Evitare lo spam: Riscaldamento e verifica email per la deliverability

L'atterraggio nella cartella dello spam può rovinare una campagna di email marketing prima ancora di iniziare. Molti mittenti si chiedono perché i loro messaggi non raggiungano mai le caselle di posta elettronica e perdono lead o contatti importanti. Il riscaldamento e la verifica delle e-mail sono modi per aiutare i messaggi a essere consegnati ed evitare il filtro antispam.

Riscaldare un account e-mail significa aumentare gradualmente il numero di e-mail inviate nel tempo. In questo modo i provider di servizi di posta elettronica considerano il nuovo indirizzo sicuro piuttosto che sospetto. Combinando questo metodo con un'adeguata verifica delle liste di e-mail, si possono evitare i rimbalzi e migliorare la reputazione del mittente.

I lettori alla ricerca di suggerimenti su come garantire la deliverability delle e-mail possono trovare consigli utili e strategie che fanno davvero la differenza. La comprensione di questi passaggi può aiutare chiunque a migliorare il posizionamento nella casella di posta elettronica e ad aiutare i messaggi a raggiungere le persone giuste.

Capire gli elementi essenziali della deliverability delle e-mail

La deliverability delle e-mail indica la probabilità che i messaggi raggiungano la casella di posta principale invece di essere smistati nella cartella spam. La massimizzazione della deliverability aiuta le aziende a comunicare con gli abbonati e a evitare i problemi più comuni con i filtri antispam o i provider di caselle postali.

Come le cartelle di spam influiscono sulle campagne e-mail

Quando le e-mail finiscono nella cartella spam, gli abbonati hanno meno probabilità di vederle o leggerle. Questo può ridurre i tassi di apertura e rendere una campagna meno efficace. Un numero elevato di e-mail inviate nello spam può danneggiare la reputazione del mittente. Nel tempo, questo renderà più difficile raggiungere la posta in arrivo, anche per i messaggi futuri.

Cambiamenti improvvisi nel comportamento di invio, come l'invio di troppe e-mail in una sola volta, spesso attivano i filtri antispam. Per evitare questo problema, inviate messaggi regolarmente e non in grandi quantità. Anche il monitoraggio delle e-mail rimbalzate e dei reclami può ridurre le possibilità di essere contrassegnati come spam.

Fattori chiave che influenzano il posizionamento nella posta in arrivo

Il posizionamento nella posta in arrivo dipende da diversi elementi. Un fattore chiave è la qualità dell'elenco di e-mail. Mantenere una lista aggiornata, eliminando gli indirizzi non validi o inattivi, può aiutare a prevenire i problemi di deliverability.

Anche i tassi di coinvolgimento giocano un ruolo importante. Le e-mail che vengono aperte, lette o cliccate dagli abbonati segnalano ai provider delle caselle di posta elettronica che questi messaggi sono desiderati.

Altri fattori sono:

• L'uso di oggetti chiari e privi di parole fuorvianti.

• Evitare un gran numero di messaggi ripetuti o identici.

• Mantenere il contenuto delle e-mail privo di linguaggio che possa sembrare sospetto ai filtri antispam.

Testando i contenuti e monitorando le metriche, come i tassi di apertura e di rimbalzo, si possono individuare i problemi prima che danneggino la deliverability delle e-mail.

Il ruolo dei filtri antispam e dei provider di caselle postali

I filtri antispam controllano tutte le e-mail in arrivo alla ricerca di segnali che le rendano indesiderate o dannose. Esaminano elementi come le parole usate nell'oggetto, i link inclusi nel messaggio e i reclami precedenti.

I provider di caselle di posta elettronica utilizzano algoritmi per decidere se un messaggio è sicuro per la casella di posta o se deve essere inviato allo spam. Se un messaggio di posta elettronica corrisponde a schemi legati allo spam o ha una scarsa esperienza con molti utenti, è più probabile che venga filtrato.

I mittenti possono mantenere una buona reputazione evitando pratiche rischiose, utilizzando metodi di autenticazione come SPF e DKIM e inviando messaggi che gli abbonati hanno accettato di ricevere. Mantenere abitudini di invio positive aumenta la possibilità che i messaggi evitino la cartella spam e raggiungano le caselle di posta principali degli abbonati.

Riscaldamento delle e-mail: Creare la reputazione del mittente

Una buona consegna delle e-mail inizia con la reputazione del mittente, la corretta configurazione del dominio e il modo in cui la casella di posta interagisce con gli altri. Questi fattori decidono se le e-mail arrivano nella casella di posta o vengono filtrate come spam.

Che cos'è il riscaldamento delle e-mail?

Il riscaldamento delle e-mail è la pratica di aumentare lentamente il numero di e-mail inviate da una nuova casella di posta elettronica. Questo aiuta il mittente a costruire una storia di fiducia con i provider di servizi Internet. Senza riscaldamento, l'invio di un gran numero di e-mail da un nuovo indirizzo porta spesso a contrassegnare i messaggi come spam o a bloccarli.

Il processo inizia solitamente con l'invio di alcune e-mail a diversi contatti. Con lo scambio di messaggi, la reputazione cresce. Con il passare del tempo, se l'impegno positivo, come risposte o clic, continua, il mittente guadagna credibilità. Anche i diversi tipi di interazioni, come l'apertura delle e-mail o la loro marcatura come importanti, aiutano il processo.

Il successo del riscaldamento delle e-mail dipende dalla capacità del mittente di monitorare i risultati e di adattarsi ai feedback. Se le email vengono contrassegnate come spam, il mittente deve rallentare il processo. Se i tassi di coinvolgimento aumentano, il mittente può inviare gradualmente più email. Questo approccio costante aiuta a mantenere forte e stabile la reputazione del mittente.

Riscaldamento dell'IP e reputazione del dominio

Il riscaldamento dell'IP è simile al riscaldamento delle e-mail, ma si concentra sull'indirizzo del server di invio, noto anche come indirizzo IP. Quando si inviano campagne e-mail di grandi dimensioni da un nuovo IP, la deliverability può risentirne senza un adeguato riscaldamento. L'aumento graduale del volume di e-mail consente all'indirizzo IP di guadagnare fiducia nei confronti dei provider di caselle di posta.

La reputazione del dominio misura l'affidabilità di un dominio nel tempo. Pratiche scorrette come l'invio di spam o frequenti rimbalzi danneggiano la reputazione del dominio. Un'attività di posta elettronica costante e positiva rafforza la reputazione. Una buona reputazione del dominio e dell'IP rende più probabile che le e-mail raggiungano le caselle di posta invece delle cartelle di posta indesiderata.

La reputazione del dominio e dell'IP vanno di pari passo. Se uno dei due è scadente, la deliverability diminuisce. Un'attività regolare, bassi tassi di rimbalzo e risposte positive contribuiscono a migliorare la reputazione di entrambi. Inoltre, i record autentici come DKIM e SPF possono aiutare i provider a identificare i mittenti legittimi.

Aumento graduale del volume e metriche di coinvolgimento

Aumentare il volume di invio troppo rapidamente è un rischio per qualsiasi nuovo mittente. I provider di posta elettronica segnalano i picchi improvvisi, che possono bloccare o filtrare i messaggi. Il processo migliore è quello di aumentare il volume lentamente, a volte utilizzando programmi giornalieri o settimanali. Questo approccio lascia il tempo di sviluppare la fiducia.

Le metriche di coinvolgimento svolgono un ruolo significativo nella reputazione del mittente. Le metriche includono:

• Tassi di apertura

• Tassi di risposta

• Tassi di clic

• Reclami per spam

• Tassi di disiscrizione

Una casella di posta elettronica con buoni tassi di apertura e di risposta appare più affidabile, mentre un alto numero di reclami per spam porta al blocco. L'osservazione di questi numeri consente ai mittenti di capire come vengono ricevute le loro e-mail. Apportare modifiche basate sul coinvolgimento reale aiuta a costruire una solida reputazione e una deliverability a lungo termine. Interazioni coerenti e positive indicano ai provider che i messaggi sono desiderati e sicuri.

Padroneggiare la verifica delle e-mail per ottenere elenchi puliti

Gli indirizzi e-mail accurati sono necessari per ridurre i tassi di rimbalzo e inviare messaggi a persone reali. La verifica delle e-mail e la pulizia delle liste svolgono entrambe un ruolo importante per ottenere una forte deliverability.

Spiegazione del processo di verifica delle e-mail

La verifica delle e-mail aiuta a filtrare gli indirizzi non validi e a mantenere accurate le liste. In primo luogo, gli strumenti di verifica controllano che gli indirizzi e-mail siano formattati correttamente. In questo modo vengono individuati errori semplici come simboli mancanti o errori di ortografia.

Successivamente, si collegano ai server di posta per verificare se ogni indirizzo esiste davvero. Non inviano un'e-mail, ma verificano la presenza di una risposta in tempo reale. Se l'indirizzo è falso o non in uso, viene segnalato o rimosso.

Questi strumenti cercano anche gli indirizzi a rischio, come quelli che potrebbero causare reclami per spam o provenire da domini pubblici o temporanei. Una buona verifica riduce gli errori prima dell'invio di qualsiasi e-mail. Seguendo questi passaggi, chiunque può utilizzare il processo di verifica delle e-mail per concentrarsi solo sui contatti reali.

Ridurre i rimbalzi "hard" e "soft

Una lista netto porta a un minor numero di bounce. I bounce si verificano quando un messaggio non può essere consegnato. Esistono due tipi principali:

• Gli hard bounce significano che l'indirizzo non è valido o non esiste.

• I rimbalzi morbidi di solito significano che la casella di posta del destinatario è piena, che c'è un problema temporaneo del server o che il messaggio è troppo grande.

Mantenere basse le percentuali di rimbalzo è fondamentale perché i provider di caselle di posta elettronica prestano attenzione. Se i rimbalzi sono troppi, potrebbero bloccare le e-mail future o spostarle nello spam. La rimozione degli indirizzi che presentano ripetuti soft bounce aiuta a ridurre il tasso di rimbalzo nel tempo.

Per mantenere bassa la frequenza di rimbalzo, è meglio controllare spesso le liste e ripulire gli indirizzi a rischio. Prestare attenzione ai rapporti di rimbalzo delle piattaforme e-mail aiuta a individuare le tendenze e ad agire rapidamente.

Mantenere elenchi e-mail in ordine

Mantenere una lista significa controllarla regolarmente. Elenchi con indirizzi inutilizzati, vecchi o falsi possono portare rapidamente a problemi di consegna. Un modo semplice per rimanere organizzati è verificare gli indirizzi prima di aggiungerli alla mailing list principale.

Le migliori pratiche per una lista e-mail pulita includono

• Verificare subito le nuove iscrizioni

• Eliminare gli utenti che non si impegnano da molto tempo

• Eliminare gli indirizzi che rimbalzano più di una volta

• Usare campagne di reengagement per confermare chi vuole ancora ricevere le e-mail.

Il rispetto di questa routine mantiene le liste netto, aiuta a evitare la cartella spam e aumenta le possibilità che i messaggi raggiungano la posta in arrivo. Una lista netto è una lista attiva, il che fa sì che le campagne abbiano più successo e le percentuali di rimbalzo siano più basse.

Autenticazione e conformità delle e-mail: Proteggere la deliverability

Una cattiva autenticazione delle e-mail o l'ignoranza delle regole di conformità possono aumentare le probabilità che un'e-mail finisca nello spam o venga bloccata. L'utilizzo di metodi di autenticazione corretti e il rispetto delle leggi, come il CAN-SPAM Act, aiutano le e-mail a raggiungere la casella di posta e creano fiducia nei destinatari.

Importanza di SPF, DKIM e DMARC

Il Sender Policy Framework (SPF), il DomainKeys Identified Mail (DKIM) e il Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC) aiutano a proteggere le e-mail da spoofing e phishing.

• SPF consente al proprietario di un dominio di specificare quali server possono inviare e-mail per quel dominio. Se un'e-mail proviene da un server non presente nell'elenco, il server ricevente può segnalarla come sospetta.

• DKIM aggiunge una firma digitale alle e-mail in uscita. Ciò consente al destinatario di verificare se il messaggio è stato inviato dal dominio dichiarato e se il contenuto non è stato alterato.

• Il DMARC utilizza i risultati SPF e DKIM per fornire istruzioni sulla gestione delle e-mail che non superano l'autenticazione. I proprietari dei domini possono scegliere di mettere in quarantena, rifiutare o consentire tali e-mail, aggiungendo un ulteriore livello di sicurezza.

L'impostazione di questi metodi aiuta a consegnare la posta legittima alle caselle di posta e riduce la possibilità di essere visti come spam.

Migliori pratiche di autenticazione del dominio

Una corretta autenticazione del dominio inizia con il verificare che SPF, DKIM e DMARC siano impostati per ogni dominio di invio. Ogni record deve essere testato dopo l'impostazione per confermare il funzionamento della configurazione.

• Per SPF, elencare tutti i server di posta validi e tenerli aggiornati se il metodo di invio cambia.

• Le chiavi DKIM devono essere mantenute forti. È utile ruotare le chiavi DKIM ogni tanto per una maggiore sicurezza.

• Le politiche DMARC devono essere riviste e modificate in base al flusso di posta e alle esigenze di sicurezza. Per i nuovi domini, iniziate con una politica DMARC di solo monitoraggio, per poi passare ad azioni più rigorose quando tutto funziona come previsto.

Gli strumenti online per controllare i record di autenticazione possono individuare errori di battitura o informazioni mancanti prima di inviare campagne reali.

Conformità alla legge CAN-SPAM

Il CAN-SPAM Act definisce le regole per l'invio di e-mail commerciali negli Stati Uniti. Queste regole proteggono i destinatari da messaggi indesiderati e richiedono che i mittenti siano chiari su chi sono.

Per rispettare il CAN-SPAM Act, includete questi passaggi in ogni campagna e-mail:

• Utilizzare un nome e un oggetto "Da" onesti e accurati.

• Fornire un indirizzo postale fisico valido in ogni messaggio.

• Facilitare l'annullamento dell'iscrizione da parte dei destinatari e soddisfare rapidamente le richieste di opt-out.

• Evitare titoli ingannevoli o contenuti fuorvianti.

La verifica di questi punti nelle campagne riduce il rischio di sanzioni o reclami da parte dei destinatari. Chiarire le informazioni del mittente e rispettare le richieste di abbandono di una lista può aiutare a mantenere forti la reputazione del mittente e i tassi di apertura.

Ottimizzare il contenuto e il coinvolgimento delle e-mail

L'apertura e l'utilizzo delle e-mail inizia con contenuti di qualità e pratiche di coinvolgimento efficaci. I lettori rispondono meglio a messaggi chiari e utili e a un'esperienza di email fluida, che aiuta anche a tenere newsletter e campagne fuori dalla cartella spam.

Creare un testo di e-mail pertinente e conforme

Il testo delle e-mail deve parlare direttamente alle esigenze del pubblico. I messaggi che rispondono a interessi o problemi reali otterranno più risposte e meno segnalazioni di spam. Utilizzate sempre una grammatica corretta e un linguaggio semplice, che renda le e-mail facili da leggere.

L'uso di un saluto chiaro e di frasi concise aiuta i lettori a seguire il vostro punto di vista. Includete informazioni oneste sul mittente. Le norme sulla privacy spesso richiedono che le e-mail riportino l'indirizzo del mittente e non traggano in inganno il destinatario.

I messaggi conformi non devono mai nascondere chi li ha inviati. Il nome del mittente, l'indirizzo aziendale e i dettagli di contatto devono comparire in ogni newsletter o campagna. Contenuti chiari e diretti creano fiducia e mantengono l'email outreach nel rispetto delle normative.

Evitare le parole e i trigger dello spam

Alcune parole e frasi sono spesso segnalate dai filtri antispam. Le parole spam più comuni sono "gratis", "garantito", "agisci subito", "urgente" o "offerta a tempo limitato". Anche un numero eccessivo di punti esclamativi, l'uso di TUTTE LE MAIUSCOLE o l'uso massiccio di simboli come "$$$" aumentano il rischio di finire nella cartella spam.

Prendete in considerazione i seguenti suggerimenti per ridurre i rischi di spam:

• Scrivete in modo naturale ed evitate il clickbait.

• Limitare l'uso di linguaggio promozionale.

• Evitate gli oggetti fuorvianti.

• Evitare gli allegati, quando possibile.

I lettori si fidano di contenuti onesti e concreti. Meno parole di spam significano maggiori probabilità che le newsletter e le campagne raggiungano le caselle di posta.

Migliorare gli oggetti e gli inviti all'azione delle e-mail

Le righe dell'oggetto sono la prima cosa che le persone vedono. Un buon oggetto è specifico e dice al lettore di cosa tratta l'e-mail senza trucchi o promesse vuote. Gli oggetti brevi e chiari funzionano bene sia per le newsletter che per le comunicazioni regolari.

Gli inviti all'azione (CTA) indirizzano il lettore verso ciò che viene dopo, che si tratti di rispondere, cliccare su un link o iscriversi. Le CTA devono risaltare: usate il grassetto o il colore. Puntate sulla chiarezza, ad esempio "Rispondi a questa e-mail" o "Inizia la mia prova gratuita".

Provate questi approcci per ottenere risultati migliori:

1. Mantenere le righe dell'oggetto sotto i 50 caratteri.

2. Scrivete un'azione chiara per ogni e-mail.

3. Testate alcune CTA per vedere cosa piace di più agli utenti.
   
   
   

Usare link e firme di annullamento dell'iscrizione

Ogni e-mail dovrebbe includere un link di cancellazione visibile. Questo link consente agli utenti di abbandonare facilmente la lista e mostra rispetto per le loro scelte. Un link di cancellazione funzionante mantiene inoltre le campagne in linea con le norme sulla privacy.

La firma del mittente dovrebbe includere il suo nome e cognome, il titolo di lavoro e le informazioni di contatto. La firma aggiunge trasparenza e rende il messaggio professionale. Per le campagne regolari e le newsletter, la firma aiuta i lettori a sapere chi si sta rivolgendo e come rispondere alle domande.

Un chiaro link di annullamento dell'iscrizione e una firma completa rendono le e-mail più affidabili. Quando i lettori si sentono in controllo e possono raggiungere il mittente, le campagne hanno meno probabilità di essere contrassegnate come spam.

Mantenere la salute del mittente a lungo termine

Il successo a lungo termine del mittente dipende dal mantenimento di una buona reputazione, dal monitoraggio dell'interazione dei destinatari con le e-mail e dall'utilizzo di strategie collaudate per la deliverability. Osservare gli schemi e modificare le abitudini aiuta a evitare che i messaggi vengano segnalati come spam.

Monitoraggio dei reclami e delle segnalazioni di spam

Le aziende devono tenere traccia dei reclami e delle segnalazioni di spam provenienti dai destinatari o dai server di posta. Un numero elevato di reclami spesso indica che gli utenti considerano i messaggi come spazzatura o irrilevanti. Questo può danneggiare la reputazione del mittente e far sì che le e-mail future finiscano direttamente nelle cartelle di spam.

La maggior parte delle piattaforme di posta elettronica condivide i dati sui reclami nelle proprie dashboard. Metriche come il tasso di reclami (la percentuale di contatti che contrassegnano un messaggio come spam) sono essenziali da esaminare ogni settimana. I controlli regolari consentono ai team di individuare rapidamente i problemi prima che compromettano la deliverability.

Per ridurre i reclami per spam, è utile

• Rendere facile l'annullamento dell'iscrizione.

• Inviare solo alle persone che hanno accettato di ricevere le e-mail.

• Limitare il numero di e-mail ed essere chiari sulla frequenza.

• Esaminare il feedback dei destinatari.

Tassi di reclamo più bassi dimostrano che le e-mail sono desiderate e gradite.

Analizzare regolarmente i tassi di coinvolgimento

Il tasso di coinvolgimento delle e-mail misura il modo in cui gli utenti interagiscono con le campagne. Questi tassi includono il tasso di apertura, il tasso di clic e le risposte. Un elevato coinvolgimento significa che gli utenti trovano le e-mail interessanti e utili, contribuendo a tenere i messaggi fuori dalla cartella spam.

I team dovrebbero utilizzare i dati sul coinvolgimento per perfezionare le mailing list e i contenuti. Ad esempio, la rimozione degli indirizzi inattivi, nota come pulizia delle liste, impedisce ai server di posta di pensare che il mittente stia facendo spam. La segmentazione delle liste consente agli addetti al marketing di indirizzare i contenuti giusti alle persone giuste.

È utile studiare:

• La frequenza di apertura delle e-mail.

• Il numero di clic sui link.

• Le percentuali di rimbalzo e i motivi dei rimbalzi.

Agendo su questi dati, i mittenti mantengono la loro reputazione positiva e la deliverability delle e-mail forte.

Adottare le best practice per le e-mail per una deliverability costante

Seguire le best practice per le e-mail è la chiave per rimanere fuori dalla cartella spam nel tempo. Ciò significa creare messaggi pertinenti e non troppo frequenti. I messaggi devono avere un oggetto chiaro, una formattazione adeguata e un contenuto di facile lettura.

Altre azioni importanti sono

• Autenticare il dominio di invio.

• Rendere i link di cancellazione visibili e facili da trovare.

• Evitare frasi di spam e punteggiatura eccessiva nelle righe dell'oggetto.

Se possibile, utilizzate un server di posta dedicato per l'invio di posta massiva. In questo modo, le e-mail personali e quelle promozionali rimarranno separate, riducendo il rischio per la salute del mittente. Abitudini coerenti e contenuti di qualità aiutano a mantenere alti i tassi di consegna e bassi i reclami.

Conclusione

L'adozione di misure per il riscaldamento e la verifica degli account di posta elettronica aiuta i messaggi a raggiungere più spesso le caselle di posta previste. Inviando le e-mail lentamente all'inizio e controllando che le liste contengano indirizzi e-mail reali, il mittente guadagna una migliore reputazione presso i provider di posta.

Anche un monitoraggio regolare e un'attenta gestione delle liste contribuiscono a mantenere buoni risultati: queste abitudini lavorano insieme per ridurre il posizionamento dello spam. Il riscaldamento e la verifica delle e-mail sono modi semplici e costanti per creare fiducia nel tempo. L'adozione di questi metodi può fare una grande differenza nel modo in cui le e-mail vengono ricevute.