Cuellos de botella operativos: 10 retos de crecimiento para líderes

A veces, un negocio se ralentiza de una forma que no puedes ver hasta que todo parece más pesado de lo que debería. El trabajo se acumula en rincones extraños. Las aprobaciones se quedan sin tocar.

La gente gasta más energía arreglando los mismos problemas que haciendo el trabajo que realmente hace avanzar las cosas. Es ese lastre silencioso que se cuela en el día a día y hace que cada proyecto parezca un 20% más lento.

Ese lastre suele proceder de un único lugar: un cuello de botella operativo. Y lo más molesto es que los cuellos de botella rara vez parecen dramáticos. Se esconden detrás de la excusa: "Así es como siempre lo hemos hecho", o en una solución provisional que alguien creó durante una semana ajetreada y que, de algún modo, se convirtió en permanente.

Solucionar estos puntos es importante porque eliminar un bloqueo suele liberar más capacidad que contratar a otra persona o añadir otra herramienta. Así que lo que sigue no es teoría. Se trata de una lista de diez obstáculos al crecimiento que vemos una y otra vez, junto con las soluciones que realmente funcionan en el mundo real. Inclúyalos en su plan de desarrollo empresarial y vea qué ocurre.

Reto 1: Procesos de flujo de trabajo ineficaces

¿Recuerda la última vez que vio cómo una simple solicitud rebotaba entre cinco personas antes de que ocurriera algo? A eso me refiero. El trabajo pasa de un equipo a otro, la gente vuelve a hacer lo mismo tres veces, las aprobaciones se quedan en la bandeja de entrada de alguien durante una semana y todo el mundo está en reuniones intentando averiguar qué está pasando.

Samuel Charmetant, director general de ArtMajeur by YourArt, dirige un mercado de arte online global en el que miles de artistas confían en un funcionamiento fluido para que sus obras se vean realmente, no se pierdan en el sistema.

Los mayores problemas de flujo de trabajo rara vez aparecen en los cuadros de mando. Aparecen cuando un artista pregunta por qué su obra aún no está visible o por qué una simple actualización ha tardado días. Cada vez que trazábamos un proceso de principio a fin, encontrábamos pasos adicionales añadidos "sólo por ahora" que, de alguna manera, se habían convertido en permanentes. Limpiarlos liberó más capacidad que cualquier nueva contratación.

¿Quiere probarlo? Coge una pizarra y traza un proceso que te vuelva loco. Pregunte a las personas que realizan el trabajo dónde se atasca. Probablemente encontrará traspasos que nadie controla, decisiones que nadie tiene claras y pasos que tenían sentido hace cinco años pero que ya no lo tienen hoy.

Esto es lo que pasa con la automatización: no arrojes tecnología a un proceso roto. Arregle primero el flujo. Según McKinsey

El simple hecho de mejorar la forma en que los equipos comparten la información puede aumentar la productividad entre un 20 y un 25%.

Y eso antes de comprar ningún software sofisticado.

Reto 2: Falta de asignación de recursos

Esto es difícil porque parece que se necesita más de todo, más gente, más presupuesto, más tiempo. Pero, por lo general, los recursos son suficientes, sólo que están en los lugares equivocados.

Prueba esto: durante un mes, controla a qué dedica realmente su tiempo tu equipo. No lo que dice la descripción de su trabajo, sino la realidad. Lo mismo se aplica al presupuesto: ¿qué proyectos consumen dinero sin resultados claros? El viejo enfoque del Cuadro de Mando Integral sigue funcionando en este caso: relacione el trabajo con objetivos empresariales reales para que todo el mundo sepa por qué es importante.

Reto 3: Fallos en la comunicación

La mala comunicación lo obstruye todo. Hay cosas urgentes enterradas en el correo electrónico, decisiones tomadas en hilos aleatorios de Slack y reuniones en las que no se decide nada.

El problema es que la mayoría de las empresas tienen demasiados canales y no tienen normas. Elige carriles y cíñete a ellos. Las decisiones sobre el producto se toman aquí, los problemas de los clientes se resuelven allí y las actualizaciones semanales se mantienen en este documento. Suena básico porque lo es.

Configure sus canales como carriles de tráfico. Haz que las reuniones sean breves y tengan un objetivo, como las reuniones diarias para sincronizaciones rápidas, y reserva sesiones más largas para tratar asuntos concretos. Anote las decisiones para que la gente pueda encontrarlas más tarde.

Reto 4: Utilización inadecuada de la tecnología

He visto sistemas de millones de dólares utilizados como hojas de cálculo glorificadas y también he visto equipos que ejecutan toda su operación en una hoja de cálculo que sólo entiende una persona. Ambos son problemas.

Stanislav Khilobochenko, exvicepresidente de Atención al Cliente de Clario, dirigió equipos que ayudaban a las personas a enfrentarse a programas espía, cuentas pirateadas y programas de acoso en millones de dispositivos.

Cada vez que añadíamos una nueva herramienta, nos hacíamos dos preguntas: ¿elimina los pasos manuales para el personal de primera línea y puede entenderla una persona recién contratada en una semana? Si la respuesta era negativa, desaparecía de la lista. El verdadero cuello de botella no suele ser la tecnología en sí, sino los datos fragmentados y las personas medio formadas que intentan pegar los sistemas mientras los clientes esperan.

Analice honestamente su pila tecnológica. ¿Qué se solapa? ¿Qué falta? ¿Qué se rompería si la única persona que conoce la hoja de cálculo mágica se marchara mañana? Empiece poco a poco, arregle las integraciones que eliminan la entrada manual de datos, forme a la gente en las funciones que no utiliza, elimine las herramientas que nadie toca.

Desafío 5: Liderazgo sobrecargado

Si todo requiere su aprobación, usted es el cuello de botella. Dejar ir es difícil. Pero cuando te ahogas en decisiones tácticas, el pensamiento estratégico muere.

Los líderes que no saben delegar no escalan. Los mejores crean límites claros:"esto te pertenece hasta X dólares" o"estas decisiones son tuyas a menos que ocurra Y". Luego se quitan de en medio.

Anota quién decide qué. Utiliza algo como RACI si necesitas estructura, pero hazlo sencillo. Asigne resultados a los empleados, no sólo tareas. Dedique tiempo al trabajo en profundidad, igual que haría con su reunión más importante.

Desafío 6: Mala gestión del inventario

Los problemas de inventario son astutos. Si almacena demasiado poco, perderá ventas y disgustará a los clientes. Si almacena demasiado, verá cómo su dinero desaparece en las estanterías. Los pequeños cambios en la demanda provocan enormes oscilaciones en la cadena de suministro. Los economistas lo llaman efecto látigo.

Tom Rockwell, director general de Concrete Tools Direct, suministra a contratistas a quienes sólo les importa que la herramienta esté en la obra, funcione ese día y no falle a mitad del trabajo.

El inventario se convierte en un cuello de botella en el momento en que su equipo empieza a hacer conjeturas. Dejamos de tratar las existencias como un problema de almacén y empezamos a tratarlo como una promesa en el lugar de trabajo. Las herramientas que mantienen los proyectos en movimiento se controlan a diario. Los más lentos se ganan su sitio o se van. Una vez que los datos coincidieron con el trabajo real de las cuadrillas, se redujeron las roturas de stock y dejamos de inmovilizar efectivo en los productos equivocados.

Empiece por lo básico: clasifique sus productos por importancia (análisis ABC), fije las existencias de seguridad en función de la variabilidad real, no de su instinto, y mida si sus previsiones son exactas. Considere la posibilidad de aplicar enfoques "justo a tiempo" cuando proceda. Y lo que es más importante, reúna periódicamente en la misma sala a los departamentos de ventas, marketing y cadena de suministro, para que las sorpresas sean escasas.

Desafío 7: Estructuras organizativas rígidas

Las jerarquías de la vieja escuela tenían sentido cuando los cambios eran lentos y graduales. Sin embargo, en la actualidad, cuando una decisión llega a cinco niveles y vuelve a bajar, la oportunidad ha desaparecido. Este es uno de los retos de crecimiento más insidiosos.

Pero no haga saltar por los aires su organigrama. Cree válvulas de escape. Deje que los equipos se formen en torno a los problemas, tomen decisiones y luego se disuelvan. Mantenga la jerarquía en lo que es bueno, la coordinación y la responsabilidad, pero añada flexibilidad donde la velocidad importa.

Pruebe a formar un pequeño equipo en torno a un único problema de un cliente. Proporcióneles un objetivo claro, un plazo y la autoridad necesaria para actuar. A ver qué pasa. Las empresas que lo hacen bien pueden responder a los cambios del mercado sin necesidad de que toda la organización pivote.

Desafío 8: Análisis de mercado insuficiente

Construir cosas que nadie quiere es caro. Sin embargo, montones de empresas consultan su mercado una vez al año, si acaso. Los mercados no esperan a su ciclo de planificación anual.

Sus competidores cambian de táctica cada mes. Las necesidades de sus clientes cambian constantemente. Convierta el aprendizaje en un hábito, no en un acontecimiento. Realice encuestas breves a los clientes cada mes. Esto le ayudará a determinar la intención del visitante y del comprador, para que pueda dirigirse a ellos con lo que realmente quieren ver. Realice llamadas de pérdidas y ganancias después de cada operación importante. Compruebe lo que hacen los competidores semanalmente, no anualmente. Pregunte a los clientes para qué trabajo contratan realmente su producto y la respuesta podría sorprenderle. A continuación, utilice realmente lo que ha aprendido al decidir qué va a construir.

Desafío 9: Mala gestión financiera

Nada mata más rápido el crecimiento que quedarse sin dinero. Sin embargo, las empresas vuelan a ciegas, con márgenes poco claros, cuentas por pagar al límite y esperando que el volumen resuelva los problemas de rentabilidad.

La mayoría de las empresas necesitan tres cosas: previsiones que reflejen fielmente la realidad, un cuadro de mando que muestre claramente lo que importa y alguien que se pregunte "por qué" cuando los números se desvían.

Olvídese del presupuesto anual y opte por una previsiones continua. Haga un seguimiento de las cifras que predicen los problemas, no sólo de los informes, la rapidez con la que recauda efectivo, qué segmentos de clientes realmente ganan dinero y lo que cuesta realmente captar un cliente. Si lo ve venir, podrá evitarlo.

Reto 10: Retención y moral de los empleados

Cuando la gente se va, todo se ralentiza. Así que olvídese de las mesas de ping-pong. La gente se queda por las oportunidades de crecimiento, el trato justo y los directivos que se preocupan de verdad.

James Robbins, cofundador y redactor jefe de Employer Branding News, dedica su tiempo a rastrear cómo aterrizan los despidos, la IA y las decisiones culturales en el día a día de los equipos reales.

Cuando el trabajo sigue bloqueado por las mismas aprobaciones o las mismas prioridades poco claras, la gente no lo describe como un "problema de proceso". Dicen que la empresa no cumple sus promesas. Los cuellos de botella son un problema de marca de empresa tanto como un problema de operaciones, porque enseñan silenciosamente a tus mejores empleados a dejar de creer lo que dices.

Las reuniones individuales periódicas son más importantes que las revisiones anuales. Esto crea vías para que las personas crezcan sin marcharse. Les haces saber que la regresión de su carrera es esencial para ti y que es una métrica sobre la que tienen control. Esto también crea conexión, al igual que la celebración específica de las victorias: "gran trabajo en la cuenta de Johnson" es mejor que "gracias por todo lo que haces". Las siguientes estadísticas son sencillas pero reveladoras.Avanzar

Procesos rotos, recursos mal ubicados, mala comunicación, tecnología obsoleta, líderes abrumados, caos de inventario, estructuras rígidas, escasa inteligencia de mercado, finanzas poco claras o problemas relacionados con las personas pueden provocar cuellos de botella. Todas las empresas son susceptibles de sufrirlos.

Las soluciones tampoco son mágicas. Vea dónde fluye (o no) el trabajo. Ponga los recursos donde importan. Comuníquese con claridad. Utilizar tecnología que ayude, no que entorpezca. Deje que los líderes dirijan, en lugar de limitarse a ser personas que están de acuerdo o en desacuerdo con los demás. Equilibre el inventario con el efectivo. Sea flexible. Manténgase cerca de su mercado. Conozca sus cifras. Cuide de su gente.

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