Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi votre équipe chargée des admissions passait encore des heures sur des feuilles de calcul, alors qu'elle dispose d'un système de gestion de la relation client (CRM) très coûteux ? Il s'agit d'une frustration courante. On vous avait promis une vue unifiée de vos étudiants, mais vos données restent cloisonnées, votre marketing semble impersonnel et vos rapports sont désordonnés.
En réalité, de nombreuses institutions tombent dans le piège d'une solution "universelle". Ces CRM génériques sont conçus pour le marché B2B des gadgets et des abonnements logiciels. Mais l'éducation est différente. Il ne s'agit pas de vendre un produit, mais de guider un parcours qui change la vie. Lorsqu'un système conçu pour vendre des machines à café tente de gérer l'avenir scolaire d'un étudiant, les choses se gâtent.
Pourquoi 70 % des transformations numériques dans des secteurs complexes ne parviennent-elles pas à atteindre leurs objectifs initiaux ? Selon une étude de McKinsey & Company, ce taux d'échec élevé est souvent dû à :
Un manque d'engagement des employés, un soutien inadéquat de la direction et une mauvaise collaboration interfonctionnelle.
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Le Boston Consulting Group (BCG) abonde dans le même sens en notant que :
70 % des transformations numériques n'atteignent pas leurs objectifs, principalement parce qu'elles donnent la priorité à la technologie plutôt qu'à la "dimension humaine" de l'organisation.
Souvent, le problème vient du fait que l'architecture de la plateforme ne peut pas gérer les relations humaines spécifiques qui définissent une école ou une université. Pour atteindre une croissance et une efficacité réelles, vous avez besoin d'une stratégie de CRM pour l'éducation qui donne la priorité à l'étudiant, et non pas seulement au "lead".
Le fossé de l'architecture : étudiants vs. clients
Si vous regardez un CRM standard et générique, vous verrez une hiérarchie rigide : Entreprise > Contact > Affaire. Cela fonctionne parfaitement si vous vendez des fournitures de bureau à une entreprise. Dans ce monde, l'entreprise est l'acheteur, le contact est la personne à qui vous parlez et l'accord est la transaction.
Mais comment cela s'applique-t-il à une école primaire ou à un programme d'études supérieures ? Ce n'est pas le cas.
Dans le domaine de l'éducation, le « client » est souvent une unité complexe. S'agit-il de l'étudiant ? Est-ce le parent qui paie les frais de scolarité ? La grand-mère est-elle la personne à contacter en cas d'urgence ? Un CRM générique vous oblige généralement à en choisir un. Si vous inscrivez le parent en tant que contact principal, vous perdez la possibilité de suivre les intérêts académiques spécifiques de l'étudiant. Si vous mentionnez l'élève, vous perdez le lien de facturation avec le parent.
C'est là que le besoin de relations "Many-to-Many" devient vital. C'est là qu'un enregistrement peut être lié à plusieurs autres enregistrements, et vice versa. Un parent peut avoir trois enfants dans la même école, chacun dans une classe différente et avec des besoins extrascolaires différents. Un enfant peut avoir deux parents vivant à des adresses différentes. Un système générique crée souvent des enregistrements en double pour gérer cette situation, ce qui conduit à ce que nous appelons des données sales.
Selon un rapport de Salesforce,
74 % des établissements d'enseignement supérieur déclarent que les "données cloisonnées" constituent leur principal obstacle à la réussite des étudiants.
Lorsque vos données sont cloisonnées, votre équipe ne peut pas disposer d'une vue d'ensemble. Vous pouvez envoyer un e-mail « Planifier une visite » à un parent qui a déjà visité l'établissement trois fois ce mois-ci.
Pour résoudre ce problème, les établissements modernes s'orientent vers des plateformes capables de prendre en charge les objets personnalisés. Au lieu de forcer votre école à entrer dans une boîte d'entreprise, vous pouvez créer des objets pour les demandes, les inscriptions ou les bourses d'études. Cela permet au CRM de s'adapter à votre modèle d'entreprise, plutôt que de vous obliger à modifier le fonctionnement de votre établissement pour satisfaire le logiciel.
Le cauchemar de l'intégration : pourquoi "Out of the Box" n'est pas suffisant
Un CRM ne vit pas sur une île. Pour qu'une école fonctionne correctement, le CRM doit communiquer avec le système d'information sur les étudiants (SIS). Que vous utilisiez iSAMS, PowerSchool ou Veracross, cette intégration est au cœur de votre stratégie RevOps.
Les CRM génériques prétendent souvent "s'intégrer à tout", mais cela signifie généralement qu'ils disposent d'une API de base. Ils ne comprennent pas les champs de données spécifiques requis par un responsable des admissions. Lorsque le CRM et le SIS ne communiquent pas en temps réel, il en résulte inévitablement des frictions.
Imaginez la situation suivante :
Un futur étudiant modifie sa préférence de cursus dans le SIS pendant un entretien, passant de la biologie aux arts plastiques. Pourtant, ce changement n'est pas répercuté dans votre CRM générique. Votre automatisation marketing continue alors de lui envoyer des courriels du type « Top 10 des équipements de laboratoire scientifique ».
Vous gaspillez ainsi vos ressources et montrez à cet étudiant que vous ne tenez pas réellement compte de ses besoins.
Ce manque de synchronisation conduit les étudiants potentiels à s'éloigner de votre établissement. Ou, comme nous l'avons déjà mentionné, "des prospects qui pourrissent sur pied". Si un responsable des admissions doit exporter manuellement des données d'un système et les importer dans un autre, il perd du temps qu'il aurait dû consacrer à l'établissement de relations.
Des études indiquent que les entreprises perdent en moyenne 12,9 millions de dollars par an en raison de la mauvaise qualité des données.
Dans le secteur de l'éducation, cette perte n'est pas seulement financière, elle est aussi une perte de réputation institutionnelle.
RevOps dans l'éducation : Aligner les personnes, les processus et les plateformes
Vous pensez peut-être que l'expression "Revenue Operations" (RevOps) est un terme à la mode dans les entreprises qui n'a pas sa place dans une école. Pourtant, à la base, le RevOps est une question d'alignement. Il s'agit de s'assurer que les équipes chargées du marketing, des admissions et des services aux étudiants voient toutes la même carte.
Dans de nombreuses écoles, ces départements fonctionnent comme des nations indépendantes. Le marketing suscite l'intérêt, les admissions gèrent les candidatures et les services aux étudiants prennent le relais une fois l'étudiant arrivé. Entre chaque transfert, des informations sont perdues.
Une stratégie CRM spécialisée dans l'éducation utilise le cadre RevOps pour briser ces silos. Lorsque votre plateforme est alignée, votre équipe marketing sait exactement quand un étudiant a payé son acompte. Elle peut déclencher instantanément une séquence "Bienvenue dans la famille" et arrêter les rappels "Postulez maintenant".
Cet alignement réduit les problèmes financiers et logistiques causés par des données inexactes. Lorsque tout le monde fait confiance à la plateforme, il n'est plus nécessaire d'organiser des réunions hebdomadaires de réconciliation pour déterminer quelle feuille de calcul est la vérité. Il vous suffit de vous connecter pour voir la vérité en temps réel. Cela permet à vos dirigeants de faire de meilleures prévisions d'inscriptions et de prendre des décisions budgétaires fondées sur des faits plutôt que sur des sentiments instinctifs.
Au-delà de l'étiquette "B2B" : le parcours unique de l'étudiant
Le cycle de vente d'une école ne ressemble à aucun autre secteur. Dans le B2B, une affaire peut se conclure en trois mois. Dans le secteur de l'éducation, un parent peut commencer à rechercher une école lorsque son enfant a trois ans, en vue d'une inscription qui n'aura lieu que deux ans plus tard. Ce parcours de 12 à 24 mois nécessite un suivi très rigoureux.
Les CRM génériques sont souvent conçus pour la rapidité. Ils veulent faire passer un prospect de la catégorie "nouveau" à la catégorie "fermé" le plus rapidement possible. Mais dans le domaine de l'éducation, insister trop vite donne l'impression d'être transactionnel et froid. Le ton doit être curieux et encourageant. Vous posez des questions sur les rêves, les difficultés et le potentiel d'un enfant.
Les données montrent que 80 % des étudiants et des parents affirment qu'une expérience personnalisée est tout aussi importante que la qualité de l'enseignement lui-même.
Si votre CRM ne se souvient pas qu'un élève aime le football ou joue du violoncelle, vous ne pouvez pas lui offrir une expérience personnalisée.
Un système générique rend la personnalisation difficile parce qu'il ne dispose pas des "bacs" nécessaires pour stocker ces informations spécifiques. Un système personnalisé vous permet d'étiqueter les intérêts d'un élève et de l'inviter automatiquement au concert de printemps plutôt qu'à une journée portes ouvertes générale. Ce niveau de détail permet d'instaurer la confiance nécessaire pour faire passer une famille du stade de « l'étude » à celui de « l'inscription ».
L'impact d'une mentalité de "taille unique
Pourquoi les écoles continuent-elles d'acheter des outils génériques ? En général, il s'agit d'une question de reconnaissance de la marque ou d'un prix initial plus bas. Cependant, le prix d'un CRM ne représente qu'une petite partie du coût total de possession (TCO).
Lorsque vous utilisez un outil générique, vous le payez d'une autre manière :
Solutions manuelles : Le membre de votre équipe consacre 10 heures par semaine à nettoyer les données.
Une interface utilisateur fragmentée : les parents se sentent frustrés de recevoir des formulaires redondants.
Faible adoption : Votre équipe déteste le logiciel parce qu'il est "lourd" et retourne donc à ses propres feuilles Excel.
Votre système actuel vous fait-il réellement gagner du temps ou ne vous fait-il que vous donner plus de travail ? Si votre équipe d'admission a l'impression de travailler pour le logiciel plutôt que le logiciel travaille pour elle, c'est un signe que l'architecture n'est pas adaptée.
Évaluer la bonne adéquation : ce qu'il faut rechercher
Si vous en êtes au stade de l'étude de votre projet, vous ne devez pas vous contenter des tableaux de bord tape-à-l'œil d'un logiciel de gestion de la relation client générique. Posez plutôt les questions techniques suivantes :
La plateforme peut-elle gérer des arbres généalogiques complexes ? Vous devez pouvoir relier plusieurs contacts à plusieurs foyers sans détruire la structure des données.
Est-elle compatible avec les intégrations natives de mon SIS ? Évitez autant que possible les passerelles "sur mesure" ; elles sont coûteuses à entretenir et susceptibles de se rompre lors des mises à jour.
Pouvons-nous créer des objets personnalisés ? Assurez-vous de pouvoir créer des catégories telles que les demandes d'aide financière ou les anciens élèves , qui fonctionnent aussi bien qu'un enregistrement de contact standard.
L'accueil est-il spécialisé ? L'onboarding générique vous apprend à cliquer sur des boutons. L'onboarding spécialisé vous apprend à gérer un entonnoir d'inscription.
En fait, les écoles qui passent d'un système générique à un environnement sur mesure - comme une configuration HubSpot optimisée pour l'éducation avec des objets personnalisés - constatent souvent une réduction de la saisie manuelle des données pouvant aller jusqu'à 40%.
Cela représente 40 % du temps supplémentaire que votre équipe peut consacrer à parler aux familles potentielles.
Construire une base pour la croissance
L'objectif de toute école est de croître, non seulement en nombre, mais aussi en qualité de la communauté qu'elle construit. Vous ne pouvez pas construire une communauté moderne sur une base archaïque et générique. Les CRM génériques échouent dans le domaine de l'éducation parce qu'ils traitent les personnes comme des transactions. Ils ignorent les nuances du cycle de vie des étudiants et la complexité des relations avec leurs parents.
Pour réussir à l'ère du numérique, il faut changer d'état d'esprit. Il faut adopter une philosophie RevOps dans laquelle la plateforme, le personnel et les processus vont tous dans la même direction. Lorsque vous avez une stratégie de CRM pour l'éducation qui reflète fidèlement la réalité de votre école, les résultats sont transformateurs. L'engagement est plus fort, les données plus claires, et une équipe d'admission plus stressée devient une équipe plus productive et plus heureuse.
Chez Aspiration Marketing, nous comprenons que les écoles ont un ADN unique. Nous avons l'expertise nécessaire pour aider les établissements d'enseignement à naviguer dans ces transformations numériques complexes. Nous ne nous contentons pas de " mettre en place un logiciel "; nous alignons votre RevOps pour nous assurer que votre CRM - que vous utilisiez HubSpot ou un autre outil puissant - est parfaitement adapté au parcours de l'étudiant. Nous vous aidons à vous éloigner du « générique » et à adopter un système qui stimule une croissance durable et favorise des connexions significatives.
Êtes-vous prêt à cesser de lutter contre votre CRM et à commencer à l'utiliser comme un outil de croissance ? Voyons comment nous pouvons adapter votre plateforme aux besoins spécifiques de votre école.
