Goulets d'étranglement : 10 défis de croissance pour les dirigeants

Il arrive qu'une entreprise ralentisse de manière imperceptible, jusqu'à ce que tout semble plus lourd que prévu. Le travail s'accumule dans des coins bizarres. Les approbations restent lettre morte.

Les gens dépensent plus d'énergie à résoudre les mêmes problèmes qu'à faire le travail qui fait réellement avancer les choses. C'est ce ralentissement silencieux qui s'insinue dans le quotidien et fait que chaque projet semble 20 % plus lent.

Ce ralentissement provient généralement d'un seul point : un goulot d'étranglement opérationnel. Et le plus ennuyeux, c'est que les goulets d'étranglement sont rarement spectaculaires. Ils se cachent derrière l'excuse"Nous avons toujours fait comme ça" ou derrière une solution de contournement créée par quelqu'un au cours d'une semaine chargée et qui est devenue permanente.

Il est important de résoudre ces problèmes, car l'élimination d'un blocage libère souvent davantage de capacité que l'embauche d'une autre personne ou l'ajout d'un autre outil. Ce qui suit n'est donc pas de la théorie. Il s'agit d'une liste de dix facteurs de ralentissement de la croissance que nous avons observés à maintes reprises, ainsi que des solutions qui fonctionnent réellement dans le monde réel. Intégrez-les à votre plan de développement commercial et voyez ce qui se passe.

Défi 1 : Processus de travail inefficaces

Vous souvenez-vous de la dernière fois où vous avez vu une simple demande passer entre les mains de cinq personnes avant que quoi que ce soit ne se produise ? C'est de cela que je parle. Le travail passe d'une équipe à l'autre, les gens refont la même chose trois fois, les approbations restent dans la boîte de réception de quelqu'un pendant une semaine, et tout le monde est en réunion pour essayer de comprendre ce qui se passe.

Samuel Charmetant, PDG d'ArtMajeur by YourArt, dirige un marché mondial de l'art en ligne où des milliers d'artistes dépendent d'un bon fonctionnement pour que leur travail soit réellement vu et non perdu dans le système.

Les plus gros problèmes de flux de travail apparaissent rarement dans les tableaux de bord. Ils apparaissent lorsqu'un artiste demande pourquoi son travail n'est pas encore visible ou pourquoi une simple mise à jour a pris des jours. Chaque fois que nous avons cartographié un processus de bout en bout, nous avons trouvé des étapes supplémentaires ajoutées "juste pour l'instant" qui étaient devenues permanentes. Le nettoyage de ces étapes a libéré plus de capacité que n'importe quelle nouvelle embauche.

Vous voulez essayer ? Prenez un tableau blanc et décrivez un processus qui vous rend fou. Demandez aux personnes qui effectuent le travail où il est bloqué. Vous trouverez probablement des transferts sans responsable, des décisions peu claires et des étapes qui avaient un sens il y a cinq ans mais qui n'en ont plus aujourd'hui.

Voici ce qu'il faut savoir sur l'automatisation : ne jetez pas la technologie sur un processus défaillant. Réparez d'abord le flux. McKinsey a constaté que

Le simple fait d'améliorer la façon dont les équipes partagent l'information peut accroître la productivité de 20 à 25 %.

Et ce, avant même d'acheter un logiciel sophistiqué.

Défi 2 : Manque d'affectation des ressources

Cette question est délicate car on a l'impression qu'il faut plus de tout, plus de personnes, plus de budget, plus de temps. En général, vous disposez cependant de suffisamment de ressources; elles sont simplement mal placées.

Essayez ceci : pendant un mois, suivez l'emploi du temps de votre équipe. Non pas en fonction des descriptions de poste, mais en fonction de la réalité. Il en va de même pour le budget : quels sont les projets qui consomment de l'argent sans produire de résultats clairs ? L'ancienne approche du tableau de bord prospectif fonctionne toujours ici ; reliez le travail aux objectifs réels de l'entreprise afin que chacun sache pourquoi il est important.

Défi 3 : Ruptures de communication

Une mauvaise communication bloque tout. Vous avez des choses urgentes enfouies dans les courriels, des décisions prises dans des filières de discussion Slack aléatoires et des réunions où rien n'est décidé.

Le problème est que la plupart des entreprises ont trop de canaux et pas de règles. Il faut choisir des voies et s'y tenir. Les décisions relatives aux produits sont prises ici, les problèmes des clients sont traités là, et les mises à jour hebdomadaires sont conservées dans ce document. Cela semble élémentaire, car c'est le cas.

Organisez vos canaux comme des voies de circulation. Organisez des réunions courtes et ciblées, par exemple des réunions quotidiennes pour des synchronisations rapides, et réservez les sessions plus longues pour l'examen de questions spécifiques. Consignez les décisions par écrit afin que les gens puissent les retrouver plus tard.

Défi 4 : Utilisation inadéquate de la technologie

J'ai vu des systèmes d'une valeur d'un million de dollars utilisés comme de vulgaires feuilles de calcul, et j'ai également vu des équipes qui géraient l'ensemble de leurs opérations sur une feuille de calcul que seule une personne comprenait. Dans les deux cas, il s'agit d'un problème.

Stanislav Khilobochenko, ancien vice-président des services à la clientèle chez Clario, a dirigé des équipes qui aidaient les gens à gérer les logiciels espions, les comptes piratés et les logiciels de harcèlement sur des millions d'appareils.

Chaque fois que nous ajoutions un nouvel outil, nous posions deux questions : est-ce qu'il supprime des étapes manuelles pour le personnel de première ligne, et est-ce qu'un nouvel employé peut le comprendre en une semaine ? Si la réponse était négative, l'outil était retiré de la liste. Le véritable goulot d'étranglement n'est généralement pas la technologie elle-même, mais plutôt les données fragmentées et les personnes à moitié formées qui essaient de coller les systèmes ensemble pendant que les clients attendent.

Examinez honnêtement votre pile technologique. Qu'est-ce qui se chevauche ? Qu'est-ce qui manque ? Qu'est-ce qui tomberait en panne si la personne qui connaît la feuille de calcul magique partait demain ? Commencez par de petites choses, fixez les intégrations qui éliminent la saisie manuelle des données, formez les gens aux fonctions qu'ils n'utilisent pas, supprimez les outils que personne ne touche.

Défi 5 : Une direction débordée

Si tout doit être approuvé par vous, vous êtes le goulot d'étranglement. Il est difficile de lâcher prise. Mais lorsque vous vous noyez dans les décisions tactiques, la réflexion stratégique s'éteint.

Les dirigeants qui ne peuvent pas déléguer n'évoluent pas. Les meilleurs d'entre eux fixent des limites claires :"vous êtes responsable de ce projet à hauteur de X dollars" ou"ces décisions vous appartiennent à moins que Y ne se produise". Ensuite, ils se retirent du chemin.

Notez qui décide de quoi. Utilisez un modèle RACI si vous avez besoin d'une structure, mais restez simple. Donnez aux gens des résultats à s'approprier, et non pas seulement des tâches à accomplir. Réservez du temps pour un travail approfondi, comme vous le feriez pour votre réunion la plus importante.

Défi 6 : Mauvaise gestion des stocks

Les problèmes de stock sont sournois. Si vous ne stockez pas assez, vous perdez des ventes et vous décevez des clients. Si vous stockez trop, vous verrez vos liquidités disparaître sur les étagères. De petites variations de la demande entraînent d'énormes fluctuations en amont et en aval de la chaîne d'approvisionnement. Les économistes appellent cela l'effet « bullwhip ».

Tom Rockwell, PDG de Concrete Tools Direct, fournit des entrepreneurs qui ne se soucient que de savoir si l'outil est sur le chantier, s'il fonctionne le jour même et s'il ne tombe pas en panne au milieu de la coulée.

Les stocks deviennent un goulot d'étranglement dès que votre équipe commence à faire des suppositions. Nous avons cessé de considérer le stock comme un problème d'entrepôt et avons commencé à le traiter comme une promesse de chantier. Les outils qui permettent aux projets d'avancer font l'objet d'un suivi quotidien. Les personnes qui avancent lentement gagnent leur place ou s'en vont. Une fois que les données ont correspondu à la façon dont les équipes travaillent réellement, les ruptures de stock ont diminué et nous avons cessé d'immobiliser de l'argent dans les mauvais produits.

Commencez par l'essentiel : classez vos produits par ordre d'importance (analyse ABC), définissez le stock de sécurité en fonction de la variabilité réelle et non de l'intuition, et évaluez l'exactitude de vos prévisions. Envisagez, le cas échéant, des approches de type "juste à temps" . Plus important encore, réunissez régulièrement les ventes, le marketing et la chaîne d'approvisionnement dans la même pièce, afin que les surprises deviennent rares.

Défi 7 : Structures organisationnelles rigides

Les hiérarchies à l'ancienne avaient du sens lorsque le changement était lent et progressif. Toutefois, à l'heure actuelle, lorsqu'une décision atteint cinq niveaux, puis redescend, l'occasion n'est plus là. Il s'agit là de l'un des défis les plus insidieux en matière de croissance.

Mais ne faites pas exploser votre organigramme. Créez simplement des échappatoires. Laissez les équipes se former autour des problèmes, prendre des décisions, puis se dissoudre. Conservez la hiérarchie pour ce qu'elle sait faire, la coordination et la responsabilité, mais ajoutez de la flexibilité là où la rapidité est importante.

Essayez de former une petite équipe autour d'un seul problème de client. Donnez-leur un objectif clair, un délai et l'autorité nécessaire pour agir. Voyez ce qui se passe. Les entreprises qui y parviennent peuvent répondre aux évolutions du marché sans que l'ensemble de l'organisation n'ait à pivoter.

Défi 8 : Analyse de marché insuffisante

Construire des produits dont personne ne veut coûte cher. Pourtant, des tonnes d'entreprises ne consultent leur marché qu'une fois par an, voire pas du tout. Les marchés n'attendent pas votre cycle de planification annuel.

Vos concurrents changent de tactique tous les mois. Les besoins de vos clients évoluent constamment. Faites de l'apprentissage une habitude, pas un événement. Réalisez des enquêtes rapides auprès des clients chaque mois. Elles vous aideront à cerner les intentions des visiteurs et des acheteurs, afin que vous puissiez leur proposer ce qu'ils souhaitent réellement voir. Effectuez des appels pour connaître les gains et les pertes après chaque transaction importante. Vérifiez ce que font les concurrents chaque semaine, et non chaque année. Demandez à vos clients pour quelle tâche ils font réellement appel à votre produit, et la réponse pourrait vous surprendre. Ensuite, utilisez réellement ce que vous avez appris lorsque vous décidez de ce que vous allez construire.

Défi 9 : La mauvaise gestion financière

Rien ne tue la croissance plus rapidement que le manque d'argent. Pourtant, les entreprises volent à l'aveuglette, avec des marges floues, des dettes exagérées et en espérant que le volume résoudra leurs problèmes de rentabilité.

La plupart des entreprises ont besoin de trois choses : des prévisions qui reflètent fidèlement la réalité, un tableau de bord qui montre clairement ce qui est important et quelqu'un qui demande "pourquoi" lorsque les chiffres s'écartent de la réalité.

Abandonnez le budget annuel au profit de prévisions glissantes. Suivez les chiffres qui prédisent les problèmes, et pas seulement ceux qui les signalent, la rapidité avec laquelle vous encaissez les liquidités, les segments de clientèle qui gagnent réellement de l'argent et le coût réel de l'acquisition d'un client. Si vous les voyez venir, vous pourrez peut-être les éviter.

Défi n° 10 : fidélisation et moral des employés

Quand les gens partent, tout ralentit. Oubliez donc les tables de ping-pong. Les gens restent pour les opportunités de croissance, un traitement équitable et des managers qui se soucient vraiment d'eux.

James Robbins, cofondateur et rédacteur en chef d'Employer Branding News, consacre son temps à suivre la manière dont les licenciements, l'IA et les décisions relatives à la culture d'entreprise se répercutent sur le quotidien d'équipes réelles.

Lorsque le travail reste bloqué par les mêmes approbations ou les mêmes priorités floues, les gens ne décrivent pas cela comme un "problème de processus". Ils disent que l'entreprise ne tient pas ses promesses. Les goulets d'étranglement sont autant un problème de marque employeur qu'un problème opérationnel, car ils apprennent discrètement à vos meilleurs éléments à ne plus croire ce que vous dites.

Les entretiens individuels réguliers sont plus importants que les évaluations annuelles. Cela permet aux employés d'évoluer sans partir. Vous leur faites savoir que leur progression de carrière est essentielle pour vous et qu'il s'agit d'un paramètre dont ils ont le contrôle. Cela permet également de créer des liens, tout comme célébrer les victoires de manière spécifique : "Bon travail pour le compte de Johnson" remplace "Merci pour tout ce que vous faites". Les statistiques ci-dessous sont simples mais révélatrices.Aller de l'avant

Des processus défaillants, des ressources mal placées, une mauvaise communication, une technologie dépassée, des dirigeants débordés, des stocks désordonnés, des structures rigides, une faible connaissance du marché, des finances floues ou des problèmes liés au personnel peuvent être à l'origine de goulets d'étranglement. Toutes les entreprises sont susceptibles d'être confrontées à ces problèmes.

Les solutions ne sont pas non plus magiques. Voyez où le travail circule (ou ne circule pas). Affecter les ressources là où elles sont les plus importantes. Communiquez clairement. Utiliser des technologies qui aident, et non qui gênent. Laisser les dirigeants diriger, plutôt que de se contenter d'être en accord ou en désaccord avec les autres. Équilibrer les stocks et la liquidité. Créez de la flexibilité. Restez proche de votre marché. Connaître ses chiffres. Prenez soin de votre personnel.

Pour en savoir plus sur la gestion d'entreprise et le marketing, consultez d'autres articles sur le blog d'Aspiration Marketing .