Wohin gehen E-Mails? Primärer Posteingang, Spam oder woanders?

Haben Sie schon einmal eine wichtige E-Mail abgeschickt, nur um dann von einer quälenden Unsicherheit geplagt zu werden? Hat sie ihren Empfänger erreicht? Ist sie auf Nimmerwiedersehen im digitalen Äther verschwunden? Dieses Gefühl der Ungewissheit ist vielen von uns nur allzu vertraut.

Wo landen also unsere E-Mails, und wie können wir sie kontrollieren?

E-Mail ist ein Kommunikationskanal, insbesondere für Unternehmen und Vermarkter. Sie sind ein leistungsfähiges Instrument zur Pflege von Kundenbeziehungen, zur Förderung des Absatzes und zum Aufbau von Markenbewusstsein. Aber was passiert, nachdem Sie auf "Senden" geklickt haben? Leider erreicht ein erheblicher Teil der E-Mails nie den vorgesehenen Posteingang. Das kann für den Absender, der im Dunkeln tappt, und für die Unternehmen, die es verpassen, mit ihrer Zielgruppe in Kontakt zu treten und ihre Marketingziele zu erreichen, unglaublich frustrierend sein.

Der Weg, den eine E-Mail nach dem Senden nimmt, ist erstaunlich komplex. Es ist mehr als nur eine Einbahnstraße von Ihrem Computer zum Posteingang des Empfängers. Ganz gleich, ob es sich um den begehrten primären Posteingang, den gefürchteten Spam-Ordner oder einen anderen Ort handelt, dieser Blog vermittelt Ihnen das Wissen, um Ihre E-Mail-Versandverfahren zu optimieren und sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten gesehen werden.

Der Weg der E-Mail-Zustellung

Nach dem "Senden"

Die Reise Ihrer E-Mail beginnt in dem Moment, in dem Sie auf "Senden" klicken. Doch bevor sie die Augen des Empfängers erreicht, macht sie möglicherweise einen Zwischenstopp auf Ihrem SMTP-Server (Simple Mail Transfer Protocol). Stellen Sie sich den SMTP-Server wie ein digitales Postamt vor - er nimmt Ihre E-Mail entgegen und leitet sie an den Server des Posteingangsanbieters (IP) des Empfängers weiter, z. B. Gmail, Outlook oder Yahoo. Dieser Vorgang geht in der Regel sehr schnell, aber gelegentlich kann es zu Verzögerungen kommen. So können beispielsweise ein hohes Serveraufkommen oder Wartungsarbeiten auf der Seite des SMTP-Servers zu einer vorübergehenden Verlangsamung führen. In seltenen Fällen kann die E-Mail zurückgeschickt werden (mehr dazu später), wenn der Server auf einen kritischen Fehler stößt.

Erreichen des Servers des Posteingangsanbieters

Sobald Ihre E-Mail den SMTP-Server verlässt, geht sie auf die nächste Etappe ihrer Reise - sie erreicht den Server des Posteingangsanbieters (IP) des Empfängers. Stellen Sie sich IP-Server als riesige Sortieranlagen für eingehende E-Mails vor. Sie erhalten E-Mails von unzähligen Absendern und verfügen über ausgeklügelte Systeme, um sie entsprechend zu kategorisieren und zu verteilen. Nach der Ankunft durchläuft Ihre E-Mail eine Reihe von Prüfungen, um ihre Legitimität und ihren Bestimmungsort zu bestimmen.

Danach wird Ihre E-Mail an verschiedene Stellen weitergeleitet: an einen Spam-Ordner, an den gewünschten Posteingang oder an den gefürchteten "anderen Ort".

A: An Spam gesendet

Leider schaffen es nicht alle E-Mails in den begehrten primären Posteingang. IP-Server setzen leistungsstarke Spam-Filter als Gatekeeper ein, die die Benutzer vor unerwünschten Marketing-Nachrichten, Phishing-Versuchen und bösartigen Inhalten schützen. Diese Filter setzen eine Kombination von Techniken ein, um Spam zu erkennen:

• Inhaltsbasierte Filter: Diese Filter scannen den Inhalt der E-Mail auf rote Fahnen, die üblicherweise mit Spam in Verbindung gebracht werden. Dazu gehören irreführende Betreffzeilen, die sofortigen Reichtum oder kostenlosen Urlaub versprechen, die übermäßige Verwendung von Großbuchstaben und Ausrufezeichen sowie eine Fülle von Spam-Wörtern wie "kostenlos", "dringend" oder "jetzt handeln!"

• Authentifizierungsprüfungen: IP-Server führen über den Inhalt hinaus Authentifizierungsprüfungen durch, um die Legitimität des Absenders zu verifizieren. Dazu gehören Protokolle wie SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) und DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance). Diese Protokolle funktionieren im Wesentlichen wie digitale ID-Prüfungen und stellen sicher, dass die E-Mail von einer legitimen Quelle stammt und nicht von jemandem gefälscht wurde, der versucht, sich als echter Absender auszugeben.

• Absender-Reputation: IP-Server berücksichtigen auch die Reputation Ihres Absenders. Dieser Wert spiegelt wider, wie zuverlässig und vertrauenswürdig Sie als Absender sind. Wenn Sie regelmäßig E-Mails versenden, eine saubere E-Mail-Liste führen (ohne ungültige oder inaktive Adressen) und eine hohe Engagement-Rate haben (Empfänger öffnen und klicken auf Ihre E-Mails), trägt dies alles zu einem positiven Absenderruf bei. Umgekehrt können häufige Bounce-E-Mails, Spam-Beschwerden und geringes Engagement zu einem schlechten Ruf führen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Ihre E-Mails als Spam eingestuft werden.

Vermeiden von Spam-Filtern

Wie können Sie also sicherstellen, dass Ihre E-Mail nicht in den Abgrund des Spamfilters gerät und sicher im Posteingang des Empfängers landet? Hier sind einige wichtige Tipps:

• Verfassen Sie klare und prägnante Betreffzeilen: Vermeiden Sie Sensationshascherei und irreführende Informationen. Seien Sie stattdessen ehrlich, was den Inhalt Ihrer E-Mail betrifft.

• Führen Sie eine E-Mail-Liste auf der Grundlage von Genehmigungen: Senden Sie E-Mails nur an diejenigen, die sich für den Erhalt Ihrer Nachrichten entschieden haben. Der Kauf von E-Mail-Listen oder das Versenden unaufgeforderter E-Mails ist ein Rezept für die Spam-Filterung und schadet Ihrem Ruf als Absender.

• Üben Sie gute E-Mail-Hygiene: Bereinigen Sie Ihre E-Mail-Liste regelmäßig, indem Sie inaktive oder ungültige Adressen entfernen. Das Versenden von E-Mails an nicht existierende Adressen kann Spam-Filter auslösen.

• Achten Sie auf einen professionellen Ton: Vermeiden Sie übermäßige Ausrufezeichen, ALLE GROSSSCHRIFTEN und übermäßig werbliche Sprache.
  
  

B: Im Posteingang landen (oder nicht)

Nachdem Sie die Spam-Filter erfolgreich überwunden haben, hat Ihre E-Mail nun gute Chancen, im primären Posteingang des Empfängers zu landen. Dies ist der heilige Gral der E-Mail-Zustellung, der Ihrer Nachricht maximale Sichtbarkeit garantiert. Eine Möglichkeit, die erfolgreiche Platzierung im Posteingang zu messen, ist die Überwachung der Öffnungsrate, also des Prozentsatzes der Empfänger, die Ihre E-Mail öffnen.

Aber auch wenn Sie Spam-Filter vermieden haben, können andere Faktoren Einfluss darauf haben, wo Ihre E-Mail auf dem IP-Server landet. Dazu gehören:

• Engagement des Empfängers: Wenn die Empfänger Ihre E-Mails regelmäßig öffnen und anklicken, werden sie von den IP-Servern als wertvoll eingestuft, und es ist wahrscheinlicher, dass sie künftige E-Mails an den primären Posteingang weiterleiten.

• Listensegmentierung: Das Versenden gezielter E-Mails an segmentierte Listen, die auf den Interessen der Empfänger basieren, kann das Engagement erhöhen und die Platzierung im Posteingang verbessern.

• Häufigkeit des Versands: Wenn Empfänger mit E-Mails bombardiert werden, kann dies zu Ermüdung und Desinteresse führen. Die richtige Sendehäufigkeit ist entscheidend für die Aufrechterhaltung eines positiven Absenderrufs und die Platzierung im Posteingang.
  
  
  

C: Anderswo

Nachdem wir uns mit dem idealen Szenario, im Posteingang zu landen, beschäftigt haben, wollen wir uns nun mit den "anderen" Möglichkeiten für Ihre E-Mail beschäftigen:

Der Spam-Ordner

Auch wenn es eine Hürde ist, die Spam-Filter zu überwinden, kann es vorkommen, dass selbst legitime E-Mails im gefürchteten Spam-Ordner landen. Dies geschieht in der Regel, wenn der Inhalt der E-Mail bei den Filtern rote Fahnen auslöst, auch wenn dies nicht beabsichtigt ist. So kann beispielsweise eine E-Mail, in der mit enthusiastischen Worten für eine Rabattaktion geworben wird ("Massive Einsparungen!"), im Spam-Ordner landen, obwohl es sich um ein legitimes Angebot handelt.

Hier erfahren Sie, wie Sie das Risiko, im Spam zu landen, minimieren können:

• Vermeiden Sie spammige Inhalte: Verwenden Sie eine klare und professionelle Sprache. Verwenden Sie ein ausgewogenes Verhältnis von Text und Bildern.

• Bieten Sie klare Abmeldeoptionen an: Machen Sie es den Empfängern leicht, sich abzumelden, wenn Ihre E-Mails sie nicht mehr interessieren. Ein gut sichtbarer Abmeldelink ist ein Muss für alle E-Mails.
  
  
  

Die Registerkarte "Promotions" (Google Mail) oder andere Ordner

Einige IP-Server, wie z. B. Gmail, haben zusätzliche Ordner erstellt, um eingehende E-Mails zu kategorisieren. Die Registerkarte "Promotions" kann zum Beispiel E-Mails von Einzelhändlern oder Abonnementdiensten enthalten. Auch wenn es nicht ideal ist, ist es nicht unbedingt eine schlechte Nachricht, wenn sie auf der Registerkarte "Sonderangebote" landen. Viele Nutzer suchen in diesen Ordnern immer noch nach Angeboten und Rabatten.

Um die Empfänger zu ermutigen, diese Ordner zu überprüfen, sollten Sie klare Betreffzeilen erstellen: Weisen Sie in der Betreffzeile darauf hin, dass Ihre E-Mail eine Werbeaktion oder ein Angebot enthält. Ein Beispiel: "Sichern Sie sich 20 % Rabatt auf Ihren nächsten Einkauf!" macht den Zweck der E-Mail deutlich.

Der Bounce

Trotz Ihrer Bemühungen kann es vorkommen, dass Ihre E-Mail zurückgeschickt wird. Ein Bounce tritt auf, wenn der Server des Empfängers Ihre E-Mail nicht zur Zustellung annehmen kann. Es gibt zwei Hauptarten von Bounces:

• Weicher Bounce: Dies deutet in der Regel auf ein vorübergehendes Problem hin, z. B. ein volles Postfach oder Wartungsarbeiten am Server des Empfängers. Soft Bounces lösen sich oft nach kurzer Zeit von selbst auf, und Ihr E-Mail-Server kann versuchen, die E-Mail automatisch erneut zu versenden.

• Hard Bounce: Dies ist ein Hinweis auf ein dauerhaftes Problem, z. B. eine ungültige E-Mail-Adresse oder ein nicht mehr existierender Server. Hard Bounces sind für Ihren Ruf als Absender eher schädlich, da sie darauf hindeuten, dass Sie E-Mails an ungültige Adressen senden.

Hier erfahren Sie, wie Sie Bounces minimieren können:

• Pflegen Sie eine saubere E-Mail-Liste: Entfernen Sie regelmäßig inaktive oder ungültige Adressen. Nutzen Sie Tools zur E-Mail-Überprüfung, um die Richtigkeit Ihrer Liste zu gewährleisten.

• Üben Sie gute Listenhygiene: Kaufen Sie keine E-Mail-Listen und senden Sie keine E-Mails an Personen, die sich nicht angemeldet haben.

Wie Sie die Zustellbarkeit von E-Mails verbessern können

Nachdem Sie nun den Weg der E-Mail-Zustellung und die verschiedenen Ziele, die Ihre E-Mails erreichen können, verstanden haben, wollen wir nun untersuchen, wie Sie die Kontrolle übernehmen und die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails verbessern können:

Aufbau einer starken Absenderreputation

Wie bereits erwähnt, ist die Reputation Ihres Absenders entscheidend für den Erfolg bei der E-Mail-Zustellung. Im Folgenden finden Sie einige praktische Tipps zum Aufbau eines guten Absenderrufs:

• Führen Sie eine Liste mit Einverständniserklärungen: Senden Sie nur E-Mails an Personen, die sich dafür entschieden haben und erwarten, dass sie Ihre Nachrichten erhalten.

• Streben Sie nach hohen Engagement-Raten: Konzentrieren Sie sich darauf, wertvolle und relevante Inhalte zu erstellen, die bei Ihren Adressaten Anklang finden. Dies ermutigt die Empfänger, Ihre E-Mails zu öffnen und anzuklicken, was die Engagement-Raten erhöht.

• Minimieren Sie die Absprungraten: Bereinigen Sie Ihre E-Mail-Liste regelmäßig und vermeiden Sie den Versand von E-Mails an ungültige Adressen.

Optimieren Sie Ihren E-Mail-Inhalt

Denken Sie daran, dass Ihr E-Mail-Inhalt die Zustellbarkeit erheblich beeinflussen kann. Hier finden Sie einige bewährte Verfahren:

• Vermeiden Sie Spam-Auslöser: Verwenden Sie klare und prägnante Betreffzeilen. Verwenden Sie einen professionellen Ton und vermeiden Sie übermäßige Ausrufezeichen, Großbuchstaben und spammige Sprache.

• Personalisieren Sie Ihre E-Mails: Wann immer möglich, sollten Sie Ihre E-Mails mit dem Namen des Empfängers personalisieren. Auch die Segmentierung spielt eine Rolle - die Anpassung von Inhalten an bestimmte Zielgruppen verbessert die Relevanz und das Engagement.

• Behalten Sie ein sauberes Design bei: Verwenden Sie ein ausgewogenes Layout mit einer Mischung aus Text und Bildern. Vermeiden Sie große Bilddateien, die die Ladezeiten verlangsamen können.
  
  
  

Nutzen Sie E-Mail-Marketing-Tools

Ziehen Sie den Einsatz einer renommierten E-Mail-Marketingplattform wie HubSpot in Betracht. Diese Plattformen bieten eine Reihe von Funktionen, die Ihre Zustellbarkeit verbessern können, wie z. B.:

• Spam-Checker-Tools: Diese Tools können Ihre E-Mail-Inhalte auf potenzielle Spam-Auslöser überprüfen, bevor Sie sie versenden.

• Tools zur Listenhygiene: Diese Tools helfen Ihnen, Ihre E-Mail-Liste zu überprüfen und zu bereinigen und ungültige oder inaktive Adressen zu entfernen.

• Engagement-Tracking: E-Mail-Marketingplattformen bieten Einblicke in Ihre E-Mail-Leistung, einschließlich Öffnungsraten, Klickraten und Abmeldequoten. Anhand dieser Daten können Sie Ihre Absenderreputation überwachen und Ihre E-Mail-Strategie bei Bedarf anpassen.

Erreichen Sie Ihr Zielpublikum: Erreichen Sie Ihre Marketing-Ziele mit verbesserter Zustellbarkeit

Der Weg Ihrer E-Mail vom Senden bis zum Erreichen des endgültigen Ziels kann erstaunlich komplex sein. Um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten in den richtigen Postfächern landen, ist es wichtig, die verschiedenen Kontrollpunkte und potenziellen Hindernisse zu verstehen. Wenn Sie die in diesem Blog beschriebenen Tipps befolgen, können Sie die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails verbessern, die Interaktion mit Ihrer Zielgruppe maximieren und Ihre Marketingziele erreichen.

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