Vi è mai capitato di guardare il vostro portale HubSpot e provare un leggero senso di terrore? Il problema inizia da poco. Forse si tratta di un contatto duplicato che non dovrebbe esserci. Poi si tratta di un flusso di lavoro che si è "attivato" quando non avrebbe dovuto. Prima che ve ne rendiate conto, il vostro CRM, lo strumento destinato a semplificarvi la vita, è diventato un labirinto complesso che richiede una supervisione costante.
Questo porta a una domanda difficile: È davvero necessario assumere una persona a tempo pieno solo per tenere accese le luci di HubSpot?
Per molte aziende in crescita, la risposta è un complicato "forse". Le competenze sono necessarie, ma l'onere di uno stipendio a sei cifre è un peso non indifferente. È qui che il modello Admin Accelerator cambia le carte in tavola:concentrandosi sul supporto amministrativo flessibile di HubSpot, è possibile colmare il divario tra dati disordinati e il motore delle entrate senza i tradizionali problemi di assunzione.
Il costo reale della soluzione "a tempo pieno
Quando un'azienda ha un picco di crescita, il primo istinto è spesso quello di assumere per risolvere il problema. Se HubSpot sta diventando un problema, si pensa che abbiamo bisogno di un amministratore di HubSpot. Ma avete dato un'occhiata al prezzo di questo ruolo ultimamente?
Secondo i dati di ZipRecruiter e Glassdoor, lo stipendio medio di un amministratore HubSpot certificato negli Stati Uniti si aggira tra gli 85.000 dollari e i 125.000 dollari all'anno.
Se si aggiungono i costi dell'assistenza sanitaria, i contributi di 400k, le tasse sui salari e il periodo di "ramp-up" in cui non sono ancora pienamente produttivi, questa singola assunzione può costare alla vostra azienda fino a 150.000 dollari all'anno.
Oltre al denaro, c'è il rischio del "singolo punto di fallimento". Se il vostro amministratore unico se ne va per una nuova opportunità, tutta la sua conoscenza istituzionale esce con lui. La vostra strategia RevOps non dovrebbe dipendere da una sola persona.
Chiedetevi:
Il nostro portale è abbastanza complesso da richiedere 40 ore a settimana?
Stiamo pagando uno stipendio elevato a qualcuno che si occupa dell'inserimento dei dati di base?
Quegli oltre 100.000 dollari potrebbero essere spesi meglio per generare contatti o per lo sviluppo del prodotto?
Per la maggior parte delle aziende di fascia media, un amministratore a tempo pieno è un martello costoso per un problema che richiede un approccio chirurgico.
Il vostro portale sta facendo crescere il vostro team?
Come si fa a sapere se si sta raggiungendo il punto di rottura? Spesso i segnali sono impercettibili, finché non diventano catastrofici.
Uno dei problemi più gravi è il debito tecnico. Questo accade quando si creano soluzioni rapide in HubSpot, come una proprietà temporanea o un flusso di lavoro unico, che non vengono mai ripulite. Con il tempo, questi problemi si accumulano. Secondo lo State of Marketing Report 2024 di HubSpot,
Quasi il 64% dei marketer considera il proprio CRM "molto importante", ma molti ammettono di avere difficoltà a gestire le spese tecniche di manutenzione.
C'è poi il problema del decadimento dei dati.
Sapevate che i dati B2B decadono a un ritmo di circa il 2,1% al mese? Ciò significa che, senza una gestione attiva, oltre il 22% del vostro database diventa impreciso ogni anno.
Se il vostro team di vendita si lamenta che i suoi lead abbiano "numeri di telefono errati" o il vostro team di marketing non riesce a segmentare un elenco senza 15 filtri manuali, non avete un problema di software. Avete un problema di amministrazione. È proprio qui che interviene il supporto amministrativo di HubSpot per stabilizzare la nave.
Cos'è l'acceleratore amministrativo?
L'Admin Accelerator è un modello di supporto flessibile che offre competenze RevOps di alto livello senza un impegno di alto livello. È come avere un amministratore frazionato che conosce la vostra attività ma non siede nel vostro ufficio.
Invece di una sola persona che cerca di sapere tutto, un modello di accelerazione vi dà accesso a un team. Questo team si occupa del lavoro pesante della gestione del portale:
Ottimizzazione del flusso di lavoro: Correzione di quelle automazioni "Frankenstein" che inviano le e-mail sbagliate al momento sbagliato.
Igiene dei dati: Esecuzione di missioni regolari di "ricerca e distruzione" di record duplicati e proprietà obsolete.
Gestione degli utenti: Assicurarsi che i nuovi assunti siano inseriti correttamente e che gli ex dipendenti siano eliminati in modo sicuro.
Reporting: Creazione di dashboard che dimostrino effettivamente se state facendo soldi, invece di mostrare solo metriche di facciata.
Questo modello è diretto. È efficiente. Si concentra sul principio RevOps di allineare le persone, i processi e la piattaforma per favorire la crescita.
Il potere del supporto flessibile
Uno degli errori più gravi che le aziende commettono è sottoscrivere contratti a lungo termine e rigidi con le agenzie. Spesso sembrano tasse nascoste, in cui si pagano ore che non si utilizzano.
L'approccio moderno privilegia i contratti mese per mese. Perché? Perché le esigenze di RevOps sono raramente statiche. In un mese potreste lanciare una nuova linea di prodotti e avrebbero bisogno di 40 ore per la configurazione di HubSpot. Il mese successivo, invece, potreste aver bisogno di qualcuno che mantenga puliti i dati e risponda a qualche domanda.
Un modello di assistenza flessibile vi permette di:
Aumentare la scala: quando si migra da un altro CRM o si aggiunge un nuovo Hub (come Data Hub o Content Hub).
Ridurre la scala: durante i trimestri più lenti, quando è sufficiente la modalità di manutenzione.
Mantenere la responsabilità: I contratti mensili tengono il fornitore di servizi sulle spine. Devono guadagnarsi la vostra attività ogni 30 giorni.
Questa mentalità di "agilità piuttosto che rigidità" è ciò che separa le aziende moderne e in rapida evoluzione da quelle bloccate nei cicli aziendali della vecchia scuola.
RevOps 101: molto di più che "sistemare le cose".
Per avere davvero successo con HubSpot, è necessario andare oltre le "attività amministrative" e iniziare a pensare alle Revenue Operations (RevOps).
RevOps è il cuore strategico della vostra azienda. Assicura che Marketing, Vendite e Successo del Cliente non lavorino soltanto nello stesso edificio, ma che si parlino attraverso i dati.
Secondo una ricerca del Boston Consulting Group, le aziende che riescono ad allineare le proprie funzioni di vendita possono registrare unaumento del 10%-20% della produttività delle vendite.
Si tratta di un guadagno enorme che non richiede l'assunzione di un solo nuovo addetto alle vendite. È sufficiente far funzionare meglio il sistema.
Quando si utilizza un acceleratore amministrativo, non si pagano solo i "clic". State pagando per una struttura. Vi assicurate che:
Le persone hanno la giusta formazione.
I processi siano documentati e automatizzati.
Le piattaforme (come HubSpot) sono integrate e pulite.
Quando questi tre pilastri sono in sintonia, il gioco delle colpe tra vendite e marketing cessa. Si smette di indovinare la provenienza dei lead e si inizia a vedere chiaramente il percorso di crescita.
Vittorie nel mondo reale: Come si manifesta nella pratica
Vediamo un rapido esempio. Immaginate un'azienda tecnologica B2B di medie dimensioni. Utilizzava HubSpot, ma il suo speed-to-lead (SLA) (il tempo necessario a un rappresentante di vendita per chiamare un nuovo lead) era di oltre 4 ore.
Il problema? I loro flussi di lavoro erano un disastro. I lead si perdevano nelle code dei proprietari "inattivi" e il sistema di notifica non funzionava.
Invece di assumere un amministratore a tempo pieno per "controllare", hanno coinvolto un team di supporto amministrativo di HubSpot tramite un modello di accelerazione. Nel giro di una settimana, il team ha verificato i flussi di lavoro, ha consolidato la logica di rotazione dei lead e ha creato un sistema automatico di avvisi SLA.
Il risultato? La "Speed to Lead" è scesa da 4 ore a 4 minuti.
Non è stata necessaria un'assunzione da 100.000 dollari. Sono state necessarie 10 ore di lavoro di esperti che hanno affrontato quel problema specifico centinaia di volte.
Perché le "informazioni attuabili" sono migliori della "teoria
Molti parlano di strategia, ma senza esecuzione è solo un sogno a occhi aperti. Un acceleratore amministrativo è il braccio esecutivo della vostra strategia RevOps.
Pensate alle vostre attuali sfide con HubSpot. State lottando con:
Bloat del portale? Troppe proprietà personalizzate che nessuno usa?
Lacune nella reportistica? Sapete che state chiudendo degli affari, ma non riuscite a vedere l'attribuzione (quali sforzi di marketing hanno effettivamente causato la vendita)?
Adozione da parte degli utenti:il vostro team di venditaodia il CRM ed evita di usarlo?
Sono tutti problemi risolvibili. Ma richiedono che qualcuno "possieda" la piattaforma. Se questa persona è attualmente il vostro direttore marketing, state sprecando il suo talento. Il loro compito è creare una strategia e stimolare la domanda, non risolvere i problemi legati alla mancata sincronizzazione di una Data Property con Salesforce.
Esternalizzando il lavoro amministrativo, liberate la vostra leadership per fare ciò che sa fare meglio: far crescere l'azienda.
Il caso finanziario
Facciamo ancora una volta i conti.
Se assumete un amministratore a tempo pieno, vi impegnate a sostenere un costo fisso di circa 10.000 dollari al mese (stipendio + benefit).
Se si utilizza un modello di acceleratore di amministrazione, il costo è spesso una frazione di questa cifra. Ad esempio, alcuni programmi professionali offrono un'assistenza completa per circa 1.200-2.500 dollari al mese.
In un anno, il percorso "Full-Time" costa 120.000 dollari. Il percorso "Acceleratore" costa da 14.400 a 30.000 dollari.
Rimangono quasi 100.000 dollari di budget extra. Pensate a cosa potreste farci:
Potreste assumere un creatore di contenuti di alto livello.
Potreste raddoppiare la spesa pubblicitaria su LinkedIn.
Potreste investire in un aggiornamento importante del prodotto.
Il ROI di una gestione flessibile di HubSpot non riguarda solo il risparmio di denaro, ma anche il costo dell'opportunità, ovvero la possibilità di destinare i vostri soldi dove avranno il maggiore impatto sui vostri profitti.
È il momento di accelerare?
La scelta di come gestire il vostro portale HubSpot è cruciale nel vostro buyer's journey. Avete superato la fase di Consapevolezza: sapete di avere un problema. Avete superato la fase di Considerazione e sapete che HubSpot è lo strumento per risolverlo. Ora siete nella fase decisionale.
Volete creare un reparto CRM interno o inserire un team specializzato pronto a partire oggi?
L'Admin Accelerator non è solo un servizio, ma anche un modo per recuperare il vostro tempo. Si tratta di fare in modo che il vostro software lavori per voi, anziché voi lavorare per il vostro software.
Quando avete un consulente dedicato, un'assegnazione mensile di compiti e nessun contratto a lungo termine, ottenete qualcosa di raro nel mondo degli affari: la prevedibilità. Sapete che il lavoro viene svolto, sapete quanto costa e sapete che potete cambiare direzione ogni volta che ne avete bisogno.
Fare il passo successivo con Aspiration Marketing
In Aspiration Marketing crediamo che il RevOps debba essere accessibile, non opprimente. Sappiamo che le piccole e medie imprese hanno bisogno dello stesso livello di competenza tecnica dei "grandi", ma in modo che si adatti al loro budget e ai loro ritmi.
Il nostro programma HubSpot Admin Accelerator è stato creato proprio per questo scopo. Il nostro programma prevede un consulente HubSpot dedicato e un'assegnazione mensile di attività per mantenere il vostro portale al massimo delle prestazioni. È il RevOps come servizio.
Non crediamo che i clienti siano vincolati a contratti a lungo termine. Crediamo nel guadagnare la vostra fiducia attraverso i risultati. Con un semplice preavviso di 30 giorni, avrete la massima flessibilità per scalare il vostro motore RevOps con la crescita della vostra azienda.
Dall'amministrazione degli utenti alla configurazione dei flussi di lavoro, dalla creazione di report alla configurazione di chatbot, ci occupiamo del "lavoro pesante" tecnico in modo che possiate concentrarvi sui vostri clienti.
Siete pronti a vedere cosa può fare davvero il vostro portale HubSpot una volta eliminato il debito tecnico?
Volete che effettuiamo un audit gratuito del vostro attuale portale HubSpot per identificare le principali lacune di RevOps? Contattateci oggi stesso e trasformiamo il vostro CRM nel motore di crescita che era destinato a diventare.
