Automazione nel Reclutamento: Migliorare l'Esperienza dei Candidati

La continua carenza di talenti spinge le aziende a cercare di trovare e inserire nuove assunzioni. Sebbene attrarre i migliori talenti sia fondamentale, il processo di assunzione in sé può rappresentare un grosso ostacolo. Tuttavia, con l'avvento dell'automazione del reclutamento, le aziende possono semplificare questo processo, rendendolo più efficiente e favorevole ai candidati.

Esaminiamo come le aziende possono riempire più velocemente le posizioni aperte e migliorare l'esperienza complessiva dei candidati, con conseguenti migliori risultati di assunzione.

Ogni interazione ha un impatto sull'esperienza del candidato, influenzando l'accettazione dell'offerta di lavoro e la percezione del vostro marchio. Un'esperienza positiva per i candidati è fondamentale per il successo di qualsiasi reclutamento. Come tendenza chiave del marketing del reclutamento, molte aziende si stanno rivolgendo all'automazione per accelerare il processo di assunzione mantenendo un'esperienza positiva per i candidati.

Perché l'esperienza del candidato è importante

Il processo di reclutamento può essere stressante, lungo e costoso per qualsiasi organizzazione. Queste sfide sono solo esacerbate dalla carenza di manodopera a livello mondiale, che aggiunge ulteriore frustrazione al processo. Per i selezionatori, coltivare un'esperienza positiva per i candidati è fondamentale. Considerate questi numeri:

• Il 78% dei candidati afferma che l'esperienza complessiva di candidatura indica il valore dei dipendenti di un'azienda.

• Oltre l'80% delle persone afferma che l'esperienza del candidato può far cambiare idea su un'opportunità di lavoro.

• Quasi il 60% delle persone in cerca di lavoro ha avuto un'esperienza negativa con un candidato. Il 72% ha dichiarato di aver condiviso la propria esperienza negativa online sui siti di recensioni dei datori di lavoro.

• L'80% delle persone in cerca di lavoro afferma che non si ricandiderebbe a un'azienda che non gli comunica lo stato di avanzamento della propria candidatura, ma il 65% afferma di non ricevere mai o raramente questa informazione.
  
  

Un modo significativo in cui i datori di lavoro possono influenzare positivamente l'esperienza dei candidati è l'efficienza e la reattività. La maggior parte dei candidati si candida e fa colloqui per più posti di lavoro ed è desiderosa di procedere rapidamente nel processo di assunzione.

Per raggiungere questo obiettivo, i selezionatori devono esaminare rapidamente le candidature, programmare i colloqui, condurli e seguirli con un secondo colloquio o con le loro rimostranze. Fortunatamente, l'automazione del processo di reclutamento può aiutare i datori di lavoro a superare queste sfide e a migliorare significativamente l'esperienza dei candidati.

Passi per iniziare ad automatizzare il processo di reclutamento

I passi che seguono possono aiutarvi a costruire le basi adeguate per l'automazione e il monitoraggio delle assunzioni.

Fase 1: Creare una "Buyer Persona" per il candidato ideale

Definire il candidato ideale prima dell'inizio del processo di reclutamento è essenziale, proprio come si definirebbero le buyer personas per i propri clienti ideali. A tal fine, ponetevi una serie di domande, immaginando come sarebbe il membro perfetto del team. Alcune domande utili possono essere:

• Quali conoscenze ed esperienze possiede?
• Quali sono i loro obiettivi in questa posizione?
• Qual è il suo atteggiamento?
• Come gestiscono i conflitti o le complicazioni?
• Cosa non volete in un candidato?
  
  

Rispondere a queste domande vi aiuterà a capire cosa cercare in un candidato adatto, e vi aiuterà a fare un pre-screening dei candidati prima del colloquio. Il pre-screening consente di risparmiare tempo sia ai candidati che a voi stessi. A tal fine, potete chiedere ai candidati di rispondere ad alcune domande prima del colloquio, organizzare una rapida intervista telefonica o anche selezionare i candidati in base al loro curriculum.

Queste informazioni possono aiutarvi a confrontare i candidati e a ridurre il numero di colloqui faccia a faccia non andati a buon fine. La definizione di una persona e il pre-screening dei candidati aumentano la probabilità di intervistare i candidati più adatti al ruolo. Più i candidati sono adatti, più è probabile che ricevano una risposta in tempi brevi e che apprezzino il processo di reclutamento. Indipendentemente dal fatto che un candidato passi o meno alla fase di assunzione, è probabile che abbia avuto un'esperienza positiva.

Un altro motivo per cui le buyer personas sono importanti per il vostro candidato perfetto è che vi aiutano a rendere più efficace il vostro marketing di reclutamento. Tenendo presente questo aspetto, potreste anche porre ulteriori domande per affinare ulteriormente questa buyer persona:

• A quali organizzazioni professionali partecipa questa persona?
• Quali fonti di notizie online preferisce?
• Come (e dove) si impegna online?
  
  

Queste domande possono essere essenziali per entrare in contatto con i candidati passivi. Le risposte vi aiuteranno a raggiungere queste persone dove sono già presenti online, dato che non necessariamente entrerete in contatto con loro attraverso i siti di collocamento o gli annunci di lavoro.

Fase n. 2: Creare una pagina di destinazione per i candidati

Un altro modo eccellente per accelerare il processo di reclutamento e migliorare l'esperienza dei candidati è quello di utilizzare una landing page per i candidati. Una pagina di destinazione sul sito web della vostra azienda, progettata a scopo di reclutamento, può essere molto utile, in quanto fornisce ai potenziali candidati un percorso chiaro verso la candidatura. Supponiamo che i candidati trovino un annuncio di lavoro sul vostro sito web o su un sito di annunci di lavoro di terzi. In questo caso, possono essere reindirizzati automaticamente alla vostra landing page, che informerà immediatamente i selezionatori una volta compilato il modulo.

Potete progettare questa landing page in modo da limitare i candidati a candidarsi per una sola posizione, assicurandovi che scelgano quella più adatta alle loro competenze ed esperienze, piuttosto che una posizione qualsiasi. In sostanza, le landing page sono uno strumento eccezionale per conoscere meglio i vostri candidati e personalizzare il processo di candidatura come meglio credete. Inoltre, le landing page sono molto più comode ed efficienti per i selezionatori da gestire e ottenere le candidature rispetto ai metodi di candidatura tradizionali. Di conseguenza, i candidati riceveranno una risposta dai selezionatori molto più rapidamente, consentendo loro di iniziare il processo di colloquio in tempi brevi.

Forse il vantaggio principale dell'utilizzo di una landing page sul vostro sito web per le candidature è che potete conservare tutti i dati nel vostro CRM e di solito raccogliete più dati di quelli che otterreste da un sito web esterno di annunci di lavoro. Ad esempio, grazie ai cookie, sarete probabilmente in grado di raccogliere informazioni su quali delle vostre pagine web i candidati hanno visitato, oltre ad altri modi in cui hanno interagito con la vostra azienda online (come le iscrizioni alle e-mail, le aperture e i clic o le interazioni sui social media).

Fase #3: offrire la programmazione dei colloqui in modalità self-service

Dopo il processo di candidatura e l'eventuale pre-screening, i selezionatori devono programmare i colloqui con i candidati idonei. Con numerosi candidati che si presentano ai colloqui, la programmazione può diventare un po' complicata per i selezionatori. Per questo motivo, per i selezionatori è essenziale trovare uno strumento di programmazione automatica dei colloqui.

La maggior parte dei CRM offre una forma di programmazione automatica, in cui è possibile impostare i parametri del calendario e la durata degli incontri. I candidati possono scegliere un orario che vada bene per entrambi, senza dover fare avanti e indietro. Riceveranno una conferma automatica e l'incontro sarà aggiunto al vostro calendario.

In questo modo, i colloqui vengono programmati in modo rapido ed efficiente, senza dover inviare e-mail su disponibilità contrastanti. Di conseguenza, i colloqui vengono programmati tempestivamente, consentendo sia ai selezionatori che ai candidati di dare priorità ai colloqui e di massimizzare il valore del loro tempo.

Fase 4: automatizzare il follow-up, se necessario

Forse ricorderete la statistica di cui sopra, secondo cui la maggior parte dei candidati non riceve mai aggiornamenti sullo stato di assunzione e questo può influire sulla loro percezione dell'azienda. Mantenere la comunicazione con i candidati è fondamentale, anche se si decide di assumere un altro candidato. Anche se un candidato non è adatto a questo ruolo specifico o in questo momento, potrebbe essere più adatto in un secondo momento. Per questo motivo, è necessario mantenere un rapporto positivo con i candidati per tutta la durata della loro esperienza.

Un modo eccellente per farlo è tenere i candidati informati durante il processo di assunzione. Se avete deciso di scegliere un altro candidato, potete automatizzare le e-mail per informare i candidati di questa decisione. Anche se può essere scoraggiante condividere una notizia del genere, i candidati saranno grati di ricevere la notifica, in modo da poter passare ad altre opportunità. Anche se il candidato non entrerà a far parte del vostro team, ha avuto un'esperienza positiva e ha sentito che avete rispettato il suo tempo. Di conseguenza, quel candidato potrebbe ripresentarsi in futuro, quando sarà più adatto.

I reclutatori possono anche prendere in considerazione la creazione di un questionario automatico post-intervista per i candidati che hanno partecipato al processo di reclutamento. Un'indagine di questo tipo può fornire ai selezionatori spunti per migliorare il loro processo di reclutamento in futuro e valutare il livello di esperienza positiva dei candidati. Molte piattaforme CRM consentono ai selezionatori di automatizzare questo processo, fornendo loro informazioni in modo efficiente.

Un'altra opportunità spesso ignorata per l'automazione del reclutamento è l'attività di outreach quando si presenta una nuova opportunità di lavoro. Nel corso del tempo, avrete un database di candidati passati, insieme a informazioni sul tipo di posizioni che stanno cercando. Potete segmentare questo elenco di contatti in base agli interessi professionali e inviare un'e-mail alle persone appropriate quando è disponibile un'opportunità rilevante. Nota: questa tecnica funziona meglio se avete già offerto un'ottima esperienza ai candidati la prima volta!

Utilizzate gli strumenti giusti per l'automazione del reclutamento

Sebbene esistano software specializzati nell'automazione del reclutamento, queste soluzioni possono essere costose, soprattutto per le PMI o le startup. Se siete esperti, potete utilizzare gli strumenti che avete già nel vostro CRM e CMS per automatizzare alcune parti di questo processo. Dopo tutto, state impostando landing page, inviando e-mail automatiche e utilizzando link per le riunioni. Tutte queste funzioni dovrebbero essere disponibili nel vostro sistema di marketing e vendite.

Il nostro preferito, ovviamente, è HubSpot. Cosa c'è da non amare? Questa solida piattaforma combina tutti gli strumenti di marketing e di vendita necessari per iniziare l'automazione del reclutamento. Le funzioni principali di HubSpot Service Hub consentono anche di utilizzare un sistema di ticketing per il monitoraggio dei candidati.

Gartner ha appena nominato HubSpot leader del Magic Quadrant nella B2B Marketing Automation e la piattaforma offre anche sconti sostanziali per le startup qualificate.

Siete pronti a saperne di più sull'utilizzo di HubSpot per l'automazione del reclutamento e il monitoraggio dei candidati?
Parliamone!