Colli di bottiglia operativi: 10 sfide di crescita per i leader

A volte un'attività rallenta in modi che non si riescono a vedere, fino a quando tutto sembra più pesante del dovuto. Il lavoro si accumula negli angoli più strani. Le approvazioni non vengono prese in considerazione.

Le persone spendono più energie a risolvere gli stessi problemi che a svolgere il lavoro che effettivamente fa progredire le cose. È un freno silenzioso che si insinua nella quotidianità e fa sembrare ogni progetto più lento del 20%.

Questo freno di solito proviene da un unico punto: un collo di bottiglia operativo. E la parte fastidiosa è che i colli di bottiglia raramente sembrano drammatici. Si nascondono dietro la scusa"Abbiamo sempre fatto così" o dietro una soluzione creata da qualcuno durante una settimana di lavoro che in qualche modo è diventata permanente.

La soluzione di questi punti è importante perché la rimozione di un blocco spesso libera più capacità rispetto all'assunzione di un'altra persona o all'aggiunta di un altro strumento. Quella che segue non è quindi una teoria. Si tratta di un elenco di dieci fattori che uccidono la crescita e che vediamo ripetutamente, insieme alle soluzioni che funzionano davvero nel mondo reale. Inseriteli nel vostro piano di sviluppo aziendale e vedete cosa succede.

Sfida 1: Processi di flusso di lavoro inefficienti

Ricordate l'ultima volta in cui avete visto una semplice richiesta rimbalzare tra cinque persone prima che accadesse qualcosa? Ecco di cosa sto parlando. Il lavoro viene abbandonato da un team all'altro, le persone rifanno la stessa cosa tre volte, le approvazioni rimangono nella casella di posta di qualcuno per una settimana e tutti sono in riunione per cercare di capire cosa sta succedendo.

Samuel Charmetant, CEO di ArtMajeur by YourArt, gestisce un mercato globale di opere d'arte online in cui migliaia di artisti si affidano a un'operatività fluida per far sì che il loro lavoro venga effettivamente visto e non andato perso nel sistema.

I maggiori problemi di flusso di lavoro raramente si manifestano nei dashboard. Si manifestano quando un artista chiede perché il suo lavoro non è ancora visibile o perché un semplice aggiornamento ha richiesto giorni. Ogni volta che abbiamo mappato un processo end-to-end, abbiamo trovato passaggi extra aggiunti "solo per ora" che in qualche modo erano diventati permanenti. La pulizia di questi passaggi ha liberato più capacità di qualsiasi nuova assunzione.

Volete provare? Prendete una lavagna e tracciate un processo che vi faccia impazzire. Chiedete alle persone che svolgono il lavoro dove si blocca. Probabilmente troverete passaggi che non sono di competenza di nessuno, decisioni che non sono chiare a nessuno e passaggi che avevano senso cinque anni fa ma oggi non hanno più senso.

Ecco il punto sull'automazione: non buttate via la tecnologia perché un processo non funziona. Sistemate prima il flusso. McKinsey ha rilevato che

Il solo miglioramento del modo in cui i team condividono le informazioni può aumentare la produttività del 20-25%.

E questo prima di acquistare qualsiasi software di lusso.

Sfida 2: Mancanza di allocazione delle risorse

Questa è una sfida difficile, perché sembra che ci sia bisogno di più cose, più persone, più budget, più tempo. Di solito, però, le risorse sono sufficienti, solo che sono nei posti sbagliati.

Provate a fare così: per un mese monitorate dove effettivamente va il tempo del vostro team. Non quello che dicono le descrizioni delle loro mansioni, ma la realtà. Lo stesso vale per il budget: quali progetti stanno consumando denaro senza ottenere risultati chiari? Il vecchio approccio della Balanced Scorecard funziona ancora: collegate il lavoro agli obiettivi aziendali reali, in modo che tutti sappiano perché è importante.

Sfida 3: interruzioni della comunicazione

La cattiva comunicazione intasa tutto. Ci sono cose urgenti sepolte nelle e-mail, decisioni prese in discussioni casuali su Slack e riunioni in cui non si decide nulla.

Il problema è che la maggior parte delle aziende ha troppi canali e nessuna regola. Scegliete delle corsie e attenetevi ad esse. Le decisioni sui prodotti vengono prese qui, i problemi dei clienti vengono risolti lì e gli aggiornamenti settimanali vengono pubblicati in questo documento. Sembra elementare perché lo è.

Impostate i vostri canali come corsie di traffico. Mantenete le riunioni brevi e mirate, come gli stand-up giornalieri per le sincronizzazioni rapide, e riservate sessioni più lunghe per affrontare questioni specifiche. Scrivete le decisioni in modo da poterle ritrovare in seguito.

Sfida 4: Utilizzo inadeguato della tecnologia

Ho visto sistemi da un milione di dollari usati come fogli di calcolo glorificati e anche team che gestiscono l'intera operazione su un foglio di calcolo che solo una persona capisce. Entrambi sono un problema.

Stanislav Khilobochenko, ex vicepresidente del servizio clienti di Clario, ha guidato team che aiutavano le persone a gestire spyware, account compromessi e stalkerware su milioni di dispositivi.

Ogni volta che aggiungevamo un nuovo strumento, ci ponevamo due domande: elimina i passaggi manuali per la prima linea e un nuovo assunto può capirlo in una settimana? Se la risposta era negativa, lo toglievamo dalla lista. Il vero collo di bottiglia di solito non è la tecnologia in sé, ma i dati frammentati e le persone poco preparate che cercano di incollare i sistemi mentre i clienti aspettano.

Analizzate onestamente il vostro stack tecnologico. Cosa si sovrappone? Cosa manca? Cosa si romperebbe se l'unica persona che conosce il foglio di calcolo magico se ne andasse domani? Iniziate con poco, sistemate le integrazioni che eliminano l'inserimento manuale dei dati, formate le persone sulle funzioni che non usano, eliminate gli strumenti che nessuno tocca.

Sfida 5: Leadership sovraccarica

Se tutto ha bisogno della vostra approvazione, siete voi il collo di bottiglia. Lasciare andare è difficile. Ma quando si è sommersi tra decisioni tattiche, il pensiero strategico muore.

I leader che non riescono a delegare non scalano. I migliori creano confini chiari:"la responsabilità è tua fino a $X" o"queste decisioni sono tue a meno che non succeda Y". Poi si tolgono di mezzo.

Scrivete chi decide cosa. Usate qualcosa come il RACI se avete bisogno di una struttura, ma mantenetela semplice. Date alle persone i risultati da raggiungere, non solo i compiti da portare a termine. Bloccate il tempo per un lavoro profondo, proprio come fareste per la vostra riunione più importante.

Sfida 6: Scarsa gestione delle scorte

I problemi di inventario sono subdoli. Se le scorte sono troppo scarse, si perdono le vendite e i clienti si allontanano. Se le scorte sono eccessive, i contanti finiscono sugli scaffali. Piccole variazioni della domanda generano enormi oscillazioni su e giù lungo la catena di fornitura. Gli economisti lo chiamano effetto "bullwhip".

Tom Rockwell, CEO di Concrete Tools Direct, rifornisce gli appaltatori che si limitano a chiedere che l'utensile sia in cantiere, che funzioni il giorno stesso e che non si guasti durante la posa.

Le scorte diventano un collo di bottiglia nel momento in cui il team inizia a tirare a indovinare. Abbiamo smesso di considerare le scorte come un problema di magazzino e abbiamo iniziato a considerarle come una promessa di cantiere. Gli strumenti che fanno avanzare i progetti vengono monitorati quotidianamente. Chi è lento si guadagna il suo spazio, oppure se ne va. Una volta che i dati hanno coinciso con il modo in cui le squadre lavorano effettivamente, le scorte sono diminuite e abbiamo smesso di impegnare denaro nei prodotti sbagliati.

Cominciate dalle basi: ordinate i prodotti in base all'importanza (analisi ABC), impostate le scorte di sicurezza in base alla variabilità effettiva, non all'istinto, e misurate se le vostre previsioni sono accurate. Considerate gli approcci just-in-time , ove possibile. Soprattutto, riunite regolarmente vendite, marketing e supply chain nella stessa stanza, così che le sorprese diventino rare.

Sfida 7: Strutture organizzative rigide

Le gerarchie della vecchia scuola avevano senso quando il cambiamento era lento e incrementale. Tuttavia, nei tempi attuali, quando una decisione raggiunge cinque livelli e poi torna indietro, l'opportunità è già svanita. Questa è una delle sfide più insidiose per la crescita.

Ma non fate esplodere il vostro organigramma. Create delle valvole di sfogo. Lasciate che i team si formino intorno ai problemi, prendano decisioni e poi si sciolgano. Mantenete la gerarchia per ciò che le compete, il coordinamento e la responsabilità, ma aggiungete la flessibilità laddove la velocità è importante.

Provate a formare un piccolo team attorno a un singolo problema del cliente. Fornite loro un obiettivo chiaro, una scadenza e l'autorità necessaria per agire. Vedete cosa succede. Le aziende che riescono a farlo possono rispondere ai cambiamenti del mercato senza che l'intera organizzazione sia costretta a cambiare rotta.

Sfida 8: Analisi di mercato insufficiente

Costruire oggetti che nessuno vuole è costoso. Eppure tonnellate di aziende si confrontano con il mercato una volta all'anno, se non di più. I mercati non aspettano il vostro ciclo di pianificazione annuale.

I vostri concorrenti cambiano tattica ogni mese. Le esigenze dei vostri clienti cambiano continuamente. L'apprendimento deve diventare un'abitudine, non un evento. Indagini rapide sui clienti ogni mese. Questo vi aiuterà a definire l'intento dei visitatori e degli acquirenti, così da indirizzarli verso ciò che vogliono vedere. Effettuate telefonate di verifica dopo ogni affare importante. Verificate l'andamento della concorrenza su base settimanale, non annuale. Chiedete ai clienti per quale lavoro stanno realmente assumendo il vostro prodotto e la risposta potrebbe sorprendervi. Poi, usate davvero ciò che avete imparato quando decidete cosa costruire dopo.

Sfida 9: Cattiva gestione finanziaria

Niente uccide la crescita più velocemente dell'esaurimento dei fondi. Eppure le aziende volano alla cieca, con margini poco chiari, debiti in tensione e sperando che il volume risolva i problemi di redditività.

La maggior parte delle aziende ha bisogno di tre cose: previsioni che riflettano fedelmente la realtà, un cruscotto che mostri chiaramente ciò che conta e qualcuno che chieda "perché" quando i numeri si discostano.

Abbandonate il budget annuale per le previsioni a rotazione. Tracciate i numeri che prevedono i problemi, non solo quelli che li segnalano: la velocità con cui incassate i contanti, quali segmenti di clienti guadagnano davvero e quanto costa davvero acquisire un cliente. Se lo vedete arrivare, potreste evitarlo.

Sfida 10: fidelizzazione e morale dei dipendenti

Quando le persone se ne vanno, tutto rallenta. Quindi dimenticate i tavoli da ping-pong. Le persone rimangono per le opportunità di crescita, per un trattamento equo e per manager che si preoccupano davvero.

James Robbins, cofondatore e caporedattore di Employer Branding News, trascorre il suo tempo a verificare come i licenziamenti, l'intelligenza artificiale e le decisioni in materia di cultura si ripercuotono sulla vita quotidiana dei team reali.

Quando il lavoro continua a essere bloccato dalle stesse approvazioni o dalle stesse priorità poco chiare, le persone non lo descrivono come un "problema di processo". Dicono che l'azienda non mantiene le sue promesse. I colli di bottiglia sono un problema di employer brand tanto quanto un problema operativo, perché insegnano silenziosamente ai vostri migliori collaboratori a non credere più a ciò che dite.

I colloqui regolari sono più importanti delle revisioni annuali. In questo modo si creano percorsi di crescita per le persone senza che se ne vadano. Fate capire loro che la loro progressione di carriera è essenziale per voi e che è una metrica in loro controluce. Questo crea anche un legame, così come la celebrazione di vittorie specifiche: "Ottimo lavoro con il cliente Johnson" batte "Grazie per tutto quello che fai". Le statistiche che seguono sono semplici ma rivelatrici.Andare avanti

Processi errati, risorse sbagliate, scarsa comunicazione, tecnologia obsoleta, leader sovraccarichi, caos nell'inventario, strutture rigide, informazioni deboli sul mercato, finanze poco chiare o problemi legati alle persone possono causare colli di bottiglia. Ogni azienda è soggetta a questi problemi.

Anche le soluzioni non sono magiche. Scoprite dove il lavoro fluisce (o non fluisce). Mettete le risorse dove sono più importanti. Comunicare chiaramente. Utilizzare tecnologie che aiutino, non che ostacolino. Lasciare che i leader guidino, invece di essere solo persone d'accordo o in disaccordo con gli altri. Bilanciare l'inventario con la liquidità. Creare flessibilità. Rimanere vicini al proprio mercato. Conoscere i numeri. Prendetevi cura del vostro personale.

Per saperne di più sulla gestione aziendale e sul marketing, consultate gli altri articoli del blog Aspiration Marketing .