Dove vanno le mie e-mail? Nella inbox, nello spam o altrove?

Vi è mai capitato di premere "invia" su un'e-mail importante, per poi essere tormentati da un fastidioso dubbio? Ha raggiunto il destinatario? È svanita nell'etere digitale, per non essere più vista? Questo sentimento di incertezza è fin troppo familiare a molti di noi.

Dove finiscono le nostre e-mail e come possiamo controllarle?

L'e-mail è un canale di comunicazione, in particolare per le aziende e gli addetti al marketing. È uno strumento potente per favorire le relazioni con i clienti, guidare le vendite e costruire la consapevolezza del marchio. Ma cosa succede dopo aver cliccato su "invia"? Purtroppo, una parte significativa delle e-mail non raggiunge mai la casella di posta prevista. Questo può essere incredibilmente frustrante per il mittente che rimane all'oscuro di tutto e per le aziende che non riescono a entrare in contatto con il proprio pubblico e a raggiungere i propri obiettivi di marketing.

Il percorso di un sequenze di e-mail dopo l'invio è sorprendentemente complesso. Non si tratta solo di una strada a senso unico dal vostro computer alla casella di posta del destinatario. Che si tratti dell'ambita casella di posta principale, della temuta cartella spam o di un altro luogo, questo blog vi fornirà le conoscenze necessarie per ottimizzare le vostre pratiche di invio delle e-mail e garantire che i vostri messaggi vengano visti.

Il percorso di consegna delle e-mail

Dopo l'invio

Il viaggio della vostra e-mail inizia nel momento in cui premete "invia". Ma prima che raggiunga gli occhi impazienti del destinatario, potrebbe fare una sosta presso il server SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Considerate il server SMTP come un ufficio postale digitale: prende l'e-mail e la instrada verso il server del provider della posta in arrivo (IP) del destinatario, come Gmail, Outlook o Yahoo. Questo processo avviene di solito molto rapidamente, ma occasionalmente possono verificarsi dei ritardi. Ad esempio, un traffico elevato sul server o la manutenzione del server SMTP possono rallentare temporaneamente il processo. In rari casi, l'e-mail può essere respinta (per maggiori informazioni sui rimbalzi si veda più avanti) se il server incontra un errore critico.

Raggiungere il server del provider di posta in arrivo

Una volta che il messaggio di posta elettronica lascia il server SMTP, passa alla fase successiva del suo viaggio: raggiungere il server del provider di posta in arrivo (IP) del destinatario. I server IP sono dei giganteschi centri di smistamento delle e-mail in arrivo. Ricevono e-mail da innumerevoli mittenti e dispongono di sistemi sofisticati per classificarle e distribuirle di conseguenza. All'arrivo, le e-mail vengono sottoposte a una serie di controlli per determinarne la legittimità e la destinazione.

In seguito, l'e-mail verrà inviata in una serie di posti: una cartella spam, la casella di posta desiderata o il temuto "altrove".

A: Inviato allo spam

Purtroppo, non tutte le e-mail riescono a raggiungere l'ambita casella di posta principale. I server IP impiegano potenti filtri antispam come guardiani, proteggendo gli utenti da messaggi di marketing indesiderati, tentativi di phishing e contenuti dannosi. Questi filtri utilizzano una combinazione di tecniche per identificare lo spam:

• Filtri basati sul contenuto: Questi filtri analizzano il contenuto dell'e-mail alla ricerca di segnali di allarme comunemente associati allo spam. Tra questi, le righe dell'oggetto fuorvianti che promettono ricchezza istantanea o vacanze gratuite, l'uso eccessivo di TUTTE LE MAIUSCOLE e di punti esclamativi e l'abbondanza di parole spam come "gratis", "urgente" o "agisci subito".

• Controlli di autenticazione: i server IP eseguono controlli di autenticazione oltre al contenuto per verificare la legittimità del mittente. Si tratta di protocolli come SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) e DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance). Questi protocolli agiscono essenzialmente come controlli di identità digitale, assicurando che l'e-mail provenga da una fonte legittima e non sia stata spoofata da qualcuno che cerca di impersonare un mittente reale.

• Reputazione del mittente: I server IP tengono conto anche della reputazione del mittente. Questo punteggio riflette l'affidabilità e la fiducia del mittente. L'invio costante di e-mail, il mantenere la vostra lista di e-mail (priva di indirizzi non validi o inattivi) e gli alti tassi di coinvolgimento (i destinatari aprono e cliccano sulle vostre e-mail) contribuiscono a una reputazione positiva del mittente. Al contrario, rimbalzi frequenti, reclami per spam e scarso coinvolgimento possono portare a una reputazione offuscata, rendendo le vostre e-mail più facilmente segnalate come spam.

Evitare i filtri antispam

Quindi, come potete assicurarvi che le vostre e-mail evitino l'abisso dei filtri antispam e arrivino al sicuro nella casella di posta del destinatario? Ecco alcuni suggerimenti chiave:

• Creare un oggetto chiaro e conciso: Evitate il sensazionalismo e le informazioni fuorvianti. Siate invece chiari sul contenuto della vostra e-mail.

• Mantenere una lista di e-mail basata sul permesso: Inviate e-mail solo a coloro che hanno scelto di ricevere i vostri messaggi. L'acquisto di liste di e-mail o l'invio di e-mail non richieste è una ricetta per il filtraggio dello spam e per danneggiare la reputazione del mittente.

• Praticate una buona igiene delle e-mail: Pulite regolarmente la vostra lista di e-mail rimuovendo gli indirizzi inattivi o non validi. L'invio di e-mail a indirizzi inesistenti può attivare i filtri antispam.

• Mantenete un tono professionale: Evitate i punti esclamativi eccessivi, le lettere maiuscole e il linguaggio troppo promozionale.
  
  
  

B: Arrivare nella posta in arrivo (o meno)

Dopo aver superato con successo i filtri antispam, la vostra e-mail ha ora buone probabilità di finire nella casella di posta principale del destinatario. Questo è il santo graal della consegna delle e-mail, che garantisce la massima visibilità del messaggio. Un modo per valutare il successo del posizionamento nella casella di posta è monitorare i tassi di apertura, ovvero la percentuale di destinatari che aprono l'e-mail.

Tuttavia, anche se avete evitato i filtri antispam, altri fattori possono influenzare il posizionamento delle vostre e-mail all'interno del server IP. Questi includono:

• Il coinvolgimento dei destinatari: Se i destinatari aprono e cliccano costantemente sulle vostre e-mail, i server IP le riconoscono come preziose e sono più propensi a consegnare le e-mail future alla casella di posta principale.

• Segmentazione delle liste: L'invio di e-mail mirate a liste segmentate in base agli interessi dei destinatari può aumentare il coinvolgimento e migliorare il posizionamento nella casella di posta.

• Frequenza di invio: Bombardare i destinatari con email a raffica può portare a stanchezza e disimpegno. Trovare la giusta frequenza di invio è fondamentale per mantenere una reputazione positiva del mittente e il posizionamento nella casella di posta.
  
  
  

C: Altrove

Dopo aver esplorato lo scenario ideale dell'arrivo nella casella di posta, approfondiamo le possibilità di "altrove" per le vostre e-mail:

La cartella spam

Sebbene la navigazione nei filtri antispam sia un ostacolo, a volte anche le e-mail legittime possono essere catturate e depositate nella temuta cartella spam. Questo accade di solito quando i contenuti fanno scattare l'allarme per i filtri, anche se non intenzionalmente. Per esempio, un'e-mail che promuove una vendita scontata con un linguaggio entusiasta ("Massive Savings!") potrebbe finire nello spam nonostante sia un'offerta legittima.

Ecco come ridurre al minimo il rischio di finire nello spam:

• Evitate i contenuti spam: Attenetevi a un linguaggio chiaro e professionale. Usate un equilibrio tra testo e immagini.

• Offrite chiare opzioni di cancellazione: Fate in modo che i destinatari possano cancellarsi facilmente se le vostre e-mail non li interessano più. Un link di cancellazione ben visibile è un must per tutte le e-mail.
  
  
  

La scheda Promozioni (Gmail) o altre cartelle

Alcuni server IP, come Gmail, hanno creato cartelle aggiuntive per classificare le e-mail in arrivo. La scheda Promozioni, ad esempio, potrebbe ospitare le e-mail di rivenditori o servizi di abbonamento. Anche se non è l'ideale, l'arrivo nella scheda Promozioni non è necessariamente una cattiva notizia. Molti utenti controllano ancora queste cartelle per trovare offerte e sconti.

Per incoraggiare i destinatari a controllare queste cartelle, create degli oggetti chiari: Indicate che la vostra e-mail contiene una promozione o un'offerta nell'oggetto. Ad esempio, "Ottieni il 20% di sconto sul tuo prossimo acquisto!" comunica chiaramente lo scopo dell'e-mail.

Il rimbalzo

A volte, nonostante i vostri sforzi, la vostra e-mail potrebbe essere respinta. Un bounce si verifica quando il server del destinatario non può accettare l'e-mail per la consegna. Esistono due tipi principali di bounce:

• Rimbalzo morbido: Di solito indica un problema temporaneo, come una casella di posta piena o la manutenzione del server da parte del destinatario. I rimbalzi morbidi spesso si risolvono da soli dopo un breve periodo e il server di posta elettronica potrebbe tentare un nuovo invio automatico.

• Rimbalzo duro: Indica un problema permanente, come un indirizzo e-mail non valido o un server non più esistente. I rimbalzi rigidi sono più dannosi per la vostra reputazione di mittente, in quanto suggeriscono che state inviando e-mail a indirizzi non validi.

Ecco come ridurre al minimo i bounce:

• Mantenere una lista di e-mail pulita: Rimuovere regolarmente gli indirizzi inattivi o non validi. Utilizzate strumenti di verifica delle e-mail per garantire l'accuratezza della vostra lista.

• Praticare una buona igiene della lista: Non acquistate liste di e-mail e non inviate e-mail a persone che non hanno effettuato l'opt-in.

Come migliorare la deliverability delle e-mail

Ora che avete compreso il percorso di consegna delle email e le varie destinazioni che le vostre email possono raggiungere, analizziamo come potete prendere il controllo e migliorare la deliverability delle vostre email:

Costruire una forte reputazione del mittente

Come già detto, la reputazione del mittente è fondamentale per il successo della consegna delle e-mail. Ecco alcuni consigli pratici per costruire una forte reputazione del mittente:

• Mantenere una lista basata sul permesso: Inviate e-mail solo a coloro che si sono iscritti e che si aspettano di ricevere i vostri messaggi.

• Cercate di ottenere alti tassi di coinvolgimento: Concentratevi sulla creazione di contenuti validi e pertinenti che risuonino con il vostro pubblico. Questo incoraggia i destinatari ad aprire e cliccare sulle vostre e-mail, aumentando i tassi di coinvolgimento.

• Ridurre al minimo la frequenza di rimbalzo: Pulite regolarmente la vostra lista di e-mail ed evitate di inviare e-mail a indirizzi non validi.

Ottimizzare il contenuto delle e-mail

Ricordate che il contenuto delle vostre e-mail può avere un impatto significativo sulla deliverability. Ecco alcune best practice da seguire:

• Evitate le cause di spam: Attenetevi a righe di oggetto chiare e concise. Usate un tono professionale ed evitate punti esclamativi eccessivi, TUTTE LE MAIUSCOLE e linguaggio spammoso.

• Personalizzare le e-mail: Quando è possibile, personalizzate le e-mail con il nome del destinatario. Anche la segmentazione gioca un ruolo importante: adattare i contenuti a specifici segmenti di pubblico migliora la rilevanza e il coinvolgimento.

• Mantenere un design pulito: Utilizzate un layout equilibrato con un mix di testo e immagini. Evitate file di immagini di grandi dimensioni che possono rallentare i tempi di caricamento.
  
  
  

Sfruttare gli strumenti di email marketing

Prendete in considerazione l'utilizzo di una piattaforma di email marketing affidabile come HubSpot. Queste piattaforme offrono una serie di funzioni che possono migliorare i vostri sforzi di deliverability, come ad esempio:

• Strumenti di controllo dello spam: Questi strumenti sono in grado di scansionare il contenuto delle vostre e-mail alla ricerca di potenziali cause di spam prima dell'invio.

• Strumenti di igiene delle liste: Questi strumenti vi aiutano a verificare e pulire la vostra lista di e-mail, rimuovendo gli indirizzi non validi o inattivi.

• Tracciamento del coinvolgimento: Le piattaforme di email marketing forniscono informazioni sulle prestazioni delle vostre email, tra cui tassi di apertura, tassi di clic e tassi di cancellazione. Questi dati consentono di monitorare la reputazione del mittente e di adattare la strategia di posta elettronica in base alle esigenze.

Raggiungere il pubblico: Raggiungere gli obiettivi di marketing con una migliore deliverability

Il viaggio di un'e-mail, dal momento in cui si preme "invia" fino alla destinazione finale, può essere sorprendentemente complesso. Comprendere i vari punti di controllo e i potenziali ostacoli è fondamentale per garantire che i vostri messaggi arrivino nelle caselle di posta giuste. Seguendo i suggerimenti illustrati in questo blog è possibile migliorare la deliverability delle e-mail, massimizzare il coinvolgimento del pubblico e raggiungere gli obiettivi di marketing.

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