Automatisierung im Recruiting: So verbessern Sie das Bewerbererlebnis

Aufgrund des anhaltenden Talentmangels haben die Unternehmen große Mühe, neue Mitarbeiter zu finden und einzustellen. Während die Anwerbung von Spitzenkräften von entscheidender Bedeutung ist, kann der Einstellungsprozess selbst eine große Hürde darstellen. Mit der zunehmenden Automatisierung der Personalbeschaffung können Unternehmen diesen Prozess jedoch rationalisieren und ihn effizienter und kandidatenfreundlicher gestalten.

Wir zeigen, wie Unternehmen offene Stellen schneller besetzen und die Erfahrung der Bewerber insgesamt verbessern können, was zu besseren Einstellungsergebnissen führt.

Jede Interaktion wirkt sich auf die Erfahrung des Bewerbers aus und beeinflusst, ob er Ihr Stellenangebot annimmt und wie er Ihre gesamte Marke wahrnimmt. Ein positives Bewerbererlebnis ist für jede erfolgreiche Rekrutierungsmaßnahme entscheidend. Ein wichtiger Trend im Personalmarketing besteht darin, dass viele Unternehmen auf Automatisierung setzen, um den Einstellungsprozess zu beschleunigen und gleichzeitig ein positives Bewerbererlebnis zu gewährleisten.

Warum das Bewerbererlebnis wichtig ist

Der Rekrutierungsprozess kann für jedes Unternehmen stressig, zeitaufwändig und teuer sein. Diese Herausforderungen werden durch den weltweiten Arbeitskräftemangel noch verschärft, was den Prozess noch frustrierender macht. Für Personalvermittler ist es von entscheidender Bedeutung, ein positives Bewerbererlebnis zu schaffen. Bedenken Sie diese Zahlen:

• 78 % der Bewerber geben an, dass die Erfahrung, die sie mit einem Bewerber machen, ein Hinweis darauf ist, wie sehr ein Unternehmen seine Mitarbeiter schätzt.

• Mehr als 80 % der Bewerber geben an, dass die Erfahrungen, die sie mit einem Bewerber machen, ihre Entscheidung für ein Stellenangebot beeinflussen können.

• Fast 60 % der Stellensuchenden haben schon einmal eine schlechte Erfahrung mit einem Bewerber gemacht. 72 % gaben an, dass sie ihre negativen Erfahrungen online auf Arbeitgeberbewertungsseiten geteilt haben.

• 80 % der Stellensuchenden geben an, dass sie sich nicht erneut bei einem Unternehmen bewerben würden, das sie nicht über ihren Bewerbungsstatus informiert - 65 % geben jedoch an, dass sie diese Informationen selten oder nie erhalten.
  
  

Ein wichtiger Weg, wie Arbeitgeber die Erfahrung der Bewerber positiv beeinflussen können, ist Effizienz und Reaktionsfähigkeit. Die meisten Bewerber bewerben sich für mehrere Stellen und sind bestrebt, im Einstellungsprozess schnell voranzukommen.

Um dies zu erreichen, müssen die Personalverantwortlichen die Bewerbungen schnell prüfen, Vorstellungsgespräche anberaumen, führen und mit einem zweiten Vorstellungsgespräch nachfassen oder ihr Bedauern ausdrücken. Glücklicherweise kann die Automatisierung des Rekrutierungsprozesses den Arbeitgebern helfen, diese Herausforderungen zu bewältigen und die Erfahrung der Bewerber deutlich zu verbessern.

Schritte zum Start der Automatisierung Ihres Rekrutierungsprozesses

Die folgenden Schritte können Ihnen helfen, die richtige Grundlage für die Automatisierung und Nachverfolgung der Personalbeschaffung zu schaffen.

Schritt #1: Erstellen Sie eine "Buyer Persona" für Ihren idealen Kandidaten

Die Definition Ihres idealen Kandidaten vor Beginn des Einstellungsprozesses ist von entscheidender Bedeutung, so wie Sie auch Buyer Personas für Ihre idealen Kunden definieren würden. Stellen Sie sich dazu eine Reihe von Fragen und stellen Sie sich vor, wie das perfekte Teammitglied aussehen würde. Einige hilfreiche Fragen könnten sein:

• Über welche Kenntnisse und Erfahrungen verfügt er/sie?
• Was sind ihre Ziele in dieser Position?
• Wie ist ihre Einstellung?
• Wie gehen sie mit Konflikten oder Komplikationen um?
• Was wünschen Sie sich nicht von einem Bewerber?
  
  

Die Beantwortung dieser Fragen hilft Ihnen dabei, zu skizzieren, worauf Sie bei einem geeigneten Bewerber achten müssen, was Ihnen bei der Vorauswahl der Bewerber vor einem Vorstellungsgespräch helfen kann. Durch eine Vorauswahl können Sie sowohl für die Bewerber als auch für sich selbst Zeit sparen. Dies kann geschehen, indem Sie die Bewerber vor dem Vorstellungsgespräch einige Fragen beantworten lassen, ein kurzes Telefoninterview führen oder die Bewerber sogar anhand ihres Lebenslaufs überprüfen.

Anhand dieser Informationen können Sie die Kandidaten vergleichen und die Anzahl der erfolglosen persönlichen Gespräche minimieren. Durch die Definition einer Persona und die Vorauswahl der Bewerber ist es wahrscheinlicher, dass Sie die für die Stelle am besten geeigneten Kandidaten interviewen. Je besser die Kandidaten geeignet sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie schnell eine Rückmeldung erhalten und den Einstellungsprozess genießen. Unabhängig davon, ob ein Kandidat zur Einstellung kommt oder nicht, wird er wahrscheinlich eine positive Erfahrung mit dem Bewerber gemacht haben.

Ein weiterer Grund , warum Buyer Personas für Ihren perfekten Kandidaten wichtig sind, ist, dass sie Ihnen helfen, Ihr Personalmarketing effektiver zu gestalten. In diesem Sinne können Sie auch zusätzliche Fragen stellen, um diese Buyer Persona weiter zu verfeinern:

• In welchen Berufsverbänden ist diese Person aktiv?
• Welche Online-Nachrichtenquellen bevorzugt die Person?
• Wie (und wo) engagiert sich die Person online?
  
  

Diese Fragen können für die Kontaktaufnahme mit passiven Kandidaten entscheidend sein. Die Antworten helfen Ihnen, diese Personen dort zu erreichen, wo sie sich bereits online aufhalten, da Sie nicht unbedingt über Stellenbörsen oder Stellenanzeigen mit ihnen in Kontakt treten werden.

Schritt #2: Richten Sie eine Landing Page für Bewerber ein

Eine weitere hervorragende Möglichkeit, den Rekrutierungsprozess zu beschleunigen und die Erfahrung der Bewerber zu verbessern, ist die Einrichtung einer Landing Page für Bewerber. Eine Landing Page auf der Website Ihres Unternehmens, die zu Rekrutierungszwecken erstellt wurde, kann sehr vorteilhaft sein, da sie potenziellen Bewerbern einen klaren Weg zu einer Bewerbung aufzeigt. Angenommen, Kandidaten finden eine Stellenausschreibung auf Ihrer Website oder auf einer Website mit Stellenangeboten von Dritten. In diesem Fall können sie automatisch zu Ihrer Landing Page weitergeleitet werden, die die Personalverantwortlichen sofort benachrichtigt, sobald das Formular ausgefüllt ist.

Sie können diese Landing Page so gestalten, dass sich die Bewerber nur auf eine Stelle bewerben können, um sicherzustellen, dass sie die Stelle wählen, die ihren Fähigkeiten und Erfahrungen am besten entspricht, und nicht irgendeine Stelle. Grundsätzlich sind Landing Pages ein hervorragendes Instrument, um mehr über Ihre Bewerber zu erfahren und den Bewerbungsprozess nach Ihren Vorstellungen zu gestalten. Außerdem sind Landing Pages für Personalverantwortliche viel bequemer und effizienter zu verwalten als herkömmliche Bewerbungsmethoden. Folglich erhalten die Bewerber viel schneller eine Antwort von den Personalverantwortlichen, so dass sie umgehend mit dem Interviewprozess beginnen können.

Der vielleicht größte Vorteil der Verwendung einer Landing Page auf Ihrer Website für Bewerbungen ist, dass Sie alle Daten in Ihrem eigenen CRM behalten können und in der Regel mehr Daten sammeln, als Sie von einer externen Website für Stellenausschreibungen erhalten würden. Dank der Cookies können Sie beispielsweise Informationen darüber sammeln, welche Ihrer Webseiten die Bewerber besucht haben, sowie über andere Möglichkeiten, wie sie online mit Ihrem Unternehmen interagiert haben (z. B. E-Mail-Abonnements, Öffnungen und Klicks oder Interaktionen in sozialen Medien).

Schritt #3: Bieten Sie einen Self-Service für die Planung von Vorstellungsgesprächen an

Im Anschluss an den Bewerbungsprozess und die Vorauswahl müssen Personalverantwortliche Vorstellungsgespräche mit geeigneten Bewerbern planen. Bei einer Vielzahl von Bewerbern, die zu Vorstellungsgesprächen eingeladen werden, kann die Terminplanung für Personalverantwortliche etwas kompliziert werden. Aus diesem Grund ist ein automatisiertes Tool zur Planung von Gesprächsterminen für Personalvermittler unerlässlich.

Die meisten CRMs bieten eine Form der automatischen Terminplanung, bei der Sie die Parameter für Ihren Kalender und die Dauer der Treffen festlegen können. Die Kandidaten können eine Zeit auswählen, die für beide Seiten geeignet ist, ohne dass Sie hin- und hergehen müssen. Sie erhalten eine automatische Bestätigung, und das Treffen wird in Ihren Kalender eingetragen.

Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Vorstellungsgespräche schnell und effizient anberaumt werden, ohne dass E-Mails mit widersprüchlichen Verfügbarkeiten hin- und hergeschickt werden müssen. Das Ergebnis ist, dass Vorstellungsgespräche zeitnah angesetzt werden, so dass sowohl Personalverantwortliche als auch Bewerber Vorstellungsgespräche priorisieren und ihre Zeit optimal nutzen können.

Schritt Nr. 4: Automatisieren Sie die Nachbereitung, wo dies angebracht ist

Sie erinnern sich vielleicht an die obige Statistik, dass die meisten Bewerber nie über ihren Einstellungsstatus informiert werden, was sich auf ihre Wahrnehmung des Unternehmens auswirken kann. Die Aufrechterhaltung der Kommunikation mit den Bewerbern ist von entscheidender Bedeutung, selbst wenn Sie sich entscheiden, einen anderen Bewerber einzustellen. Auch wenn ein Kandidat für diese bestimmte Stelle oder zum jetzigen Zeitpunkt nicht geeignet ist, kann er zu einem späteren Zeitpunkt besser geeignet sein. Aus diesem Grund müssen Sie während der gesamten Dauer des Bewerbungsverfahrens eine positive Beziehung zu den Bewerbern aufrechterhalten.

Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, ist, die Kandidaten während des Einstellungsverfahrens auf dem Laufenden zu halten. Wenn Sie sich für einen anderen Kandidaten entschieden haben, können Sie die Kandidaten automatisch per E-Mail über diese Entscheidung informieren. Auch wenn es entmutigend sein kann, solche Neuigkeiten mitzuteilen, werden die Kandidaten dankbar sein, dass sie benachrichtigt werden, damit sie sich anderen Möglichkeiten zuwenden können. Auch wenn der Kandidat jetzt nicht zu Ihrem Team stößt, hatte er eine positive Erfahrung und das Gefühl, dass Sie seine Zeit respektiert haben. Infolgedessen bewirbt sich dieser Kandidat vielleicht in der Zukunft erneut, wenn er besser zu Ihnen passt.

Personalverantwortliche sollten auch die Erstellung eines automatisierten Fragebogens nach dem Vorstellungsgespräch für Kandidaten in Erwägung ziehen, die am Einstellungsverfahren teilgenommen haben. Eine solche Umfrage kann Personalvermittler mit Erkenntnissen versorgen, die ihnen helfen, ihren Rekrutierungsprozess in Zukunft zu verbessern und zu beurteilen, wie gut sie eine positive Kandidatenerfahrung kultivieren. Viele CRM-Plattformen ermöglichen es Personalvermittlern, diesen Prozess zu automatisieren und ihnen auf effiziente Weise Erkenntnisse zu liefern.

Eine weitere, oft ignorierte Möglichkeit zur Automatisierung der Personalbeschaffung ist die Kontaktaufnahme, wenn Sie ein neues Stellenangebot haben. Im Laufe der Zeit erhalten Sie eine umfangreiche Datenbank mit früheren Bewerbern und Informationen über die Art der von ihnen gesuchten Stellen. Sie können diese Kontaktliste nach beruflichen Interessen segmentieren und die entsprechenden Personen per E-Mail ansprechen, wenn eine relevante Stelle verfügbar ist. Hinweis: Diese Technik funktioniert am besten, wenn Sie den Bewerbern bereits beim ersten Mal eine gute Erfahrung geboten haben!

Verwenden Sie die richtigen Tools für die Automatisierung der Personalbeschaffung

Es gibt zwar spezialisierte Software zur Automatisierung der Personalbeschaffung, aber diese Lösungen können teuer sein - vor allem für kleine und mittlere Unternehmen oder Start-ups. Wenn Sie geschickt sind, können Sie die Tools verwenden, die Sie bereits in Ihrem CRM und CMS haben, um Teile dieses Prozesses zu automatisieren. Schließlich richten Sie Landing Pages ein, versenden automatisierte E-Mails und verwenden Meeting-Links. All diese Funktionen sollten in Ihrem Marketing- und Vertriebssystem verfügbar sein.

Unser Favorit ist natürlich HubSpot. Was gibt es da nicht zu lieben? Diese robuste Plattform vereint alle Marketing- und Vertriebstools, die Sie für den Einstieg in die Personalbeschaffungsautomatisierung benötigen. Die Kernfunktionen des HubSpot Service Hub ermöglichen es Ihnen auch, ein Ticketingsystem für die Bewerberverfolgung zu verwenden.

Gartner hat HubSpot gerade zum Magic Quadrant Leader im Bereich B2B-Marketing-Automatisierung ernannt, und die Plattform bietet außerdem erhebliche Rabatte für qualifizierte Start-ups.

Möchten Sie mehr über die Verwendung von HubSpot für die Automatisierung der Personalbeschaffung und die Verfolgung von Bewerbern erfahren?
Lassen Sie uns darüber reden!