L'importanza di mantenere il database del CRM

Bene, avete il vostro CRM; è attivo e funzionante da qualche tempo e funziona a meraviglia. Il vostro database di clienti cresce ogni giorno e la vostra newsletter via e-mail non ha mai avuto così tanta portata. Evviva!

Un secondo. Non festeggiate ancora. Quanti contatti sono incompleti, inattivi o comunque ingombri? Non lo sapete, vero? Il passo finale per impostare il vostro CRM per il successo è avere un piano di manutenzione del database.

Cerchiamo di capire ogni contatto nel nostro database CRM, chi sono, le nostre interazioni passate con loro, a cosa sono interessati e quale sarebbe il prossimo passo nelle loro interazioni con noi.

Joachim Koch

Perché è importante la manutenzione del database CRM?

• L'80% dei dati CRM è impreciso, un dato sconcertante che dimostra quanto sia importante mantenere il database CRM pulito e preciso. Se i dati sono imprecisi, è molto più difficile chiudere le transazioni, fornire un buon servizio clienti e prendere decisioni di marketing informate.

• Il costo medio di una violazione dei dati è di oltre 2 milioni di dollari, una cifra preoccupante e spaventosa. Se il vostro database CRM viene violato, potrebbe costare alla vostra azienda milioni di dollari in termini di mancati guadagni, spese legali e danni alla vostra reputazione.

• Il 79% dei clienti è più propenso a fare affari con un'azienda che offre un servizio personalizzato. L'utilizzodel database CRM per fornire un servizio personalizzato ai clienti è importante. Quando conoscete le esigenze e le preferenze dei vostri clienti, potete adattare le vostre iniziative di marketing e di vendita a loro, rendendoli più propensi a fare affari con voi.

• Metà delle vendite viene persa a causa di un follow-up insufficiente. Questa statistica sconfortante dimostra quanto sia importante applicare disciplina e rigore nel follow-up dei contatti. Se non seguite i contatti, li lasciate sfuggire e perdete potenziali vendite.

• Un database CRM ben curato può aumentare le vendite di oltre il 20%. Potete trarre vantaggio dal mantenere il vostro database CRM pulito e aggiornato, da una migliore qualificazione, da una migliore tempistica e da una migliore personalizzazione. Se riuscirete a farlo, sarete sulla buona strada per aumentare le vendite.
  
  

Nozioni di base sulla manutenzione del database

Come ogni database, anche le migliori soluzioni CRM possono intasarsi di dati inutili. In questo caso, si tratta generalmente di uno di questi:

• Voci duplicate: Sia perché qualcuno ha dimenticato la password e ha appena creato un nuovo account, sia perché ha semplicemente sbagliato a scrivere un indirizzo e-mail e ci ha riprovato, le voci duplicate possono causare problemi per evitare che i messaggi vengano considerati spam.

• Iscrizioni incomplete: Forse qualcuno ha deciso di non iscriversi a metà del processo.

• Inserimenti non standard: Se il modulo è impostato per consentire l'inserimento di dati liberi, non si può mai sapere come qualcuno potrebbe scrivere Wyoming.

Questi esempi evidenziano quanto sia cruciale la pulizia e la manutenzione del database del CRM. Alcuni dei risultati di questi dati errati sono: le vostre e-mail di massa vengono contrassegnate come spam a causa di indirizzi e-mail malformati, i vostri clienti si infastidiscono quando ricevono l'e-mail sbagliata o e-mail duplicate (anche quando è colpa loro se si sono iscritti due volte), oppure il cliente potrebbe essere sceso nell'imbuto e aspettarsi comunicazioni con i clienti e invece continua a ricevere messaggi di vendita.

E questo è semplicemente imbarazzante.

Prima che iniziate ad avere le palpitazioni pensando a come pulire i vostri 1.000 contatti, non temete: c'è un'app per questo.

Strumenti di pulizia e manutenzione dei database CRM

HubSpot Hub operativo

HubSpot Operations Hub consente di sincronizzare, pulire e conservare facilmente i dati dei clienti e di automatizzare i processi aziendali. Tutto il vostro team sarà allineato con una fonte di verità pulita e connessa per i dati dei clienti e la vostra azienda sarà in grado di adattarsi alle esigenze in continua evoluzione dei vostri clienti.

Dataloader.io

Se vi siete buttati a capofitto su Salesforce, siete fortunati perché Dataloader è stato creato per questo. Questo strumento basato sul cloud vi permette di caricare e analizzare i vostri dati dall'interno del CRM stesso, senza bisogno di esportare o importare nulla. Ciò significa anche che non è necessario armeggiare con i tipi di file o assicurarsi di avere l'intero database e non solo una categoria o qualsiasi altra forma di manipolazione dei dati.

Strumenti per la domanda

Un'altra opzione specifica per Salesforce è DemandTools. Questo scrubber offre diverse opzioni di impostazione e un'interfaccia dashboard comoda e semplice da navigare. Selezionate il tipo di dati errati che state cercando (duplicati, malformati, ecc.) e fate lavorare gli strumenti sui vostri dati. Quindi è possibile eseguire la scansione e accettare o rifiutare le modifiche consigliate prima di renderle definitive.

Insycle

Questo è un po' diverso. Insycle dispone di integrazioni per Salesforce, ma anche di moduli per Hubspot, Marketo, Intercom, Zendesk e altri ancora. Questo fa di Insycle il coltellino svizzero della pulizia dei dati CRM.

Grazie a queste integrazioni, non dovrete mai preoccuparvi di esportare i dati, convertire i file, ecc. Si apre il modulo Insycle all'interno dell'interfaccia del CRM e lo si attiva. Questa comodità aggiuntiva consente anche di delegare la manutenzione a un membro del team, poiché chiunque abbia accesso al CRM ha automaticamente accesso al pulitore.

Insycle vi aiuterà anche a standardizzare i campi. Ad esempio, se trova diversi casi in cui le persone inseriscono uno stato con un errore di ortografia, questo è il segnale per cambiare il campo in un menu a tendina, con ogni abbreviazione di stato inserita correttamente. In questo modo si evita che quel campo possa causare problemi in futuro e si contribuisce a mantenere l'integrità dei dati dei clienti.

Bonus: lo stesso fattore di convenienza significa che quando arriva il momento di presentare i report, dovete creare il dashboard e condividere la vista con tutti coloro che devono vederla.

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Neverbounce

Come Insycle, Neverbounce si concentra sulla vostra lista di e-mail per assicurarvi di non sprecare tempo e denaro nell'invio di e-mail a caselle di posta non monitorate o inattive. Come Insycle, Neverbounce ha integrazioni con i principali sistemi CRM come Hubspot, Salesforce, Marketo e altri.

Lo strumento analizza la vostra lista di e-mail in tempo reale, dandovi la certezza che ogni messaggio arriverà a un account attivo, eliminando la marea di errori di rimbalzo comuni alle operazioni di invio massivo di e-mail. Neverbounce funziona sulla maggior parte dei server di posta elettronica internazionali e sui server nazionali statunitensi, ed effettua un controllo del dominio insieme a quello dell'account, in modo che possiate essere sicuri di non inviare messaggi a un server noto per l'invio di virus, ad esempio.

Questa funzionalità è accessibile tramite un'interfaccia dashboard di facile utilizzo all'interno del CRM scelto. Nel caso in cui si utilizzi una soluzione CRM personalizzata, gli ingegneri di Neverbounce sono disponibili a fornire assistenza per la configurazione di una connessione API, in modo da poter sfruttare le sue funzionalità.

Per concludere

I dati sono importanti. I dati dei clienti sono forse le informazioni più importanti che un'azienda possiede. Pertanto, mantenerli organizzati, standardizzati, puliti e ordinati è fondamentale per contabilizzare con precisione le attività rivolte ai clienti. È anche fondamentale per evitare che gli invii di posta elettronica vengano considerati spam o, peggio, che i clienti si arrabbino ricevendo informazioni sbagliate. L'impostazione del CRM è stato il primo passo; mantenerlo pulito è il modo per garantire il miglior ROI possibile da questo investimento.

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