Blocaje operaționale: 10 provocări de creștere pentru lideri

Uneori, o afacere încetinește în moduri pe care nu le puteți vedea până când totul pare mai greu decât ar trebui. Munca se adună în colțuri ciudate. Aprobările rămân neatinse.

Oamenii cheltuiesc mai multă energie pentru a rezolva aceleași probleme decât pentru a face munca care, de fapt, duce lucrurile mai departe. Este acea rezistență tăcută care se strecoară în viața de zi cu zi și face ca fiecare proiect să pară cu 20% mai lent.

Această rezistență provine de obicei dintr-un singur loc. Un blocaj operațional este o constrângere într-un sistem de afaceri care limitează performanța sau capacitatea întregului sistem. Partea enervantă este că aceste blocaje operaționale rareori par dramatice. Ele se ascund în spatele scuzei:"Așa am procedat întotdeauna" sau în spatele unei soluții pe care cineva a creat-o în timpul unei săptămâni aglomerate și care a devenit cumva permanentă.

Rezolvarea acestor probleme este importantă deoarece eliminarea unui blocaj operațional eliberează adesea mai multă capacitate decât angajarea unei alte persoane sau adăugarea unui alt instrument. Așadar, ceea ce urmează nu este o teorie. Este o listă cu zece factori de distrugere a creșterii pe care îi vedem mereu și mereu, împreună cu soluțiile care chiar funcționează în lumea reală. Introduceți-le în planul dvs. de dezvoltare a afacerii și vedeți ce se întâmplă.

Provocarea 1: Procese ineficiente de flux de lucru

Ineficiența proceselor de flux de lucru se manifestă atunci când sarcinile simple devin complicate. Simptomele comune includ:

• Munca se pierde între echipe.
• Angajații refac aceeași muncă de mai multe ori.
• Aprobările stagnează în căsuțele de e-mail timp de zile sau săptămâni.
• Se organizează prea multe ședințe pentru a clarifica stadiul proiectelor.

Samuel Charmetant, CEO al ArtMajeur by YourArt, conduce o piață globală de artă online unde mii de artiști se bazează pe operațiuni fără probleme, astfel încât lucrările lor să fie văzute, nu pierdute în sistem.

Cele mai mari probleme legate de fluxul de lucru apar rareori în tablourile de bord. Ele apar atunci când un artist întreabă de ce lucrările sale nu sunt încă vizibile sau de ce o simplă actualizare a durat zile întregi. De fiecare dată când am cartografiat un proces de la un capăt la altul, am găsit pași suplimentari adăugați "doar pentru moment" care deveniseră cumva permanenți. Curățarea acestora a eliberat mai multă capacitate decât orice nouă angajare.

Vreți să încercați acest lucru? Luați o tablă albă și schițați un proces care vă scoate din minți. Întrebați-i pe cei care fac munca unde se blochează. Veți găsi probabil transferuri pe care nimeni nu le deține, decizii pe care nimeni nu le înțelege și pași care aveau sens în urmă cu cinci ani, dar care astăzi nu mai au sens.

Iată cum stă treaba cu automatizarea - nu aruncați tehnologie într-un proces defect. Repară mai întâi fluxul. McKinsey a descoperit că

Doar îmbunătățirea modului în care echipele își împărtășesc informațiile poate crește productivitatea cu 20-25%.

Asta înainte de a cumpăra orice software sofisticat.

Provocarea 2: Lipsa alocării resurselor

Aceasta este complicată, deoarece pare că ai nevoie de mai mult din orice, mai mulți oameni, mai mult buget, mai mult timp. De obicei, însă, aveți suficiente resurse; ele sunt doar în locurile nepotrivite.

Încearcă asta: timp de o lună, urmărește unde se duce de fapt timpul echipei tale. Nu ceea ce spun fișele lor de post, ci realitatea. Același lucru este valabil și pentru buget - ce proiecte consumă bani fără rezultate clare? Vechea abordare Balanced Scorecard încă funcționează aici; conectați munca la obiectivele reale ale afacerii, astfel încât toată lumea să știe de ce este importantă.

Provocarea 3: Întreruperea comunicării

Comunicarea defectuoasă blochează totul. Acest lucru se întâmplă atunci când:

• Informațiile urgente sunt îngropate în fire de e-mail lungi.
• Deciziile critice sunt luate în discuții ad-hoc pe Slack, fără documentare.
• Ședințele se încheie fără decizii clare sau pași următori.

Problema este că majoritatea companiilor au prea multe canale și nicio regulă. Alegeți canale și țineți-vă de ele. Deciziile privind produsele sunt luate aici, problemele clienților sunt abordate acolo, iar actualizările săptămânale sunt menținute în acest document. Sună simplu, pentru că așa și este.

Configurați-vă canalele precum benzile de circulație. Țineți întâlnirile scurte și cu scop precis, cum ar fi întâlnirile zilnice pentru sincronizări rapide, și rezervați sesiuni mai lungi pentru abordarea unor probleme specifice. Notați deciziile astfel încât oamenii să le poată găsi mai târziu.

Provocarea 4: Utilizarea inadecvată a tehnologiei

Am văzut sisteme de milioane de dolari folosite ca foi de calcul glorificate și, de asemenea, am văzut echipe care își desfășoară întreaga activitate pe o foaie de calcul pe care o singură persoană o înțelege. Ambele sunt probleme.

Stanislav Khilobochenko, fost vicepreședinte al serviciilor pentru clienți la Clario, a condus echipe care ajutau oamenii să se descurce cu spyware, conturi piratate și stalkerware pe milioane de dispozitive.

De fiecare dată când adăugam un nou instrument, ne puneam două întrebări: elimină pașii manuali pentru prima linie și poate un nou angajat să îl înțeleagă într-o săptămână? Dacă răspunsul era negativ, era eliminat de pe listă. De obicei, adevăratul blocaj nu este tehnologia în sine, ci datele fragmentate și oamenii pe jumătate instruiți care încearcă să lipească sistemele în timp ce clienții așteaptă.

Uitați-vă cu sinceritate la pachetul dvs. tehnologic. Ce se suprapune? Ce lipsește? Ce s-ar strica dacă singura persoană care cunoaște foaia de calcul magică ar pleca mâine? Începeți cu lucruri mărunte, reparați integrările care elimină introducerea manuală a datelor, instruiți oamenii cu privire la caracteristicile pe care nu le folosesc, eliminați instrumentele pe care nimeni nu le atinge.

Provocarea 5: Conducerea suprasolicitată

Dacă totul are nevoie de aprobarea ta, tu ești blocajul. Este greu să renunți. Dar atunci când vă înecați în decizii tactice, gândirea strategică moare.

Liderii care nu pot delega nu pot crește. Cei mai buni creează limite clare:"ți se cuvine până la X dolari" sau"aceste decizii sunt ale tale dacă nu se întâmplă Y". Apoi se dau la o parte din drum.

Scrieți cine decide ce. Utilizați ceva de genul RACI dacă aveți nevoie de structură, dar păstrați-o simplă. Dați-le oamenilor rezultate pe care să le dețină, nu doar sarcini de îndeplinit. Rezervați timp pentru munca în profunzime, la fel cum ați face pentru cea mai importantă întâlnire.

Provocarea 6: Gestionarea deficitară a stocurilor

Problemele cu stocurile sunt viclene și duc la două scenarii costisitoare:

• Stoc prea mic: duce la pierderea de vânzări și la clienți nemulțumiți.
• Stoc prea mare: blochează capitalul în produse care stau pe rafturi.

Aceste dezechilibre pot crea oscilații uriașe în lanțul de aprovizionare, un fenomen pe care economiștii îl numesc efectul bullwhip.

Tom Rockwell, CEO al Concrete Tools Direct, aprovizionează antreprenori cărora le pasă doar dacă unealta este pe șantier, funcționează în ziua respectivă și nu cedează în timpul turnării.

Stocurile devin un blocaj în momentul în care echipa dvs. începe să ghicească. Am încetat să mai tratăm stocurile ca pe o problemă de depozit și am început să le tratăm ca pe o promisiune de șantier. Instrumentele care mențin proiectele în mișcare sunt urmărite zilnic. Cei care se mișcă lent își câștigă spațiul sau pleacă. Odată ce datele s-au potrivit cu modul în care echipele lucrează de fapt, stocurile au scăzut și am încetat să mai blocăm bani în produse greșite.

Începeți cu elementele de bază: sortați-vă produsele în funcție de importanță (analiza ABC), stabiliți stocul de siguranță pe baza variabilității reale, nu a intuiției, și măsurați dacă previziunile sunt corecte. Luați în considerare abordările just-in-time acolo unde este cazul. Cel mai important, aduceți în mod regulat vânzările, marketingul și lanțul de aprovizionare în aceeași cameră, astfel încât surprizele să devină rare.

Provocarea 7: Structuri organizaționale rigide

Ierarhiile de școală veche aveau sens atunci când schimbările erau lente și treptate. Cu toate acestea, în vremurile actuale, în momentul în care o decizie ajunge la cinci niveluri și apoi înapoi în jos, oportunitatea a dispărut. Aceasta este una dintre cele mai insidioase provocări în materie de creștere.

Dar nu vă aruncați în aer organigrama. Creați doar supape de evacuare. Lăsați echipele să se formeze în jurul problemelor, să ia decizii, apoi să se dizolve. Păstrați ierarhia pentru ceea ce este bun, coordonarea și responsabilitatea, dar adăugați flexibilitate acolo unde viteza contează.

Încercați să formați o echipă mică în jurul unei singure probleme a clientului. Vă rugăm să le oferiți un obiectiv clar, un termen limită și autoritatea necesară pentru a acționa. Vedeți ce se întâmplă. Companiile care reușesc acest lucru pot răspunde la schimbările de pe piață fără a cere întregii organizații să pivoteze.

Provocarea 8: Analiza insuficientă a pieței

Să construiești lucruri pe care nu le vrea nimeni este costisitor. Cu toate acestea, tone de companii își verifică piața o dată pe an, dacă nu chiar atât. Piețele nu așteaptă ciclul dvs. anual de planificare.

Concurenții își schimbă tacticile lunar. Nevoile clienților dumneavoastră se schimbă constant. Faceți din învățare un obicei, nu un eveniment. Faceți sondaje rapide în rândul clienților în fiecare lună. Acest lucru vă va ajuta să stabiliți intenția vizitatorului și a cumpărătorului, astfel încât să îi puteți viza cu ceea ce vor de fapt să vadă. Efectuați apeluri win-loss după fiecare tranzacție importantă. Verificați ce fac concurenții săptămânal, nu anual. Întrebați clienții pentru ce anume angajează produsul dumneavoastră, iar răspunsul s-ar putea să vă surprindă. Apoi, folosiți efectiv ceea ce ați învățat atunci când decideți ce să construiți în continuare.

Provocarea 9: Gestionarea financiară greșită

Nimic nu ucide creșterea mai repede decât rămânerea fără bani. Cu toate acestea, companiile zboară în orb, cu marje neclare, datorii întinse și sperând că volumul va rezolva problemele de profitabilitate.

Majoritatea companiilor au nevoie de trei lucruri: previziuni care să reflecte cu exactitate realitatea, un tablou de bord care să arate în mod clar ceea ce contează și cineva care să întrebe "de ce" atunci când cifrele deviază.

Renunțați la bugetul anual în favoarea previziunilor continue. Urmăriți cifrele care prevestesc problemele, nu doar le raportează, cât de repede colectați numerar, ce segmente de clienți fac cu adevărat bani și cât costă cu adevărat să achiziționați un client. Anticipați problemele și poate le veți putea evita.

Provocarea 10: Retenția și moralul angajaților

Când oamenii pleacă, totul încetinește. Așa că uitați de mesele de ping-pong. Oamenii rămân pentru oportunități de creștere, tratament corect și manageri cărora chiar le pasă.

James Robbins, cofondator și redactor-șef al Employer Branding News, își petrece timpul urmărind modul în care concedierile, inteligența artificială și deciziile culturale ajung în viața de zi cu zi a echipelor reale.

Atunci când munca continuă să fie blocată de aceleași aprobări sau de aceleași priorități neclare, oamenii nu o descriu ca fiind o "problemă de proces". Ei spun că societatea nu își ține promisiunile. Blocajele sunt o problemă de marcă a angajatorului la fel de mult ca o problemă operațională, deoarece îi învață în liniște pe cei mai buni oameni să nu mai creadă în ceea ce spuneți.

Discuțiile individuale regulate sunt mai importante decât evaluările anuale. Acest lucru creează căi pentru ca oamenii să se dezvolte fără să plece. Le dați de înțeles că regresul carierei lor este esențial pentru dvs. și este un parametru asupra căruia au control. Acest lucru creează, de asemenea, conexiuni, la fel ca și sărbătorirea specifică a victoriilor: "Bună treabă cu contul Johnson" bate "Mulțumesc pentru tot ceea ce faci". Statisticile de mai jos sunt simple, dar revelatoare.Mergem înainte

Fiecare întreprindere este susceptibilă la blocaje operaționale cauzate de o varietate de factori:

• Procese defectuoase
• Resurse prost alocate
• Comunicare deficitară
• Tehnologie depășită sau utilizată necorespunzător
• Lideri suprasolicitați care devin micro-manageri
• Gestionarea haotică a stocurilor
• Structuri organizaționale rigide
• Informații slabe despre piață
• Management financiar neclar
• Probleme legate de retenția și moralul angajaților

Fiecare dintre aceste probleme poate încetini sau opri creșterea.

Nici soluțiile nu sunt magice. Vedeți unde curge (sau nu) munca. Alocați resursele acolo unde acestea contează. Comunicați clar. Utilizați tehnologii care ajută, nu care împiedică. Lăsați liderii să conducă, în loc să fie doar oameni care sunt de acord sau nu cu ceilalți. Echilibrați inventarul cu numerarul. Creați flexibilitate. Rămâneți aproape de piața dumneavoastră. Cunoașteți-vă cifrele. Aveți grijă de oamenii dumneavoastră.

Pentru a citi mai multe despre managementul afacerilor și marketing, consultați alte articole de peblogul Aspiration Marketing .