El alto coste de los datos sucios en tu CRM y cómo solucionarlo

Si al abrir su CRM siente que está mirando un cajón de basura digital, no está solo. Los datos sucios son información incorrecta, incompleta, duplicada u obsoleta que se acumula en su sistema, un problema costoso que afecta a casi todas las empresas. Sabe que hay valor enterrado en sus datos, pero encontrarlo parece una tarea agotadora. Si usted es un líder en ventas o marketing, es probable que haya sentido el aguijón de un lead "podrido", ese prospecto perfecto que se deslizó a través de las grietas porque faltaba su número de teléfono o su registro era un duplicado.

En el mundo de la tecnología, a menudo hablamos de "engrasar las ruedas" del motor de ingresos. Aquí es donde entran en juego las operaciones de ingresos (RevOps), una función empresarial estratégica que alinea los procesos de ventas, marketing y servicio al cliente para impulsar la previsibilidad de los ingresos y el crecimiento. Pero, ¿qué ocurre cuando el combustible que se pone en ese motor está contaminado por datos sucios de CRM? No se trata sólo de un pequeño quebradero de cabeza informático o de una "tarea para más tarde"; es un asesino silencioso de los ingresos que detiene el crecimiento y crea una fricción masiva en toda la empresa.

El asesino silencioso de los ingresos: En cifras

Cuando hablamos de "datos sucios", no nos estamos poniendo dramáticos para dar una idea. El impacto financiero es real y está documentado.

Según un estudio de Gartner, la organización media pierde unos 12,9 millones de dólares al año debido a la mala calidad de los datos.

No se trata sólo de dinero gastado en software perjudicial; es el coste de mano de obra desperdiciada, oportunidades perdidas y decisiones estratégicas construidas sobre "arena digital".

Piense por un momento en su presupuesto de marketing. Usted gasta miles de dólares en anuncios y contenidos para generar clientes potenciales. Pero, ¿y si el 20% de esos clientes potenciales "no llegan" porque los datos son insuficientes? En esencia, está tirando una parte de su presupuesto directamente a un vertedero digital. Si su tasa de conversión cayera un 5% debido a un fallo técnico en su sitio web, lo solucionaría en una hora. ¿Por qué dejar que unos datos insuficientes hagan lo mismo todos los días?

¿Qué aspecto tienen realmente los "datos sucios"?

Antes de poder solucionar el problema, tenemos que identificar a los culpables. La mayoría de los "datos desordenados de ventas y marketing" se clasifican en tres categorías principales:

1. Datos duplicados: Es el problema más común. Tenemos a "John Smith" de "Acme Corp" registrado tres veces diferentes porque se ha descargado tres libros blancos distintos. Un representante le llama el lunes y otro el martes. John está molesto y su marca parece desorganizada. Internamente, tus informes están sesgados porque crees que tienes tres clientes potenciales cuando en realidad sólo tienes uno.

2. Datos incompletos: Todos los hemos visto: registros sin números de teléfono, sin etiquetas de sector o con un campo "Cargo" que dice simplemente "Director". Sin estos detalles, su equipo de ventas no puede priorizar su día, y su equipo de marketing no puede segmentar sus correos electrónicos. Si no puede filtrar su base de datos, no puede segmentar su mensaje.

3. Datos obsoletos: La gente está en constante movimiento. Ascienden, cambian de empresa o se mudan al otro lado del país. Salesforce calcula que el 91% de los datos de CRM están incompletos y que el 70% de esos datos se descomponen anualmente. Si no ha tocado su base de datos en doce meses, tres cuartas partes ya están "podridas".

Dicho directamente: ¿su equipo pasa más tiempo "arreglando" registros que vendiéndoles realmente? Si la respuesta es afirmativa, tiene un problema de higiene que se está comiendo sus beneficios.

El impacto económico: Por qué se "pudren" sus clientes potenciales

Imagine un cliente potencial como una pieza de fruta. Cuando llega por primera vez, está fresco y lleno de potencial. Sin embargo, si ese lead está almacenado en un CRM con una dirección de correo electrónico rota o está asignado a un representante que dejó la empresa hace seis meses, no se puede "consumir". Permanece en la vid hasta que se marchita.

Gasto inútil en marketing: Cuando los datos están desordenados, la segmentación es errónea. Es posible que esté enviando correos electrónicos de alta intención a direcciones "imposibles de entregar" o que se dirija a personas totalmente equivocadas. Esto no sólo supone una pérdida de dinero, sino que también daña la reputación del remitente. Si su tasa de rebote sigue siendo alta debido a datos obsoletos, los servidores de correo comenzarán a marcar sus correos electrónicos legítimos como spam.

Fricción en las ventas y confianza: Los representantes de ventas se mueven por impulso. Si se conectan al CRM y descubren que la mitad de los números de teléfono son incorrectos, perderán la confianza en el sistema. Cuando los representantes no confían en el CRM, dejan de utilizarlo. Vuelven a las hojas de cálculo "en la sombra" y, de repente, su equipo de liderazgo no tiene ninguna visibilidad del pipeline real.

La regla 1-10-100. Existe un concepto clásico en la gestión de datos que cuantifica el coste de los datos deficientes. Se trata de una poderosa "llamada de atención" para cualquier organización, ya que transforma un problema técnico en un coste financiero exponencial.

Cuando un cliente potencial se echa a perder, no sólo se pierde el coste del cliente, sino el valor de por vida de un cliente potencial.

Por qué una "limpieza de datos" no le salvará

Muchas empresas se dan cuenta de que tienen un problema y deciden hacer una "limpieza de datos" de una sola vez. Contratan un servicio para limpiar los duplicados y verificar los correos electrónicos. Se sienten bien durante una semana y luego... los datos vuelven a estar desordenados.

¿Por qué? Porque han tratado el síntoma, no la enfermedad.

Limpiar los datos sin arreglar el proceso subyacente es una pérdida de tiempo. Es como achicar agua de un barco sin tapar el agujero. Si sus formularios web carecen de validación, si su equipo de ventas no está formado en las convenciones de nomenclatura o si los distintos departamentos utilizan definiciones diferentes de "cliente potencial", el problema persistirá. En un marco saludable de RevOps, construimos sistemas que mantienen los datos limpios desde el principio.

El enfoque RevOps para la higiene de datos CRM

¿Cómo mantienen su CRM impecable las empresas de alto crecimiento? Tratan la higiene de datos como un bucle continuo. Entienden que la tecnología no puede arreglar un proceso roto, pero un proceso sólido hace que la tecnología sea imparable.

• Gobierno centralizado: Tiene que haber una"fuente de la verdad". RevOps garantiza que Marketing, Ventas y Finanzas coincidan en el significado de los campos de datos.

• Validación automatizada: No confíe en que los humanos sean perfectos. Utilice herramientas que comprueben automáticamente si una dirección de correo electrónico es real o si el nombre de una empresa está escrito correctamente en el momento en que entra en su CRM.

• Nombres estandarizados: Parece sencillo, pero tener una regla que diga "Utiliza siempre 'US' en lugar de 'Estados Unidos'" puede ahorrarte horas de dolores de cabeza en los informes.

• Enriquecimiento de datos: Utilice el software para rellenar los huecos. Si un cliente potencial proporciona un correo electrónico, las buenas herramientas de enriquecimiento pueden encontrar automáticamente su puesto de trabajo y el tamaño de la empresa por usted, manteniendo sus formularios concisos y sus datos completos.

Pasos prácticos: Detenga la podredumbre hoy mismo

No es necesario que lo arregle todo de la noche a la mañana, pero sí que dé el primer paso. He aquí una sencilla lista de comprobación para mejorar la higiene de sus datos CRM:

1. Realice una auditoría de salud: Ejecute un informe para identificar el número de registros a los que les falta información clave y el número de duplicados potenciales. La cifra podría sorprenderle.

2. Audite sus puntos de entrada: Revise los formularios de su sitio web. ¿Utiliza "desplegables" en lugar de campos de "texto libre" para mantener la coherencia de los datos?

3. Programe "días de higiene": Haga que la calidad de los datos forme parte de su cultura. Asigne 30 minutos al mes específicamente para que su equipo de ventas actualice sus cuentas activas.

4. Invierta en automatización: Utilice flujos de trabajo para marcar los registros que no se han tocado en un año o los que se han rebotado.

Cuando los datos están limpios, la "podredumbre" se detiene. Sus representantes de ventas se sienten capacitados porque tienen la información correcta. Su equipo de marketing se siente seguro porque sus correos electrónicos llegan a personas reales. Y su equipo directivo está contento porque las cifras de ingresos son por fin exactas.

Crear una base para el crecimiento

No hay duda de que su CRM es el corazón de las operaciones de su empresa. Si el corazón está obstruido, el resto del cuerpo no puede funcionar. Los equipos de alto rendimiento reconocen que los datos son un activo valioso, comparable al dinero en efectivo o a la propiedad intelectual. Requieren inversión, cuidado y una visión estratégica.

Navegar por las complejidades de las estructuras de datos y la alineación de procesos puede resultar abrumador. Aquí es donde un enfoque dedicado a las operaciones de ingresos marca la diferencia. Mediante la alineación de su gente, procesos y tecnología, usted convierte su CRM de un cajón de basura digital en un poderoso motor para el crecimiento.

Aspiration Marketing se especializa en ayudar a las empresas a limpiar sus "datos sucios" y construir estrategias sostenibles de Revenue Operations (RevOps). No sólo le damos una lista más limpia; le ayudamos a hacer los sistemas que mantienen sus clientes potenciales frescos y sus ingresos crecientes.

¿Está preparado para evitar que sus clientes potenciales se echen a perder? Hablemos de cómo podemos ayudarle a conseguir una "única fuente de verdad" y convertir sus datos en su ventaja competitiva más significativa.