La importancia de mantener su base de datos CRM

Genial, ya tienes tu CRM; lleva un tiempo funcionando y va como la seda. Tu base de datos de clientes crece cada día y tu boletín de noticias por correo electrónico nunca ha tenido tanto alcance. ¡Hurra!

Un segundo. No te pongas a celebrarlo todavía. ¿Cuántos contactos están incompletos, inactivos o desordenados? No lo sabe, ¿verdad? El último paso para que tu CRM tenga éxito es tener un plan de mantenimiento de la base de datos.

Intentamos comprender a cada contacto de nuestra base de datos de CRM, quiénes son, nuestras interacciones anteriores con ellos, qué les interesa y cuál sería un buen paso siguiente en sus interacciones con nosotros.

Joachim Koch

¿Por qué es importante el mantenimiento de la base de datos CRM?

• El80% de los datos de CRM son inexactos, lo cual es asombroso y demuestra lo importante que es mantener su base de datos de CRM limpia y precisa. Si sus datos no son precisos, le resultará mucho más difícil cerrar tratos, ofrecer un buen servicio al cliente y tomar decisiones de marketing fundamentadas.

• El coste medio de una violación de datos supera los 2 millones de dólares, una cifra aleccionadora y aterradora. Si su base de datos CRM es pirateada, podría costarle a su empresa millones de dólares en ingresos perdidos, gastos legales y daños a su reputación.

• El 79% de los clientes son más propensos a hacer negocios con una empresa que ofrece un servicio personalizado. Utilizarsu base de datos CRM para ofrecer un servicio personalizado a sus clientes es importante. Cuando conoce las necesidades y preferencias de sus clientes, puede adaptar sus esfuerzos de marketing y ventas a ellos, haciendo que sea más probable que hagan negocios con usted.

• Lamitad de las ventas se pierden debido a un seguimiento deficiente. Esta aleccionadora estadística muestra lo importante que es aplicar disciplina y rigor al seguimiento de los clientes potenciales. Cuando no se realiza un seguimiento de los clientes potenciales, se les deja escapar y se pierden ventas potenciales.

• Una base de datos CRM bien mantenida puede aumentar las ventas en más de un 20%. Puede beneficiarse de mantener su base de datos CRM limpia y actualizada, de una mejor cualificación, de una mejor sincronización y de una mejor personalización. Si lo consigue, estará en el buen camino para aumentar sus ventas.
  
  

Conceptos básicos de mantenimiento de bases de datos

Como cualquier base de datos, incluso las mejores soluciones CRM pueden obstruirse con datos inútiles. En este caso, suele ser uno de estos:

• Entradas duplicadas: Ya sea porque alguien olvidó su contraseña y acaba de crear una nueva cuenta, o tal vez simplemente escribió mal una dirección de correo electrónico y lo intentó de nuevo, las entradas duplicadas pueden causar problemas para evitar que sus mensajes sean considerados spam.

• Entradas incompletas: Tal vez alguien decidió no registrarse a mitad del proceso.

• Entradas no estándar: Si su formulario está configurado para permitir entradas de forma libre, nunca se sabe cómo alguien podría escribir Wyoming.

Estos ejemplos ponen de manifiesto lo crucial que es limpiar y mantener su base de datos CRM. Algunos de los resultados de esos datos defectuosos son que tus correos masivos se marquen como spam debido a direcciones de correo electrónico mal formadas, que tus clientes se enfaden cuando reciben un correo electrónico equivocado o correos duplicados (incluso cuando es culpa suya por suscribirse dos veces), o que el cliente haya descendido en el embudo y esté esperando comunicaciones de clientes y, en cambio, siga recibiendo mensajes de ventas.

Y eso es simplemente vergonzoso.

Antes de que empieces a tener palpitaciones pensando en cómo vas a limpiar tus 1.000 contactos, no temas: hay una aplicación para eso.

Herramientas de limpieza y mantenimiento de bases de datos CRM

Hub de operaciones de HubSpot

HubSpot Operations Hub te permite sincronizar, limpiar y conservar fácilmente los datos de los clientes y automatizar los procesos empresariales. Todo tu equipo se mantendrá alineado con una fuente de verdad limpia y conectada para los datos de los clientes, y tu negocio estará capacitado para adaptarse a las necesidades siempre cambiantes de tus clientes.

Dataloader.io

Si te lanzaste directamente a Salesforce, estás de suerte, ya que Dataloader se creó para eso. Esta herramienta basada en la nube le permite cargar y depurar sus datos desde el propio CRM, sin necesidad de exportar ni importar nada. Esto también significa que no hay que jugar con los tipos de archivo ni asegurarse de que se ha obtenido toda la base de datos, no sólo una categoría, ni ningún otro tipo de truco con los datos.

DemandTools

Otra opción específica de Salesforce es DemandTools. Este depurador ofrece múltiples opciones de configuración y una interfaz de panel cómoda y fácil de navegar. Seleccione qué tipo de datos erróneos está buscando (duplicados, malformados, etc.) y libere las herramientas en sus datos. A continuación, podrá escanear y aceptar o rechazar los cambios recomendados antes de hacerlos definitivos.

Insycle

Esta es un poco diferente. Aunque Insycle tiene integraciones para Salesforce, también tiene módulos para Hubspot, Marketo, Intercom, Zendesk y más. Esto convierte a Insycle en la navaja suiza de la limpieza de datos CRM.

Con estas integraciones incorporadas, nunca tendrá que preocuparse de exportar sus datos, convertir los archivos, etc. Sólo tiene que abrir el módulo Insycle dentro de su interfaz CRM y ponerlo en marcha. Esta comodidad añadida también significa que puede delegar el mantenimiento a un miembro del equipo, ya que cualquier persona con acceso al CRM tiene acceso automáticamente al limpiador.

Insycle también le ayudará a estandarizar campos. Digamos que encuentra varios casos en los que la gente introduce un estado con un error ortográfico; esa es su señal para cambiar ese campo a un desplegable, con cada abreviatura de estado introducida correctamente. Esto evita que ese campo pueda causar problemas en el futuro y ayuda a mantener la integridad de los datos de sus clientes.

Bonificación: El mismo factor de comodidad significa que, cuando llegue el momento de presentar informes, deberá crear el cuadro de mando y compartir la vista con todas las personas que necesiten verla.

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Neverbounce

Al igual que Insycle, Neverbounce se centra en su lista de correo electrónico para garantizar que no pierda tiempo ni dinero enviando correos electrónicos a bandejas de entrada no supervisadas o inactivas. Al igual que Insycle, Neverbounce tiene integraciones con los principales sistemas de CRM como Hubspot, Salesforce, Marketo y más.

La herramienta escanea su lista de correo electrónico en tiempo real, dándole la certeza de que cada mensaje irá a una cuenta activa, eliminando la avalancha de errores de rebote comunes en las operaciones de correo electrónico masivo. Neverbounce funciona en la mayoría de los servidores de correo electrónico internacionales y en los servidores nacionales de EE.UU., y realiza una comprobación de dominio junto con comprobaciones de cuenta, por lo que puede estar seguro de que no está enviando mensajes a un servidor conocido por enviar virus, por ejemplo.

A esta funcionalidad se accede a través de una interfaz de panel de control fácil de usar dentro del CRM elegido. Y en los casos en los que esté utilizando una solución CRM personalizada, los ingenieros de Neverbounce están disponibles para ayudarle a configurar una conexión API para que pueda seguir aprovechando su conjunto de funciones.

Para terminar

Los datos importan. Los datos de los clientes pueden ser la información más importante que posee una empresa. Por lo tanto, mantenerlos organizados, estandarizados, limpios y ordenados es fundamental para contabilizar con precisión las actividades de cara al cliente. También es fundamental para evitar que sus correos se consideren spam o, peor aún, que clientes molestos reciban información errónea. Configurar el CRM fue el primer paso; mantenerlo limpio es la forma de garantizar el mejor retorno de la inversión.

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