Objets personnalisés 101 : adapter HubSpot à votre modèle commercial

Avez-vous déjà eu l'impression que votre CRM travaillait contre vous plutôt que pour vous ? De nombreux dirigeants soucieux de leur croissance arrivent à un stade où les outils standard ne suffisent plus. Vous avez vos contacts, vos entreprises et vos contrats. Mais que se passe-t-il lorsque votre entreprise vend quelque chose qui ne rentre pas dans ces petites boîtes bien rangées ?

Vous gérez peut-être des contrats de location d'équipements médicaux ou supervisez une liste complexe de demandes d'inscription d'étudiants. Si vous vous êtes retrouvé à créer une infinité de propriétés personnalisées juste pour décrire une chose, vous avez probablement ressenti cette friction. C'est précisément là que les objets personnalisés HubSpot entrent en jeu. Ils vous permettent d'arrêter de forcer votre modèle d'entreprise unique dans un moule générique. Au lieu de cela, vous pouvez construire un CRM qui reflète fidèlement votre façon de travailler.

Dans ce guide, nous allons explorer comment utiliser ces outils pour créer un moteur RevOps transparent. Nous verrons pourquoi les structures de données sont importantes, nous verrons des exemples concrets d'objets en action et nous vous aiderons à décider s'il est temps d'améliorer votre portail.

L'architecture de la croissance : Que sont les objets personnalisés HubSpot ?

Avant de nous plonger dans le " pourquoi ", clarifions le " quoi ". Dans le monde de HubSpot, un objet est une catégorie de données. Par défaut, chaque utilisateur de HubSpot a accès aux objets standards. Ce sont les éléments de base que nous connaissons tous :

• Contacts : Personnes individuelles.

• Entreprises : Les organisations pour lesquelles les personnes travaillent.

• Les affaires : Les opportunités de revenus.

• Tickets : Les demandes d'assistance après-vente.

Ces éléments conviennent à environ 80 % des entreprises. Mais les 20 % restants ont des besoins spécifiques. Un objet personnalisé HubSpot est une toute nouvelle catégorie que vous définissez vous-même. Il a ses propres propriétés, ses propres règles d'association et son propre emplacement dans votre barre de navigation principale.

Imaginez que vous construisiez une maison. Les objets standards sont la cuisine, le salon et la chambre à coucher. Ils sont essentiels. Mais si vous êtes musicien professionnel, vous aurez peut-être besoin d'un studio d'enregistrement insonorisé. Vous pourriez essayer d'enregistrer de la musique dans la chambre à coucher, mais ce ne serait pas efficace. Un objet personnalisé, c’est ce studio sur mesure. Il stocke des données spécifiques qui n'ont leur place nulle part ailleurs, ce qui permet à votre CRM d'être organisé et consultable.

Pourquoi votre entreprise peut-elle se sentir « encombrée » ?

Pourquoi les entreprises commencent-elles à rechercher des solutions personnalisées ? En général, c'est parce que leurs données deviennent trop complexes à naviguer ou à contenir. Lorsque vous essayez de suivre des données complexes à l'aide uniquement d'objets standard, vous vous retrouvez souvent confronté à des propriétés encombrantes.

Imaginez une agence immobilière. Elle dispose d'un contact (l'acheteur) et d'une transaction (l'achat). Mais où placer les données spécifiques à la maison elle-même ? Si l'année de construction ou la superficie est indiquées dans l'enregistrement de l'opération, ces données disparaissent une fois l'opération conclue. Si elles figurent dans l'enregistrement du contact, que se passera-t-il lorsque cette même personne achètera une deuxième maison ? Les données sont écrasées ou deviennent un fouillis de champs "Propriété 1" et "Propriété 2".

Ce manque d'organisation a un coût réel. Selon une étude de Gartner,

La mauvaise qualité des données est responsable d'une perte annuelle moyenne de 12,9 millions de dollars pour les organisations.

Lorsque les données sont enfouies dans des notes ou cachées dans des champs non pertinents, votre équipe passe plus de temps à chercher des informations et moins de temps à conclure des affaires.

Exemples concrets : Voir les objets personnalisés en action

Pour comprendre la puissance des objets personnalisés HubSpot, il est utile de les voir en pratique. Voyons comment différentes industries les utilisent pour rationaliser leur RevOps.

1. L'enseignement supérieur : L'objet "Application

Pour une université, un contact est un étudiant, mais un même étudiant peut postuler à trois programmes différents sur deux ans.

• L'ancienne méthode : Essayer de suivre trois dates de candidature différentes, les liens vers les dissertations et les résultats des entretiens, le tout sur un seul enregistrement de contact. C'est un cauchemar pour l'automatisation.

• La méthode des objets personnalisés : Créer un objet Applications . Chaque candidature fait l'objet d'un enregistrement propre associé à l'étudiant. Vous pouvez voir d'un coup d'œil que Jane Doe a une candidature "acceptée" pour la biologie et une candidature "retirée" pour la chimie.

2. SaaS et technologie d'abonnement : L'objet "licence

Si vous vendez des logiciels, vous avez probablement affaire à plusieurs licences ou "instances" par entreprise.

• L'ancienne méthode : Utiliser un Deal pour représenter une vente. Mais que se passe-t-il après la vente ? Comment savoir quelle version du logiciel est utilisée par le client ou quand sa clé API spécifique expire ?

• La méthode des objets personnalisés : Un objet Licences vous permet de suivre l'état, l'utilisation et l'expiration de chaque siège que vous vendez. Votre équipe chargée de la réussite des clients est ainsi beaucoup plus proactive.

3. Événements professionnels : L'objet "Session

Si votre entreprise organise des ateliers ou des webinaires à grande échelle, vous avez besoin de plus qu'une simple liste de marketing.

• L'ancienne méthode : Utilisation des propriétés personnalisées pour cocher les événements auxquels une personne a participé.

• La méthode des objets personnalisés : Un objet Événements vous permet de stocker la date, le conférencier et le lieu. Vous pouvez ensuite associer plusieurs contacts à cet événement spécifique. Cela simplifie considérablement la création de rapports sur les recettes par événement.

Les signes que vous êtes prêt pour une mise à niveau

Comment savoir si vous êtes prêt pour cette étape ? Il ne s'agit pas seulement d'avoir une entreprise complexe, mais aussi de connaître votre trajectoire de croissance. Voici quatre questions à poser à votre équipe :

1. Vos données sont-elles de type « one-to-many » ? Avez-vous un contact à mettre en relation avec cinq "choses" différentes qui ne sont ni des contrats ni des entreprises?

2. Vos flux de travail sont-ils trop complexes ? Si votre automatisation ressemble à une toile d'araignée géante parce que vous essayez de trier 500 propriétés personnalisées, vous avez besoin d'un nouvel objet.

3. Vos rapports sont-ils inexacts ? Si vous ne pouvez pas facilement obtenir un rapport sur vos "types de propriétés les plus vendues" ou sur vos "parcours de formation les plus populaires" sans exporter vers Excel, votre structure CRM est défaillante.

4. Vos représentants se plaignent-ils ? Si votre équipe de vente passe dix minutes à chercher une information qui devrait être au premier plan, vous avez un problème d'ergonomie.

Un RevOps efficace consiste à éliminer les frictions. Comme nous l'avons déjà mentionné, les données désorganisées et mal catégorisées sont souvent la raison pour laquelle les prospects disparaissent. En utilisant des objets personnalisés, vous ouvrez la voie à votre équipe de vente pour qu'elle puisse agir rapidement et avec précision.

Avantages stratégiques : Rapports, automatisation et autres

Lorsque vous mettez en œuvre les objets personnalisés HubSpot, vous ne vous contentez pas de nettoyer votre barre latérale. Vous débloquez une quantité massive de fonctionnalités qui étaient auparavant cachées.

Une puissance de reporting améliorée

L'outil de création de rapports personnalisés de HubSpot s'appuie sur des relations claires entre les objets. Lorsque vous avez un objet dédié à l'équipement, par exemple, vous pouvez construire un tableau de bord qui montre :

• La valeur totale de l'équipement actuellement loué.

• Le coût moyen de maintenance par type d'équipement.

• La répartition géographique de vos actifs.

Ce niveau d'information est pratiquement impossible à obtenir lorsque ces données ne sont qu'un champ de texte dans l'enregistrement d'une société.

Une automatisation qui fonctionne vraiment

Les objets personnalisés peuvent déclencher des flux de travail comme n'importe quel autre point de données. Vous pouvez mettre en place une automatisation qui dit :

"Lorsqu'un objet Adhésion est à 30 jours de son expiration, envoyer un e-mail de renouvellement et créer une tâche pour le gestionnaire de compte."

Cela permet de s'assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet, ce qui est le cœur d'une solide stratégie RevOps.

S'aligner sur les Playbooks

Les Playbooks HubSpot sont des outils incroyables pour guider votre équipe de vente lors des appels de découverte ou d'onboarding. Lorsque vous utilisez des objets personnalisés, vous pouvez extraire ces points de données spécifiques directement dans votre Playbook. Cela signifie que vos représentants n'ont pas besoin de passer d'un onglet à l'autre pour trouver l'instance de produit spécifique pour laquelle un client appelle ; l'information est directement disponible dans leur script.

Éviter les pièges : Ne pas bricoler sans plan

Si la puissance des objets personnalisés est tentante, elle s'accompagne de responsabilités. Il est facile de sur-ingénieriser votre CRM. Si vous créez dix objets personnalisés différents, votre équipe risque d'être plus confuse que jamais.

L'un des risques majeurs est la dette technique, qui survient lorsque vous construisez aujourd'hui un système complexe qu'il vous sera impossible de gérer demain. C'est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises évitent la voie du "bricolage" pour les implémentations de haut niveau. Comme l'ont souligné les experts, les risques cachés d'une installation HubSpot bricolée incluent des intégrations brisées et des silos de données qui prennent des mois à réparer.

Meilleures pratiques pour la mise en œuvre :

• Commencez par dresser un plan : utilisez un tableau blanc ou un outil comme Lucidchart pour établir votre « diagramme des relations entre entités ». Comment le nouvel objet communique-t-il avec vos contacts ?

• Restez simple : Si vous pouvez atteindre votre objectif avec un objet standard ou une meilleure structure de propriétés, faites-le d'abord. Les objets personnalisés doivent être la solution lorsque les options standard échouent vraiment.

• Pensez à l'utilisateur : Vos commerciaux sont ceux qui doivent utiliser ces objets tous les jours. Si le nouvel objet ajoute cinq minutes à leur saisie de données, ils ne l'utiliseront pas.

• Vérifiez votre abonnement : N'oubliez pas que les objets personnalisés HubSpot sont une fonctionnalité de niveau Entreprise. Assurez-vous que votre licence vous permet d'atteindre vos objectifs avant de commencer la construction technique.

Est-il temps de construire ?

En fin de compte, votre CRM doit refléter votre proposition de valeur unique. Si vous proposez un service complexe à plusieurs niveaux, votre logiciel doit être tout aussi flexible.

En adoptant des objets personnalisés, vous cessez d'être un "utilisateur" d'un CRM pour devenir un "architecte" de votre croissance. Vous avez la possibilité de voir clairement vos données, d'automatiser vos tâches les plus répétitives et de fournir à votre équipe les informations dont elle a besoin pour réussir.

La création d'un schéma personnalisé n'est pas seulement un projet technique, c'est un projet stratégique. Elle nécessite une compréhension approfondie du parcours de vos clients ainsi que de vos opérations internes. Il s'agit de se poser la question suivante : "Quelles données avons-nous besoin pour gagner ? "Quelles données avons-nous besoin pour gagner, et où se trouvent-elles ?

Comment nous pouvons vous aider

Naviguer dans les complexités du RevOps et de l'architecture CRM peut être décourageant. Vous n'avez pas à le faire seul. Chez Aspiration Marketing, notre spécialité est d'aider les entreprises à transformer leurs portails HubSpot en moteurs performants. Que vous soyez aux prises avec des données sales, que vous cherchiez à mettre en place vos premiers objets personnalisés HubSpot ou que vous ayez besoin d'un audit RevOps complet, notre équipe est là pour vous fournir les conseils d'experts dont vous avez besoin.

Nous pensons que votre technologie doit permettre à vos collaborateurs de s'épanouir, et non de les freiner. En alignant votre modèle d'entreprise sur un environnement HubSpot personnalisé, vous créez une base évolutive pour un succès à long terme. Prêt à arrêter de lutter contre votre CRM et à commencer à croître ? Discutons de la manière d'adapter HubSpot à vos besoins spécifiques.