¿Se ha parado alguna vez a contar con precisión cuántas pestañas del navegador tienen abiertas sus equipos de ventas y marketing en un momento dado? Y, lo que es más importante, ¿sabe cuántas de esas herramientas realmente les ayudan a cerrar acuerdos? En el mundo empresarial moderno, a menudo tratamos el software como una varita mágica. Si surge un problema con la generación de prospectos, compramos una nueva herramienta. Si disminuye la retención de clientes, nos planteamos cambiar de plataforma.
Pero ¿qué ocurre cuando las varitas mágicas empiezan a enredarse y a anularse unas a otras?
La mayoría de las empresas actuales funcionan con un "Franken-stack", un mosaico de aplicaciones que se compraron en silos y nunca se integraron realmente. En lugar de un elegante motor de ingresos, el resultado es una carrera de obstáculos digitales. Si su equipo pasa más tiempo registrando datos manualmente o corrigiendo errores de sincronización que hablando con los clientes, su tecnología no es un activo. Es un peso.
Para solucionar esto, no necesita necesariamente más herramientas. Necesita una auditoría de RevOps. Este proceso le permite mirar bajo el capó, identificar lo que no funciona y despejar el camino para un crecimiento sostenible.
El asesino silencioso del crecimiento: deuda técnica
En el mundo del desarrollo de software, la "deuda técnica" es un concepto bien conocido. Se refiere al coste implícito del trabajo adicional causado por la elección de una solución fácil y a corto plazo en lugar de un enfoque mejor que podría llevar más tiempo. En el contexto de las operaciones de ingresos, la deuda tecnológica es el "impuesto" que se paga cada día por los procesos desordenados y los sistemas desconectados.
¿Se está acumulando su deuda tecnológica? Por lo general, puede detectarla buscando algunas señales de alarma:
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La solución manual: Su equipo utiliza hojas de cálculo de Excel para seguir los datos porque el CRM "no los muestra bien".
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Las herramientas fantasma: Está pagando por 50 puestos de un software premium, pero sólo cinco personas se conectan con regularidad.
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La discrepancia de datos: El director de marketing informa de 500 nuevos clientes potenciales, pero el director de ventas sólo ve 300 en su panel de control.
Cuando se ignoran estos problemas, se generan fricciones. La fricción es enemiga de los ingresos.
Según datos recientes, la organización empresarial media utiliza actualmente más de 130 aplicaciones SaaS (fuente: Statista).
Sin una auditoría regular de la tecnología de marketing, es casi seguro que al menos el 30% de esas herramientas son redundantes, infrautilizadas o generan activamente "datos sucios".
¿Por qué ahora? El coste de esperar
Puede que piense : "Estamos demasiado ocupados para pararnos a auditarlo todo ahora mismo". Sin embargo, el coste de la espera suele ser mucho mayor que el tiempo invertido en una auditoría. Cuando los datos se almacenan en silos, sus clientes potenciales se marchitan. Un cliente potencial que no recibe seguimiento porque se ha quedado atascado en un error de sincronización entre su herramienta de correo electrónico y su CRM es una pérdida directa de ingresos potenciales.
IBM estimó en una ocasión que el coste anual de la mala calidad de los datos sólo en Estados Unidos es de 3,1 billones de dólares (Fuente: IBM vía HBR).
A menor escala, parece que tu equipo de ventas se pone en contacto con el mismo cliente potencial dos veces con ofertas diferentes, o que marketing envía un correo electrónico de "Bienvenida" a un cliente que lleva tres años contigo. Da una imagen poco profesional y perjudica la autoridad de tu marca.
Los tres pilares de una auditoría RevOps exhaustiva
Una auditoría exitosa no es sólo una lista de comprobación técnica. Requiere una visión holística del funcionamiento de su empresa. Nos gusta dividir esto en tres pilares específicos: Personas, Procesos y Plataforma.
1. El pilar de las personas (alineación)
La tecnología no dirige su empresa, sino las personas. Durante una auditoría, debe preguntarse
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¿Sabe el equipo cómo utilizar las herramientas que proporcionamos?
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¿Hay un "campeón" de cada software importante que pueda responder a las preguntas?
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¿Existen barreras culturales que impidan la adopción de esta herramienta?
A menudo, los "problemas técnicos" son en realidad problemas de formación. Si su equipo de ventas siente que el CRM es solo una forma de que la dirección les "espíe", no introducirá datos limpios.
2. El pilar del proceso (eficiencia)
Su tecnología debe ser un mapa digital de sus procesos empresariales reales. Si su proceso de ventas tiene cinco etapas y su CRM tiene quince, hay un desajuste entre ambos. Una auditoría de RevOps busca "cubos con fugas" a lo largo del recorrido del cliente. Pregúntese:
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¿Dónde se pierden los clientes potenciales?
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¿Dónde se desordena el traspaso de Marketing a Ventas?
3. El pilar de la plataforma (la auditoría de la tecnología de marketing)
Esta es la "inmersión profunda" en el propio software. Aquí se buscan errores de integración, registros duplicados y sobrecarga técnica. Las empresas que consiguen alinear estos tres pilares —personas, procesos y plataforma— obtienen un enorme aumento de los resultados. De hecho, los estudios demuestran que
Las empresas con funciones RevOps alineadas pueden ver un aumento del 10% al 20% en la productividad de ventas (Fuente: Boston Consulting Group).
Paso a paso: Cómo realizar su auditoría
¿Listo para empezar? Siga estos pasos para realizar una revisión exhaustiva de su motor de ingresos.
Paso 1: Cree un inventario completo
Antes de poder optimizar, tiene que saber lo que posee. Cree una hoja de cálculo sencilla. Enumere todos y cada uno de los programas informáticos que afectan a su proceso de ingresos. Incluya el coste mensual o anual, el número de puestos de pago, el "propietario" de la herramienta y su finalidad principal.
No te olvides de las cosas pequeñas: esa extensión de Chrome de 15 dólares al mes para encontrar direcciones de correo electrónico cuenta. Cuando vea el gasto anual total en la parte inferior de la hoja, normalmente le servirá de llamada de atención.
Paso 2: Evaluar la utilización y el "despilfarro
Ahora, mira los datos de uso real. La mayoría de las plataformas SaaS ofrecen un panel de administración que muestra la fecha del último inicio de sesión de los usuarios. Si ve que el 40% de su equipo no ha iniciado sesión en una herramienta específica desde hace más de un mes, habrá identificado un ahorro inmediato.
Pregúntese : ¿Resuelve esta herramienta un problema que todavía tenemos? ¿O la compramos para resolver un problema de hace dos años que ya no existe?
Paso 3: Trazar el flujo de datos
Elija un único registro de clientes potenciales y "sígalo" a través de su sistema.
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¿Cómo entró en la base de datos? (por ejemplo, un formulario del sitio web)
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¿Se ha sincronizado correctamente el campo de datos "Cargo" con el CRM?
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¿Se asignó automáticamente el cliente potencial al vendedor adecuado?
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¿Recibió el vendedor una notificación?
Si encuentra un paso en el que una persona tenga que copiar y pegar información de una pantalla a otra manualmente, habrá identificado un punto de fricción.
Paso 4: Entrevistar a los que están sobre el terreno
La dirección suele ver la versión "ideal" de un proceso, mientras que los miembros del equipo ven la realidad. Siéntese con sus representantes de desarrollo de ventas (SDR) y con sus gestores de éxito de clientes (CSM). Pregúnteles:
"¿Cuál es la parte más frustrante de su flujo de trabajo diario?".
Puede que te digan que el CRM es demasiado lento o que tienen que hacer clic a través de siete pantallas diferentes para registrar una sola llamada. Estas pequeñas frustraciones, cuando se multiplican por todo un equipo a lo largo de un año, equivalen a cientos de horas de productividad perdida.
Paso 5: Compruebe la "salud" de sus datos
Los "datos sucios" son un asesino silencioso. Durante su auditoría RevOps, compruebe si hay:
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Duplicados: ¿Cuántos "John Smiths" hay en su sistema?
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Campos que faltan: ¿Tiene miles de clientes potenciales sin dirección de correo electrónico?
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Formato incoherente: ¿Algunos números de teléfono tienen el formato (555) 555-5555, mientras que otros tienen el formato 5555555555? Esto estropea los marcadores automáticos y las herramientas de SMS.
Identificación de silos y errores de integración
Uno de los principales objetivos de una auditoría de RevOps es romper los silos. Un silo se produce cuando un departamento tiene información que otro necesita, pero no puede acceder a ella.
Por ejemplo, imagine que su equipo de Éxito del Cliente sabe que un cliente no está satisfecho y que es probable que cambie. Si esa información no es visible para el equipo de ventas, podrían intentar "vender más" a ese mismo cliente, lo que derivaría en una conversación increíblemente incómoda y perjudicial.
Se supone que las integraciones solucionan este problema, pero las integraciones "nativas" suelen ser limitadas. Pueden sincronizar la información básica de contacto, pero no los "objetos personalizados" ni el historial de actividades. Esta es la razón por la que muchas empresas luchan con la configuración de bricolaje. Conectan dos herramientas, ven una luz verde de "Conectado" y asumen que todo está bien. En realidad, es posible que los datos se estén asignando a los lugares equivocados, creando un desorden que habrá que limpiar meses más tarde.
La trampa del bricolaje frente a la implantación profesional
Es muy tentador gestionar la configuración de la pila tecnológica en casa. Después de todo, la mayoría de las herramientas modernas, como HubSpot, están diseñadas para ser "fáciles de usar". Sin embargo, hay una gran diferencia entre "funcional" y "óptimo".
Cuando vas por el camino del bricolaje, a menudo construyes para el presente sin tener en cuenta el futuro. Usted puede configurar una rotación simple de clientes potenciales hoy, pero a medida que escala a diez, veinte o cincuenta repeticiones, esa rotación se romperá. Es por eso que una implementación de HubSpot DIY no es recomendable.
Una implementación profesional, especialmente en plataformas complejas como HubSpot, garantiza que la arquitectura sea escalable y robusta. Un profesional analiza tu estrategia de RevOps a largo plazo. No se limitan a "encender" el software, sino que construyen un sistema que respalda sus objetivos empresariales específicos. Si alguna vez ha tenido que realizar una "migración de CRM ", sabrá lo dolorosa y costosa que resulta. Hacerlo bien a la primera (o contratar a un experto para que arregle una configuración "hágalo usted mismo") es casi siempre más barato a largo plazo.
Después de la auditoría: Crear su hoja de ruta
Una vez finalizada la auditoría, es probable que tenga una larga lista de temas por abordar. Que no cunda el pánico. No tiene que hacerlo todo en un fin de semana. En lugar de ello, clasifique los resultados en tres categorías:
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Ganancias rápidas: Se trata de tareas que pueden realizarse en menos de una hora y tienen un impacto sustancial. Algunos ejemplos son la eliminación de puestos de usuario no utilizados para ahorrar dinero o la reparación de un formulario roto en su sitio web.
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Reparaciones de procesos: implican cambiar la forma de trabajar de las personas. Por ejemplo, formar al equipo de ventas en un nuevo proceso de distribución de clientes potenciales o establecer un traspaso de información más claro entre departamentos.
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Cambios estructurales: Se trata de proyectos a gran escala, como la implementación de un nuevo software, la migración de datos o la creación de una integración personalizada.
Al priorizar su hoja de ruta, puede aportar valor inmediato al equipo directivo mientras trabaja para lograr un futuro más eficiente a largo plazo.
Convertir la eficiencia en ingresos
En general, una auditoría de RevOps trata se centra en facilitar que sus clientes le compren y que su equipo les venda.
Cuando su pila tecnológica está optimizada, su equipo de marketing sabe exactamente qué campañas generan ingresos. Su equipo de ventas sabe exactamente a quién llamar y qué decir. Su equipo de éxito del cliente sabe exactamente quién necesita ayuda antes incluso de que la pida.
Este nivel de claridad es una ventaja competitiva. En un mercado saturado, la empresa que pueda moverse más rápido y ofrecer una experiencia más fluida superará sistemáticamente a sus competidores.
Cómo puede ayudar Aspiration Marketing
Realizar una auditoría en profundidad puede ser una tarea abrumadora, especialmente cuando se está ocupado dirigiendo un negocio. Ahí es donde entramos nosotros. En Aspiration Marketing, nos especializamos en ayudar a las empresas a desenredar su tecnología y alinear sus equipos de ingresos para impulsar su crecimiento.
Si usted necesita una auditoría completa de la tecnología de marketing, una implementación profesional de HubSpot, o una estrategia a largo plazo RevOps, nuestro equipo de expertos está aquí para guiarle. No solo nos fijamos en el software; nos fijamos en todo su motor de ingresos para asegurarnos de que cada parte funcione en armonía.
No deje que un "Franken-stack" frene su negocio. Convirtamos su tecnología en su palanca de crecimiento más importante. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para iniciar la conversación.
