.
CRM-urile generice sunt adesea construite pentru viteză. Acestea doresc să ducă un lead de la nou la închis cât mai repede posibil. Dar, în domeniul educației, a insista prea mult, prea repede, dă senzația de tranzacțional și rece. Tonul trebuie să fie curios și de susținere. Pui întrebări despre visele, dificultățile și potențialul unui copil.
Datele arată că 80% dintre studenți și părinți spun că o experiență personalizată este la fel de importantă ca și calitatea educației în sine.
Dacă CRM-ul dvs. nu își poate aminti că unui elev îi place fotbalul sau cântă la violoncel, nu puteți oferi acea experiență personalizată.
Un sistem generic îngreunează personalizarea , deoarece nu are "compartimentele" necesare pentru a stoca aceste informații specifice. Un sistem personalizat vă permite să etichetați interesele unui elev și să-l invitați automat la concertul de primăvară, în loc să-l invitați doar la o sesiune de porți deschise generală. Acest nivel de detaliu este cel care creează încrederea necesară pentru ca o familie să treacă de la "considerare" la "înscriere".
Impactul mentalității "o singură măsură pentru toate
De ce continuă școlile să cumpere instrumente generice? De obicei, este vorba de recunoașterea mărcii sau de un preț inițial mai mic. Cu toate acestea, "prețul de etichetă" al unui CRM este doar o mică parte a costului total de proprietate (TCO).
Atunci când utilizați un instrument generic, plătiți pentru el în alte moduri:
Rezolvări manuale: membrul echipei dvs. petrece 10 ore pe săptămână curățând datele.
UX fragmentat: părinții sunt frustrați de primirea de formulare redundante.
Adopție scăzută: Echipa dvs. urăște software-ul pentru că pare "greoi", așa că se întoarce la utilizarea propriilor foi Excel.
Sistemul dvs. actual chiar vă economisește timp sau doar vă creează mai multă muncă? Dacă echipa dvs. de admitere simte că lucrează pentru software, în loc ca software-ul să lucreze pentru ea; este un semn că arhitectura nu se potrivește.
Evaluarea potrivirii corecte: Ce trebuie să căutați
Dacă vă aflați în prezent în stadiul de analiză al călătoriei dvs., trebuie să treceți cu vederea tablourile de bord strălucitoare ale unui CRM generic. În schimb, puneți-vă aceste întrebări tehnice:
Poate platforma să gestioneze arbori genealogici complecși? Trebuie să legați mai multe contacte la mai multe gospodării fără a rupe structura datelor.
Suportă aceasta integrări native cu SIS-ul meu? Evitați punțile "personalizate" dacă este posibil; acestea sunt costisitoare de întreținut și predispuse la rupere în timpul actualizărilor.
Putem crea obiecte personalizate? Asigurați-vă că puteți crea categorii precum cereri de ajutor financiar sau donații ale absolvenților care funcționează la fel de bine ca o înregistrare de contact standard.
Onboarding-ul este specializat? Onboarding-ul generic vă învață cum să faceți clic pe butoane. Onboarding-ul specializat vă învață cum să gestionați o pâlnie de înscriere.
De fapt, școlile care trec de la un sistem generic moștenit la un mediu personalizat - cum ar fi o configurare HubSpot optimizată pentru educație cu obiecte personalizate - observă adesea o reducere a introducerii manuale de date de până la 40%.
Asta înseamnă cu 40% mai mult timp pe care membrul echipei dvs. îl poate petrece vorbind cu familiile potențiale.
Construirea unei fundații pentru creștere
Scopul oricărei școli este să crească - nu doar în număr, ci și în calitatea comunității pe care o construiește. Nu puteți construi o comunitate modernă pe o fundație arhaică, generică. CRM-urile generice eșuează în educație deoarece tratează oamenii ca pe niște tranzacții. Acestea ignoră nuanțele ciclului de viață al elevilor și complexitatea relațiilor cu părinții.
Succesul în era digitală necesită o schimbare de mentalitate. Este nevoie de adoptarea unei filosofii RevOps în care platforma, oamenii și procesele sunt toate orientate în aceeași direcție. Atunci când aveți o strategie CRM pentru educație care reflectă de fapt realitatea școlii dumneavoastră, rezultatele sunt transformatoare. Veți vedea un angajament mai mare, date mai curate, iar o echipă de admitere mai stresată devine una mai productivă și mai fericită.
La Aspiration Marketing, înțelegem că școlile au un ADN unic. Avem experiență în a ajuta instituțiile de învățământ să navigheze prin aceste transformări digitale complexe. Nu ne limităm doar la "configurarea software-ului"; vă aliniem RevOps pentru a vă asigura că CRM-ul - fie că utilizați HubSpot sau un alt instrument puternic - este perfect adaptat la călătoria studenților. Vă ajutăm să vă îndepărtați de "generic" și să treceți la un sistem care conduce la o creștere durabilă și favorizează conexiunile semnificative.
Sunteți pregătit să nu vă mai luptați cu CRM-ul și să începeți să-l folosiți ca un instrument de creștere? Haideți să vedem cum vă putem adapta platforma pentru a se potrivi nevoilor unice ale școlii dvs.
Aveți comentarii despre acest articol?
Împărtășiți-vă opinia, puneți întrebări sau participați la discuție cu comunitatea noastră.