Operative Engpässe: 10 Wachstumsherausforderungen für Führungskräfte

Manchmal verlangsamt sich ein Unternehmen auf eine Art und Weise, die man nicht ganz erkennen kann, bis sich alles schwerer anfühlt, als es sollte. Die Arbeit stapelt sich in seltsamen Ecken. Genehmigungen bleiben unangetastet.

Die Mitarbeiter verwenden mehr Energie darauf, die gleichen Probleme zu lösen, als sich um die Arbeit zu kümmern, die die Dinge tatsächlich voranbringt. Es ist diese stille Last, die sich in den Alltag einschleicht und jedes Projekt um 20 % langsamer erscheinen lässt.

Diese Verzögerung hat in der Regel eine Ursache: einen operativen Engpass. Und das Ärgerliche daran ist, dass Engpässe selten dramatisch aussehen. Sie verstecken sich hinter der Ausrede:"Das haben wir schon immer so gemacht", oder hinter einer Ausweichlösung, die jemand in einer arbeitsreichen Woche geschaffen hat und die irgendwie dauerhaft wurde.

Die Behebung dieser Engpässe ist wichtig, denn durch die Beseitigung eines Engpasses werden oft mehr Kapazitäten frei als durch die Einstellung eines weiteren Mitarbeiters oder den Einsatz eines weiteren Werkzeugs. Was folgt, ist also keine Theorie. Es handelt sich um eine Liste von zehn Wachstumskillern, die wir immer wieder beobachten, zusammen mit den Lösungen, die in der Praxis tatsächlich funktionieren. Fügen Sie diese in Ihren Geschäftsentwicklungsplan ein und sehen Sie, was passiert.

Herausforderung 1: Ineffiziente Workflow-Prozesse

Erinnern Sie sich an das letzte Mal, als Sie eine einfache Anfrage zwischen fünf Personen hin- und herschieben mussten, bevor etwas passierte? Das ist es, was ich meine. Die Arbeit wird zwischen den Teams hin- und hergeschoben, die Leute machen dasselbe dreimal, Genehmigungen bleiben eine Woche lang im Posteingang liegen, und alle sitzen in Besprechungen und versuchen herauszufinden, was da los ist.

Samuel Charmetant, CEO von ArtMajeur by YourArt, betreibt einen globalen Online-Kunstmarktplatz, bei dem Tausende von Künstlern auf reibungslose Abläufe angewiesen sind, damit ihre Arbeiten tatsächlich gesehen werden und nicht im System verloren gehen.

Die größten Workflow-Probleme tauchen selten in Dashboards auf. Sie tauchen auf, wenn ein Künstler fragt, warum seine Werke noch nicht sichtbar sind oder warum eine einfache Aktualisierung Tage gedauert hat. Jedes Mal, wenn wir einen Prozess durchgängig abbildeten, fanden wir zusätzliche Schritte, die "nur für den Moment" hinzugefügt wurden und irgendwie dauerhaft geworden waren. Die Bereinigung dieser Schritte hat mehr Kapazitäten freigesetzt als jede Neueinstellung.

Möchten Sie dies ausprobieren? Nehmen Sie ein Whiteboard und zeichnen Sie einen Prozess auf, der Sie in den Wahnsinn treibt. Fragen Sie die Mitarbeiter, die die Arbeit erledigen, wo es hakt. Wahrscheinlich finden Sie Übergaben , für die niemand zuständig ist, Entscheidungen, über die sich niemand im Klaren ist, und Schritte, die vor fünf Jahren sinnvoll waren, heuteaber nicht mehr.

Die Sache mit der Automatisierung ist die: Schmeißen Sie keine Technik auf einen kaputten Prozess. Reparieren Sie zuerst den Fluss. McKinsey fand heraus, dass

Allein die Verbesserung der Art und Weise, wie Teams Informationen austauschen, kann die Produktivität um 20-25 % steigern.

Und das, bevor Sie irgendeine ausgefallene Software kaufen.

Herausforderung 2: Mangelnde Ressourcenzuweisung

Dies ist eine schwierige Frage, weil man das Gefühl hat, dass man von allem mehr braucht: mehr Leute, mehr Budget, mehr Zeit. In der Regel haben Sie jedoch genug Ressourcen; sie sind nur an den falschen Stellen eingesetzt.

Versuchen Sie Folgendes: Verfolgen Sie einen Monat lang, wohin die Zeit Ihres Teams tatsächlich fließt. Nicht das, was in der Stellenbeschreibung steht, sondern die Realität. Das Gleiche gilt für das Budget – welche Projekte verschlingen Geld, ohne klare Ergebnisse zu erzielen? Der alte Ansatz der Balanced Scorecard funktioniert hier immer noch: Verbinden Sie die Arbeit mit echten Geschäftszielen, damit jeder weiß, warum sie wichtig ist.

Herausforderung 3: Kommunikationspannen

Schlechte Kommunikation verstopft alles. Dringende Angelegenheiten werden in E-Mails vergraben, Entscheidungen werden in zufälligen Slack-Threads getroffen und in Meetings wird nichts entschieden.

Das Problem ist, dass die meisten Unternehmen zu viele Kanäle und keine Regeln haben. Suchen Sie sich Wege aus und halten Sie sich daran. Produktentscheidungen werden hier getroffen, Kundenprobleme werden dort behandelt, und wöchentliche Updates werden in diesem Dokument festgehalten. Klingt einfach, ist es auch.

Richten Sie Ihre Kanäle wie Fahrspuren ein. Halten Sie Besprechungen kurz und zielgerichtet, z. B. tägliche Stand-ups für schnelle Synchronisationen und reservieren Sie längere Sitzungen für die Behandlung spezifischer Probleme. Halten Sie Entscheidungen schriftlich fest, damit die Mitarbeiter sie später wiederfinden können.

Herausforderung 4: unzureichende Nutzung der Technologie

Ich habe schon millionenschwere Systeme gesehen, die als glorifizierte Tabellenkalkulationen verwendet wurden, und auch schon Teams gesehen, die ihren gesamten Betrieb über eine Tabellenkalkulation abwickelten, die nur eine Person verstand. Beides ist ein Problem.

Stanislav Khilobochenko, ehemaliger VP of Customer Services bei Clario, leitete Teams, die Menschen bei der Bekämpfung von Spyware, gehackten Konten und Stalkerware auf Millionen von Geräten halfen.

Jedes Mal, wenn wir ein neues Tool einführten, stellten wir zwei Fragen: Erspart es den Mitarbeitern an der Front manuelle Schritte, und kann ein neuer Mitarbeiter es in einer Woche verstehen? Wenn die Antwort nein lautete, wurde es von der Liste gestrichen. Der eigentliche Engpass ist in der Regel nicht die Technologie selbst, sondern die fragmentierten Daten und die halb ausgebildeten Mitarbeiter, die versuchen, die Systeme zusammenzufügen, während die Kunden warten.

Schauen Sie sich Ihr technisches System ehrlich an. Was überschneidet sich? Was fehlt? Was würde kaputtgehen, wenn die Person, die die magische Tabelle kennt, morgen gehen würde? Fangen Sie klein an, beheben Sie Integrationen, die die manuelle Dateneingabe überflüssig machen, schulen Sie Mitarbeiter für Funktionen, die sie nicht nutzen, und schaffen Sie Tools ab, die niemand anfasst.

Herausforderung 5: Überforderte Führung

Wenn alles von Ihnen genehmigt werden muss, sind Sie der Engpass. Loszulassen ist schwer. Aber wenn Sie in taktischen Entscheidungen ertrinken, bleibt das strategische Denken auf der Strecke.

Führungspersönlichkeiten, die nicht delegieren können, werden nicht größer. Die Besten schaffen klare Grenzen:"Bis zu einem Betrag von X gehört das Ihnen" oder"Diese Entscheidungen gehören Ihnen, es sei denn, es geschieht Y". Dann gehen sie aus dem Weg.

Schreiben Sie auf, wer was entscheidet. Verwenden Sie etwas wie RACI, wenn Sie eine Struktur brauchen, aber halten Sie es einfach. Geben Sie den Mitarbeitern Ergebnisse an die Hand, nicht nur zu erledigende Aufgaben. Planen Sie Zeit für intensive Arbeit ein, so wie Sie es auch für Ihre wichtigste Sitzung tun würden.

Herausforderung 6: Schlechtes Bestandsmanagement

Probleme mit dem Lagerbestand sind heimtückisch. Wenn Sie zu wenig lagern, verlieren Sie Umsatz und verärgern Ihre Kunden. Wenn Sie zu viel auf Lager haben, verschwindet Ihr Bargeld in den Regalen. Kleine Veränderungen in der Nachfrage führen zu großen Schwankungen in der Lieferkette nach oben und unten. Wirtschaftswissenschaftler nennen das den Bullwhip-Effekt.

Tom Rockwell, Geschäftsführer von Concrete Tools Direct, beliefert Bauunternehmen, die sich nur darum kümmern, dass das Werkzeug auf der Baustelle ist, an dem Tag funktioniert und nicht während des Betonierens ausfällt.

Der Lagerbestand wird zu einem Engpass, sobald Ihr Team anfängt zu raten. Wir haben aufgehört, den Bestand als ein Lagerproblem zu betrachten, und sind dazu übergegangen, ihn als ein Versprechen für die Baustelle zu betrachten. Die Werkzeuge, die die Projekte am Laufen halten, werden täglich nachverfolgt. Langsame Arbeiter verdienen sich ihren Platz, oder sie verschwinden. Sobald die Daten mit der tatsächlichen Arbeit der Teams übereinstimmten, gingen die Fehlbestände zurück, und wir hörten auf, Geld für die falschen Produkte zu binden.

Beginnen Sie mit den Grundlagen: Sortieren Sie Ihre Produkte nach Wichtigkeit (ABC-Analyse), legen Sie den Sicherheitsbestand auf der Grundlage der tatsächlichen Schwankungen und nicht nach dem Bauchgefühl fest, und messen Sie, ob Ihre Prognosen zutreffen. Ziehen Sie gegebenenfalls Just-in-Time-Konzepte in Betracht. Am wichtigsten ist, dass Sie Vertrieb, Marketing und Lieferkette regelmäßig an einen Tisch bringen, damit Überraschungen seltener werden.

Herausforderung 7: Starre organisatorische Strukturen

Hierarchien der alten Schule waren sinnvoll, als der Wandel noch langsam und schrittweise erfolgte. Heutzutage jedoch ist die Gelegenheit vorbei, wenn eine Entscheidung fünf Ebenen erreicht und dann wieder zurückgeht. Dies ist eine der heimtückischsten Wachstumsherausforderungen.

Aber sprengen Sie Ihr Organigramm nicht in die Luft. Schaffen Sie einfach Ausweichmöglichkeiten. Lassen Sie zu, dass sich Teams um Probleme herum bilden, Entscheidungen treffen und sich dann wieder auflösen. Behalten Sie die Hierarchie für das, was sie am besten kann, nämlich Koordinierung und Verantwortlichkeit, aber sorgen Sie für mehr Flexibilität, wenn es um Schnelligkeit geht.

Versuchen Sie, ein kleines Team um ein einziges Kundenproblem herum zu bilden. Geben Sie ihnen ein klares Ziel, eine Frist und die nötige Autorität, um zu handeln. Sehen Sie, was passiert. Unternehmen, die dies richtig machen, können auf Marktveränderungen reagieren, ohne dass die gesamte Organisation umschwenken muss.

Herausforderung 8: Unzureichende Marktanalyse

Etwas zu bauen, das niemand will, ist teuer. Doch viele Unternehmen informieren sich einmal im Jahr über ihren Markt, wenn überhaupt. Die Märkte warten nicht auf Ihren jährlichen Planungszyklus.

Ihre Konkurrenten ändern ihre Taktiken monatlich. Die Bedürfnisse Ihrer Kunden ändern sich ständig. Machen Sie Lernen zur Gewohnheit, nicht zu einem Ereignis. Führen Sie jeden Monat kurze Kundenumfragen durch. So können Sie die Absichten von Besuchern und Käufern ermitteln und sie mit dem ansprechen, was sie tatsächlich sehen wollen. Führen Sie nach jedem größeren Geschäftsabschluss Gewinn- und Verlustgespräche. Überprüfen Sie wöchentlich, nicht jährlich, was die Konkurrenz macht. Fragen Sie Ihre Kunden , für welche Aufgabe sie Ihr Produkt wirklich einsetzen, und die Antwort könnte Sie überraschen. Nutzen Sie das Gelernte, wenn Sie entscheiden, was Sie als Nächstes entwickeln wollen.

Herausforderung 9: Finanzielle Misswirtschaft

Nichts hemmt das Wachstum schneller, als wenn das Geld ausgeht. Dennoch fliegen Unternehmen im Blindflug, mit unklaren Gewinnspannen, überzogenen Verbindlichkeiten und in der Hoffnung, dass das Volumen die Rentabilitätsprobleme lösen wird.

Die meisten Unternehmen brauchen drei Dinge: Prognosen, die die Realität genau widerspiegeln, ein Dashboard, das klar zeigt, worauf es ankommt, und jemanden, der nach dem "Warum" fragt, wenn die Zahlen abweichen.

Verzichten Sie auf das Jahresbudget und setzen Sie auf rollierende Prognosen. Verfolgen Sie die Zahlen, die Probleme vorhersagen und nicht nur melden, wie schnell Sie Geld einnehmen, welche Kundensegmente tatsächlich Geld einbringen und was es wirklich kostet, einen Kunden zu gewinnen. Sehen Sie es kommen, und Sie können es vielleicht vermeiden.

Herausforderung 10: Mitarbeiterbindung und -moral

Wenn Mitarbeiter gehen, wird alles langsamer. Vergessen Sie also die Tischtennisplatten. Mitarbeiter bleiben, weil sie sich weiterentwickeln wollen, weil sie fair behandelt werden wollen und weil sich ihre Vorgesetzten wirklich um sie kümmern.

James Robbins, Mitbegründer und Chefredakteur von Employer Branding News, verbringt seine Zeit damit, zu verfolgen, wie Entlassungen, künstliche Intelligenz und kulturelle Entscheidungen im Alltag echter Teams ankommen.

Wenn die Arbeit immer wieder durch die gleichen Genehmigungen oder die gleichen unklaren Prioritäten blockiert wird, bezeichnen die Mitarbeiter dies nicht als "Prozessproblem". Sie sagen, dass das Unternehmen seine Versprechen nicht einhält. Engpässe sind sowohl ein Problem der Arbeitgebermarke als auch ein betriebliches Problem, denn sie führen dazu, dass Ihre besten Mitarbeiter nicht mehr glauben, was Sie sagen.

Regelmäßige Einzelgespräche sind wichtiger als Jahresgespräche. So können sich die Mitarbeiter weiterentwickeln, ohne das Unternehmen zu verlassen. Sie lassen sie wissen, dass ihr beruflicher Aufstieg für Sie wichtig ist und dass sie die Kontrolle darüber haben. Auch das schafft Verbundenheit, ebenso wie das gezielte Feiern von Erfolgen: "Tolle Arbeit für den Johnson-Account" schlägt "Danke für alles, was Sie tun". Die folgenden Statistiken sind einfach und doch aufschlussreich.Vorwärtskommen

Kaputte Prozesse, falsch platzierte Ressourcen, schlechte Kommunikation, veraltete Technologie, überforderte Führungskräfte, Chaos im Lagerbestand, starre Strukturen, schwache Marktinformationen, unklare Finanzen oder Probleme mit den Mitarbeitern können zu Engpässen führen. Jedes Unternehmen ist für diese Probleme anfällig.

Die Lösungen sind auch keine Zauberei. Erkennen Sie, wo die Arbeit fließt (oder nicht fließt). Setzen Sie die Ressourcen dort ein, wo sie gebraucht werden. Kommunizieren Sie klar und deutlich. Setzen Sie Technik ein, die hilft und nicht behindert. Überlassen Sie den Führungskräften die Führung, anstatt nur Menschen zu sein, die mit anderen übereinstimmen oder nicht übereinstimmen. Gleichgewicht zwischen Bestand und Bargeld. Schaffen Sie Flexibilität. Bleiben Sie nah an Ihrem Markt. Kennen Sie Ihre Zahlen. Kümmern Sie sich um Ihre Mitarbeiter.

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