Cool, Sie haben Ihr CRM eingerichtet; es läuft schon seit einiger Zeit und funktioniert wie ein Champion. Ihre Kundendatenbank wächst täglich, und Ihr E-Mail-Newsletter hatte noch nie eine so große Reichweite. Hurra!
Eine Sekunde. Freuen Sie sich jetzt noch nicht zu sehr. Wie viele Kontakte sind unvollständig, inaktiv oder anderweitig unübersichtlich? Sie wissen es nicht, oder? Der letzte Schritt, um Ihr CRM erfolgreich einzurichten, ist ein Plan zur Pflege der Datenbank.
Die Pflege von CRM-Datenbanken ist der Prozess, bei dem sichergestellt wird, dass die in einem Customer Relationship Management (CRM)-System gespeicherten Daten korrekt, aktuell und frei von Duplikaten oder Fehlern sind. Dieser Prozess ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Datenintegrität und die Maximierung des Werts Ihrer Kundendaten.
Wir bemühen uns, jeden Kontakt in unserer CRM-Datenbank zu verstehen, wer er ist, wie wir in der Vergangenheit mit ihm interagiert haben, woran er interessiert ist und was ein guter nächster Schritt für seine Interaktion mit uns wäre.
Joachim Koch
Warum ist CRM-Datenbankpflege wichtig?
| Statistik | Auswirkung auf Ihr Unternehmen |
|---|---|
| 80 % der CRM-Daten sind ungenau | Ungenauigkeiten in Ihrer CRM-Datenbank erschweren Geschäftsabschlüsse, beeinträchtigen den Kundenservice und verhindern fundierte Marketingentscheidungen. |
| Durchschnittliche Kosten einer Datenpanne: > 2 Mio. $ | Eine gehackte CRM-Datenbank kann zu massiven finanziellen Verlusten durch entgangene Einnahmen, Rechtskosten und erhebliche Rufschädigung führen. |
| 79 % der Kunden bevorzugen personalisierten Service | Eine saubere CRM-Datenbank ermöglicht es Ihnen, Marketing- und Vertriebsaktivitäten zu personalisieren und so die Wahrscheinlichkeit von Geschäftsabschlüssen zu erhöhen. |
| 50 % der Verkäufe gehen durch mangelhaftes Follow-up verloren | Ohne diszipliniertes und konsequentes Nachverfolgen von Leads, das auf genauen CRM-Daten basiert, gehen Ihnen potenzielle Aufträge verloren. |
| Gepflegte CRM-Datenbanken können den Umsatz um > 20 % steigern | Eine saubere und aktuelle CRM-Datenbank ermöglicht eine bessere Qualifizierung, optimiertes Timing und gezielte Personalisierung, was direkt zur Umsatzsteigerung führt. |
Grundlagen der Datenbankpflege
Wie jede Datenbank können auch die besten CRM-Lösungen mit unbrauchbaren Daten verstopft werden. In diesem Fall sieht das in der Regel so aus:
- Doppelte Einträge: Entweder hat jemand sein Kennwort vergessen und gerade ein neues Konto erstellt, oder er hat einfach eine E-Mail-Adresse falsch geschrieben und es noch einmal versucht - doppelte Einträge können dazu führen, dass Ihre Nachrichten nicht als Spam angesehen werden.
- Unvollständige Einträge: Vielleicht hat sich jemand auf halbem Wege gegen eine Anmeldung entschieden.
- Nicht-Standard-Einträge: Wenn Ihr Formular so eingerichtet ist, dass es freie Eingaben zulässt, wissen Sie nie, wie jemand Wyoming schreibt.
Diese Beispiele zeigen, wie wichtig die Reinigung und Pflege Ihrer CRM-Datenbank ist. Einige der Folgen dieser schlechten Daten sind, dass Ihre Massen-E-Mails aufgrund fehlerhafter E-Mail-Adressen als Spam markiert werden, dass Ihre Kunden verärgert sind, wenn sie die falsche E-Mail oder doppelte E-Mails erhalten (selbst wenn es ihre Schuld ist, dass sie sich zweimal angemeldet haben), oder dass der Kunde sich im Trichter nach unten bewegt hat und Kundenkommunikation erwartet, stattdessen aber weiterhin Verkaufsnachrichten erhält.
Und das ist einfach nur peinlich.
Bevor du Herzklopfen bekommst und darüber nachdenkst, wie du deine 1.000 Kontakte säubern sollst, keine Angst - es gibt eine App dafür.
Tools zur Reinigung und Pflege von CRM-Datenbanken
HubSpot Data Hub
Mit dem HubSpot Data Hub können Sie Kundendaten problemlos synchronisieren, bereinigen und pflegen sowie Geschäftsprozesse automatisieren. Ihr gesamtes Team bleibt mit einer sauberen, vernetzten Quelle der Wahrheit für Kundendaten im Einklang, und Ihr Unternehmen wird in die Lage versetzt, sich an die sich ständig ändernden Bedürfnisse Ihrer Kunden anzupassen.
Umfasst programmierbare Automatisierungs-, Datensynchronisierungs-, Datenkuratierungs- und Datenqualitätstools, die alle auf der CRM-Plattform von HubSpot basieren und in diese integriert sind. Ihr Unternehmen hat einen einheitlichen Überblick über jede Kundeninteraktion und ist in der Lage, reibungslose Kundenerlebnisse zu liefern.
Mit der mobilen HubSpot-CRM-App können Sie Dinge auch unterwegs überprüfen.
Dataloader.io
Wenn Sie zuerst mit den Füßen aufgestanden sind und direkt zu Salesforce gewechselt haben, haben Sie Glück, denn dafür wurde Dataloader entwickelt. Mit diesem cloudbasierten Tool können Sie Ihre Daten direkt aus dem CRM hochladen und überprüfen, ohne dass Sie etwas exportieren oder importieren müssen. Das bedeutet auch, dass Sie nicht mit Dateitypen hantieren oder sicherstellen müssen, dass Sie die gesamte Datenbank und nicht nur eine Kategorie oder eine andere Form von Datenblödsinn haben.
DemandTools
Eine weitere Salesforce-spezifische Option ist DemandTools. Dieser Scrubber bietet mehrere Einstellungsoptionen und eine praktische und einfach zu navigierende Dashboard-Oberfläche. Wählen Sie aus, nach welcher Art von fehlerhaften Daten Sie suchen (doppelt, fehlerhaft usw.) und lassen Sie die Tools auf Ihre Daten los. Anschließend können Sie die Daten scannen und die empfohlenen Änderungen annehmen oder ablehnen, bevor Sie sie endgültig übernehmen.
Insycle
Diese Lösung ist ein wenig anders. Insycle verfügt zwar über Integrationen für Salesforce, aber auch über Module für Hubspot, Marketo, Intercom, Zendesk und andere. Das macht Insycle zum Schweizer Taschenmesser der CRM-Datenbereinigung.
Da diese Integrationen direkt integriert sind, müssen Sie sich keine Gedanken über den Export Ihrer Daten, die Konvertierung der Dateien usw. machen. Sie öffnen das Insycle-Modul in Ihrer CRM-Oberfläche und legen los. Dieser zusätzliche Komfort bedeutet auch, dass Sie die Wartung an ein Teammitglied delegieren können, da jeder, der Zugriff auf das CRM hat, automatisch auch Zugriff auf den Cleaner hat.
Insycle hilft Ihnen auch, wenn es um die Standardisierung von Feldern geht. Angenommen, es findet mehrere Fälle, in denen ein Bundesland mit einem Schreibfehler eingegeben wird: Das ist Ihr Signal, dieses Feld in ein Dropdown-Feld zu ändern, in dem jede Bundeslandabkürzung korrekt eingegeben wird. Auf diese Weise wird verhindert, dass dieses Feld in Zukunft Probleme verursacht, und die Integrität Ihrer Kundendaten wird gewahrt.
Bonus: Der gleiche Bequemlichkeitsfaktor bedeutet, dass Sie, wenn es an der Zeit ist, Berichte zu präsentieren, das Dashboard erstellen und die Ansicht für alle freigeben müssen, die sie sehen müssen.
Neverbounce
Wie Insycle konzentriert sich Neverbounce auf Ihre E-Mail-Liste, um sicherzustellen, dass Sie keine Zeit und kein Geld damit verschwenden, E-Mails an nicht überwachte oder inaktive Posteingänge zu senden. Wie Insycle verfügt auch Neverbounce über Integrationen mit wichtigen CRM-Systemen wie Hubspot, Salesforce, Marketo und anderen.
Das Tool scannt Ihre E-Mail-Liste in Echtzeit und gibt Ihnen die Gewissheit, dass jede Nachricht an ein aktives Konto geht, wodurch die bei Massen-E-Mails übliche Flut von Bounceback-Fehlern vermieden wird. Neverbounce funktioniert auf den meisten internationalen E-Mail-Servern und auf inländischen US-Servern und führt neben den Kontoprüfungen auch eine Domain-Prüfung durch, so dass Sie sicher sein können, dass Sie keine Nachrichten an einen Server senden, der z. B. für den Versand von Viren bekannt ist.
Der Zugriff auf diese Funktionen erfolgt über eine benutzerfreundliche Dashboard-Oberfläche in Ihrem gewählten CRM. Und wenn Sie eine benutzerdefinierte CRM-Lösung verwenden, stehen Ihnen die Techniker von Neverbounce zur Verfügung, um Sie bei der Einrichtung einer API-Verbindung zu unterstützen, damit Sie die Vorteile des Funktionsumfangs nutzen können.
Zusammenfassung
Daten sind wichtig. Kundendaten sind vielleicht die wichtigsten Informationen, die ein Unternehmen besitzt. Daher ist es für eine genaue Buchführung über kundenbezogene Aktivitäten von entscheidender Bedeutung, dass sie organisiert, standardisiert, ordentlich und aufgeräumt sind. Es ist auch entscheidend dafür, dass Ihre Mailings nicht als Spam angesehen werden oder, schlimmer noch, dass verärgerte Kunden die falschen Informationen erhalten. Die Einrichtung Ihres CRM war der erste Schritt; wenn Sie es sauber halten, können Sie sicherstellen, dass Sie den bestmöglichen ROI aus dieser Investition erzielen.
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