Objetos personalizados 101: adapta HubSpot a tu modelo de negocio

¿Alguna vez ha sentido que su CRM trabajaba en su contra en lugar de a su favor? Muchos líderes con mentalidad de crecimiento llegan a un punto en el que las herramientas estándar ya no bastan. Usted tiene sus contactos, sus empresas y sus negocios. Pero ¿qué ocurre cuando su empresa vende algo que no encaja en esas pequeñas cajas ordenadas?

Puede que gestiones el alquiler de equipos médicos o que supervises una compleja lista de solicitudes de estudiantes. Si te has encontrado creando infinitas propiedades personalizadas sólo para describir una sola cosa, es probable que hayas sentido esa fricción. Aquí es precisamente donde entran en juego los objetos personalizados de HubSpot. Te permiten dejar de forzar tu modelo de negocio único en un molde genérico. En su lugar, puedes construir un CRM que realmente refleje tu forma de trabajar.

En esta guía, exploraremos cómo utilizar los objetos personalizados de HubSpot para crear un motor RevOps sin fisuras. Veremos por qué son importantes las estructuras de datos, veremos ejemplos reales de objetos en acción y le ayudaremos a decidir si ha llegado el momento de subir de nivel su portal.

La Arquitectura del Crecimiento: ¿Qué son los objetos personalizados de HubSpot?

Antes de sumergirnos en el "por qué", aclaremos el "qué". En el mundo de HubSpot, un objeto es una categoría de datos. Por defecto, todos los usuarios de HubSpot tienen acceso a los objetos estándar. Un objeto personalizado de HubSpot es una categoría de datos que usted define para representar información específica de su negocio que no encaja en las categorías estándar. Estos son los bloques de construcción que todos conocemos:

• Contactos: Personas individuales.
• Empresas: Las organizaciones para las que trabajan las personas.
• Operaciones: Las oportunidades de ingresos.
• Tickets: Las solicitudes de soporte postventa.

Estos funcionan para alrededor del 80% de las empresas. Pero el 20% restante tiene necesidades especializadas. Un objeto personalizado de HubSpot es esa nueva categoría que tú mismo defines. Tiene sus propias propiedades, sus propias reglas de asociación y su propio lugar en tu barra de navegación principal.

Piénsalo como construir una casa. Los objetos estándar son la cocina, el salón y el dormitorio. Son esenciales. Pero si eres músico profesional, puede que necesites un estudio de grabación insonorizado. Puedes intentar grabar música en el dormitorio, pero no será eficiente. Un objeto personalizado es ese estudio hecho a medida. Almacena datos específicos que no pertenecen a ningún otro lugar, manteniendo su CRM organizado y con capacidad de búsqueda.

Por qué su empresa puede sentirse "desordenada"

¿Por qué las empresas empiezan a buscar soluciones personalizadas? Por lo general, es porque sus datos se están volviendo demasiado desordenados para navegar o almacenar. Cuando se intenta realizar un seguimiento de datos complejos únicamente con objetos estándar, a menudo se acaba con una sobrecarga de propiedades.

Imagine una empresa inmobiliaria. Tienen un Contacto (el comprador) y una Operación (la compra). Pero ¿dónde ponen los datos específicos de la casa? Si ponen el "Año de construcción" o los "Metros cuadrados" en el registro de la operación, esos datos desaparecen al cerrarla. Si los ponen en la ficha de contacto, ¿qué ocurre cuando esa misma persona compra una segunda casa? Los datos se sobrescriben o se convierten en un lío de campos "Propiedad 1" y "Propiedad 2".

Esta falta de organización tiene un coste real. Según un estudio de Gartner

La mala calidad de los datos es responsable de una media de 12,9 millones de dólares en pérdidas anuales para las organizaciones.

Cuando los datos están enterrados en notas o escondidos en campos irrelevantes, su equipo pasa más tiempo buscando información y menos tiempo cerrando tratos.

Ejemplos reales: Ver objetos personalizados en acción

Para entender el poder de los objetos personalizados de HubSpot, ayuda verlos en la práctica. Veamos cómo diferentes industrias los utilizan para agilizar sus RevOps.

1. Educación Superior: El objeto "Aplicación"

Para una universidad, un contacto es un estudiante, pero un mismo estudiante puede solicitar tres programas diferentes a lo largo de dos años.

• A la antigua: Intentar hacer un seguimiento de tres fechas de solicitud diferentes, enlaces a ensayos y puntuaciones de entrevistas, todo en un registro de Contacto. Es una pesadilla para la automatización.
• La forma del objeto personalizado: Crear un objeto Solicitudes . Cada solicitud es su propio registro asociado con el estudiante. Puede ver de un vistazo que Jane Doe tiene una solicitud "Aceptada" para Biología y una solicitud "Retirada" para Química.

2. SaaS y tecnología de suscripción: El objeto "Licencia"

Si vende software, es probable que gestione varias licencias o "instancias" por empresa.

• A la antigua usanza: Utilizar un trato para representar una venta. Pero, ¿qué ocurre después de la venta? ¿Cómo puede saber en qué versión del software se encuentran o cuándo caduca su clave API específica?
• La manera del objeto personalizado: Un objeto Licencias le permite realizar un seguimiento del estado, uso y caducidad de cada licencia que venda. Esto hace que su equipo de éxito del cliente sea mucho más proactivo.

3. Eventos profesionales: El objeto "Sesión"

Si su empresa organiza talleres o seminarios web a gran escala, necesita algo más que una lista de marketing.

• A la antigua: Usar Propiedades Personalizadas para marcar los eventos a los que alguien asistió.
• La manera de los objetos personalizados: Un objeto Eventos le permite almacenar la fecha, el ponente y el lugar. A continuación, puede asociar varios contactos con ese evento específico. Esto hace que los informes de ingresos por evento sean increíblemente sencillos.

Señales de que está listo para una actualización

¿Cómo saber si está preparado para este paso? No se trata sólo de tener un negocio complejo; se trata de su trayectoria de crecimiento. He aquí cuatro preguntas que debe plantear a su equipo:

1. ¿Sus datos son "uno a muchos"? ¿Tiene un contacto que necesite estar vinculado a cinco "cosas" diferentes que no sean ni acuerdos ni empresas?
2. ¿Sus flujos de trabajo son demasiado complejos? Si su automatización parece una telaraña gigantesca porque intenta clasificar 500 propiedades personalizadas, necesita un nuevo objeto.
3. ¿Son imprecisos sus informes? Si no puede obtener fácilmente un informe sobre los "tipos de propiedad más vendidos" o los "cursos más populares" sin exportar a Excel, la estructura de su CRM le está fallando.
4. ¿Se quejan sus representantes? Si su equipo de ventas pasa diez minutos buscando información que debería estar en primer plano, tiene un problema de usabilidad.

Una RevOps eficaz consiste en eliminar las fricciones. Como hemos mencionado antes, los datos desorganizados y mal categorizados suelen ser la causa por la que los clientes potenciales se desvanecen. Mediante objetos personalizados, se despeja el camino para que su equipo de ventas actúe con rapidez y precisión.

Ventajas estratégicas: Informes, automatización y mucho más

Cuando implementas objetos personalizados de HubSpot, no sólo estás limpiando tu barra lateral. Estás desbloqueando una enorme cantidad de funcionalidades que antes estaban ocultas.

Mayor capacidad de generación de informes

El generador de informes personalizados de HubSpot se nutre de relaciones claras entre objetos. Cuando tienes un objeto dedicado para Equipos, por ejemplo, puedes construir un tablero que muestre:

• Valor total de los equipos actualmente en alquiler.
• Coste medio de mantenimiento por tipo de equipo.
• Distribución geográfica de sus activos.

Este nivel de conocimiento es casi imposible cuando esos datos son sólo un campo de texto en un registro de empresa.

Automatización que realmente funciona

Los objetos personalizados pueden desencadenar flujos de trabajo, al igual que cualquier otro punto de datos. Puede configurar una automatización que diga:

"Cuando a un objeto Membresía le falten 30 días para caducar, envíe un correo electrónico de renovación y cree una tarea para el administrador de la cuenta".

Esto asegura que nada se escape, que es el corazón de una sólida estrategia RevOps.

Alineación con Playbooks

Los Playbooks de HubSpot son herramientas increíbles para guiar a tu equipo de ventas en llamadas de descubrimiento o de onboarding. Cuando utilizas objetos personalizados, puedes extraer esos puntos de datos específicos directamente en tu Playbook. Esto significa que tus representantes no tienen que saltar entre pestañas para averiguar sobre qué Instancia de Producto específico está llamando un cliente; la información está ahí mismo en su guión.

Evitar las trampas: No lo haga usted mismo sin un plan

Aunque la potencia de los objetos personalizados es tentadora, conlleva responsabilidades. Es fácil sobredimensionar su CRM. Si crea diez objetos personalizados diferentes, es posible que su equipo esté más confuso que nunca.

Un riesgo importante es la deuda técnica, que se produce cuando se crea un sistema complejo hoy que resulta imposible de gestionar mañana. Por eso, muchas empresas evitan la vía del "hágalo usted mismo" para las implantaciones de alto nivel. Como han señalado los expertos, los riesgos ocultos de una configuración de HubSpot DIY incluyen integraciones rotas y silos de datos que tardan meses en solucionarse.

Mejores prácticas para la implementación:

• Haz un mapa primero: Utiliza una pizarra o una herramienta como Lucidchart para dibujar tu "Diagrama de Relación de Entidades". ¿Cómo se comunica el nuevo objeto con los contactos?
• Simplifíquelo: Si puede lograr su objetivo con un objeto estándar o una estructura de propiedades mejor, hágalo primero. Los objetos personalizados deben ser la solución cuando las opciones estándar realmente fallan.
• Piense en el usuario: Sus comerciales son los que tienen que utilizar esto todos los días. Si el nuevo objeto añade cinco minutos a su entrada de datos, no lo utilizarán.
• Comprueba tu suscripción: Recuerda que los objetos personalizados de HubSpot son una función de nivel empresarial. Asegúrese de que su licencia es compatible con sus objetivos antes de iniciar la construcción técnica.

¿Es hora de construir?

En última instancia, su CRM debe reflejar su propuesta de valor única. Si ofrece un servicio complejo de varios niveles, su software debe ser igual de flexible.

Al adoptar objetos personalizados, deja de ser un "usuario" de un CRM y empieza a convertirse en un "arquitecto" de su crecimiento. Obtendrá la capacidad de ver sus datos con claridad, automatizar las tareas más repetitivas y proporcionar a su equipo la información necesaria para tener éxito.

Crear un esquema personalizado no es solo un proyecto técnico, sino también estratégico. Requiere un profundo conocimiento del recorrido del cliente y de las operaciones internas. Se trata de preguntarse: "¿Qué datos necesitamos para ganar y dónde residen?".

Cómo podemos ayudarle

Navegar por las complejidades de RevOps y de la arquitectura de CRM puede resultar desalentador. Usted no tiene que hacerlo solo. En Aspiration Marketing, nos especializamos en ayudar a las empresas a transformar sus portales de HubSpot en motores de alto rendimiento. Ya sea que estés luchando con datos sucios, buscando implementar tus primeros objetos personalizados de HubSpot, o necesites una auditoría completa de RevOps, nuestro equipo está aquí para proporcionar la orientación de expertos que necesitas.

Creemos que tu tecnología debe potenciar a tu gente, no frenarla. Al alinear tu modelo de negocio con un entorno HubSpot personalizado, creas una base escalable para el éxito a largo plazo. ¿Estás listo para dejar de luchar contra tu CRM y empezar a crecer? Hablemos sobre cómo adaptar HubSpot a tus necesidades específicas.