Cómo utilizar la automatización de la contratación

Las empresas están ansiosas por introducir nuevos candidatos en sus equipos en respuesta a la actual escasez de talento. Pero antes de que los candidatos puedan unirse a su equipo, tendrán que superar con éxito el proceso de contratación, que incluye todas las interacciones que un miembro potencial del equipo tiene con su empresa a lo largo del proceso de contratación.

Cada interacción repercute en la experiencia del candidato, influyendo en si acepta su oferta de empleo y en cómo percibe toda su marca. Una experiencia positiva del candidato es fundamental para el éxito de cualquier esfuerzo de contratación. Como tendencia clave del marketing de contratación, muchas empresas están recurriendo a la automatización para acelerar el proceso de contratación y mantener al mismo tiempo una experiencia positiva del candidato.

Por qué es importante la experiencia del candidato

El proceso de contratación puede ser estresante, lento y costoso para cualquier organización. Estos retos se ven agravados por la escasez de mano de obra en todo el mundo, lo que añade más frustración al proceso. Para los reclutadores, es crucial cultivar una experiencia positiva del candidato. Considere estas cifras:

• El 78% de los candidatos afirma que su experiencia general como candidato indica cómo valora una empresa a sus empleados.

• Más del 80% de las personas afirman que su experiencia como candidato puede hacerles cambiar de opinión sobre una oportunidad de empleo.

• Casi el 60% de los solicitantes de empleo han tenido una mala experiencia como candidatos. El 72% afirma haber compartido su experiencia negativa en sitios web de reseñas de empresas.

• El 80% de los solicitantes de empleo afirman que no volverían a solicitar un puesto en una empresa que no les notificara el estado de su solicitud, aunque el 65% afirma que rara vez o nunca recibe esa información.
  
  

Una forma significativa en que los empleadores pueden influir positivamente en la experiencia del candidato es a través de la eficiencia y la capacidad de respuesta. La mayoría de los candidatos solicitan y se entrevistan para varios puestos y están ansiosos por avanzar rápidamente en el proceso de contratación.

Para lograrlo, los reclutadores deben revisar rápidamente las solicitudes, programar entrevistas, realizar entrevistas y hacer un seguimiento con una segunda entrevista o sus arrepentimientos. Afortunadamente, la automatización del proceso de reclutamiento puede ayudar a los empleadores a superar estos desafíos y mejorar significativamente la experiencia del candidato.

Pasos para empezar a automatizar el proceso de contratación

Los pasos que se indican a continuación pueden ayudarle a sentar las bases adecuadas para la automatización y el seguimiento de la contratación.

Paso #1: Crear un "Buyer Persona" para su Candidato Ideal

Definir su candidato ideal antes de que comience el proceso de contratación es esencial, del mismo modo que definiría los buyer personas para sus clientes ideales. Para ello, hágase una serie de preguntas, imaginando cómo sería el miembro perfecto de su equipo. Algunas preguntas útiles pueden ser:

• ¿Qué conocimientos y experiencia poseen?
• ¿Cuáles son sus objetivos en este puesto?
• ¿Cuál es su actitud?
• ¿Cómo gestiona los conflictos o las complicaciones?
• ¿Qué es lo que no desea en un candidato?
  
  

Responder a estas preguntas le ayudará a esbozar lo que debe buscar en un candidato adecuado, lo que puede ayudarle a preseleccionar a los candidatos antes de una entrevista. La preselección le ahorrará tiempo tanto a los candidatos como a usted. Para ello, puede pedir a los candidatos que respondan a algunas preguntas antes de la entrevista, realizar una entrevista telefónica rápida o incluso seleccionar a los candidatos basándose en sus currículos.

Esta información puede ayudarle a comparar y contrastar a los candidatos y minimizar el número de entrevistas cara a cara infructuosas. Como resultado de definir un personaje y preseleccionar a los candidatos, es más probable que entreviste a los candidatos más adecuados para el puesto. Cuanto más adecuados sean los candidatos, más probable será que reciban una respuesta rápida y que disfruten del proceso de contratación. Tanto si el candidato pasa a la fase de contratación como si no, lo más probable es que su experiencia como candidato haya sido positiva.

Otra razón por la que los buyer personas son importantes para su candidato perfecto es que le ayudan a que su marketing de contratación sea más eficaz. Teniendo esto en cuenta, es posible que también desee hacer preguntas adicionales para refinar aún más este personaje comprador:

• ¿En qué organizaciones profesionales participa esta persona?
• ¿Qué fuentes de noticias en línea prefiere?
• ¿Cómo (y dónde) se relaciona en Internet?
  
  

Estas preguntas pueden ser esenciales para conectar con candidatos pasivos. Las respuestas le ayudarán a llegar a estas personas donde ya están en línea, ya que no necesariamente conectará con ellas a través de sitios de empleo o listas de trabajo.

Paso 2: Crear una landing page para los candidatos

Otra forma excelente de acelerar el proceso de contratación y mejorar la experiencia del candidato es utilizar una landing page para los solicitantes. Una landing page en el sitio web de su empresa diseñada con fines de contratación puede ser muy beneficiosa, ya que proporciona a los candidatos potenciales una ruta clara hacia una solicitud. Supongamos que los candidatos encuentran una oferta de empleo en su sitio web o en un sitio de ofertas de empleo de terceros. En ese caso, pueden ser redirigidos automáticamente a su landing page, que notificará instantáneamente a los reclutadores una vez rellenado el formulario.

Puede diseñar esta landing page para limitar a los candidatos a solicitar sólo un puesto, asegurándose de que eligen el puesto que mejor se adapta a sus habilidades y experiencia en lugar de cualquier puesto. En esencia, las landing pages son una herramienta excepcional para conocer mejor a sus candidatos y personalizar el proceso de solicitud como mejor le parezca. Además, las landing pages son mucho más cómodas y eficientes para los reclutadores a la hora de gestionar y obtener solicitudes que los métodos de solicitud tradicionales. En consecuencia, los candidatos recibirán una respuesta de los reclutadores mucho más rápido, lo que les permitirá comenzar el proceso de entrevistas con prontitud.

Quizá la principal ventaja de utilizar una landing page en su sitio web para las solicitudes de empleo es que puede conservar todos los datos en su propio CRM y, por lo general, recopilar más datos de los que obtendría de un sitio web externo de publicación de ofertas de empleo. Por ejemplo, gracias a las cookies, es probable que pueda recopilar información sobre cuáles de sus páginas web han visitado los candidatos, junto con otras formas en que han interactuado con su empresa en línea (como suscripciones de correo electrónico, aperturas y clics, o interacciones en las redes sociales).

Paso 3: Ofrezca un autoservicio de programación de entrevistas

Tras el proceso de solicitud y cualquier preselección, los reclutadores deben programar entrevistas con los candidatos elegibles. Con numerosos candidatos que acuden a las entrevistas, la programación puede ser un poco complicada para los reclutadores. Por esta razón, encontrar una herramienta automatizada de programación de reuniones es esencial para los reclutadores.

La mayoría de los CRM ofrecen algún tipo de programación automatizada, en la que se pueden establecer los parámetros del calendario y la duración de las reuniones. Los candidatos pueden elegir una hora que os venga bien a los dos sin tener que ir de un lado a otro. Recibirán una confirmación automática y la reunión se añadirá a tu calendario.

Esto garantiza que las entrevistas se programen de forma rápida y eficaz, en lugar de tener que intercambiar correos electrónicos sobre disponibilidades contradictorias. Como resultado, las entrevistas se programan con prontitud, lo que permite tanto a los reclutadores como a los candidatos dar prioridad a las entrevistas y maximizar el valor de su tiempo.

Paso 4: Automatizar el seguimiento cuando proceda

Puede que recuerde la estadística anterior, que la mayoría de los candidatos nunca reciben actualizaciones sobre su estado de contratación, y que esto puede afectar a su percepción de una empresa. Mantener la comunicación con los candidatos es crucial, incluso si decide contratar a otro candidato. Mientras que un candidato puede no ser una buena opción para este puesto específico, o en este momento, puede ser una mejor opción más adelante. Por esta razón, debes mantener una relación positiva con los candidatos durante toda su experiencia como candidatos.

Una forma excelente de hacerlo es mantener a los candidatos informados durante el proceso de contratación. Si ha optado por otro candidato, puede automatizar los correos electrónicos para notificar a los candidatos esta decisión. Aunque puede resultar desalentador compartir una noticia así, los candidatos agradecerán que se les notifique para poder pasar a otras oportunidades. Aunque el candidato no se incorpore ahora a su equipo, tuvo una experiencia positiva y sintió que usted respetó su tiempo. Como resultado, es posible que ese candidato vuelva a presentarse en el futuro cuando encaje mejor.

Los reclutadores también pueden considerar la creación de un cuestionario automatizado posterior a la entrevista para los candidatos que han participado en el proceso de reclutamiento. Una encuesta de este tipo puede proporcionar a los reclutadores información para mejorar su proceso de reclutamiento en el futuro y medir lo bien que están cultivando una experiencia positiva del candidato. Muchas plataformas de CRM permiten a los reclutadores automatizar este proceso, proporcionándoles información de manera eficiente.

Otra oportunidad para la automatización de la selección de personal que a menudo se pasa por alto es la difusión cuando se presenta una nueva oportunidad de empleo. Con el tiempo, tendrá una gran base de datos de candidatos anteriores, junto con información sobre el tipo de puestos que buscan. Puede segmentar esta lista de contactos en función de sus intereses laborales y enviar correos electrónicos a las personas adecuadas cuando surja una oportunidad relevante. Nota: Esta técnica funciona mejor si ya has ofrecido una gran experiencia al candidato la primera vez.

Utilice las herramientas adecuadas para la automatización de la contratación

Aunque existe software especializado en la automatización de la contratación, estas soluciones pueden ser caras, especialmente para las PYMES o las nuevas empresas. Si eres inteligente, puedes utilizar las herramientas que ya tienes en tu CRM y CMS para ayudar a automatizar partes de este proceso. Al fin y al cabo, estás configurando páginas de destino, enviando correos electrónicos automáticos y utilizando enlaces de reuniones. Todas estas funciones deberían estar disponibles en tu sistema de marketing y ventas.

Nuestro favorito, por supuesto, es HubSpot. ¿Qué más se puede pedir? Esta sólida plataforma combina todas las herramientas de marketing y ventas que necesita para comenzar con la automatización de la contratación. Las características principales de HubSpot Service Hub también te permiten utilizar un sistema de tickets para el seguimiento de candidatos.

Gartner acaba de nombrar a HubSpot líder del Cuadrante Mágico en Automatización de Marketing B2B, y la plataforma también ofrece importantes descuentos para startups cualificadas.

¿Estás listo para obtener más información sobre el uso de HubSpot para la automatización de la contratación y el seguimiento de candidatos?
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