Come monitorare la salute del dominio per la deliverability email

Vi siete mai chiesti perché le vostre e-mail finiscono nello spam anche quando rispettate le regole? Non siete i soli. Molti professionisti del marketing realizzano campagne ben progettate, con un copy pulito, liste solide e offerte forti, eppure vedono i loro tassi di apertura calare e il posizionamento nella posta in arrivo soffrire. Il tassello mancante? La salute del dominio.

Pensate al vostro dominio di invio come a un punteggio di credito. È un punteggio di reputazione invisibile che determina se i provider di posta in arrivo, come Gmail e Outlook, si fidano abbastanza da consegnare le vostre e-mail alla casella di posta principale. Un buon dominio significa una maggiore deliverability e un migliore posizionamento nella casella di posta, mentre un dominio danneggiato può uccidere silenziosamente le vostre campagne nonostante la qualità dei vostri contenuti.

Tuttavia, la salute del dominio non consiste semplicemente nel non essere bloccati. Si tratta di creare fiducia nel lungo periodo. I provider di servizi Internet (ISP) tengono conto del comportamento delle vostre e-mail: La vostra posta viene aperta? Siete contrassegnati come spam? State inviando a indirizzi validi? Tutto questo si aggiunge alla reputazione del vostro dominio.

In questa guida spiegheremo perché la salute del dominio è fondamentale per la deliverability delle e-mail, quali sono le metriche e gli strumenti da tenere sotto controllo e come correggere una reputazione che è andata a rotoli. Imparerete a non finire nelle blacklist, a evitare i filtri antispam e a far sì che le vostre e-mail arrivino a chi ha chiesto di sentirvi.

Perché la salute del dominio è importante per la deliverability delle e-mail

Se la reputazione del vostro dominio e-mail si deteriora, non sempre significa che state facendo qualcosa di sbagliato. Le vostre e-mail potrebbero finire nello spam o essere bloccate.

La reputazione del dominio è il punteggio di fiducia del vostro dominio di invio, basato su come si è comportato nel lungo periodo. È essenzialmente un profilo di credenziali del mittente. Gli ISP, come Google e Microsoft, esaminano le tendenze dei mittenti, compresi i tassi di rimbalzo, i reclami per spam, il coinvolgimento degli utenti e le impostazioni tecniche.

Tuttavia, con un tasso di spam globale registrato al 53,95% nel 2023, le aziende stanno lottando contro la marea per dimostrare la loro legittimità a potenziali clienti o clienti. Se si considera che i picchi inaspettati innescano il throttling del volume di invio da parte dell'ISP o una cattiva reputazione del dominio, è essenziale assicurarsi che il tasso di reclami per spam rimanga nell'intervallo previsto. In caso contrario, si corre il rischio che le e-mail vengano ritardate o eliminate silenziosamente.

Una cattiva reputazione va ben oltre la consegna nella casella di posta elettronica e si ripercuote sulla vostra pipeline di lead gen, sul follow-up delle vendite e sulle campagne automatizzate. Se la vostra e-mail non arriva, non arriva nient'altro. E il bello è che non sempre si riceve l'avviso. Nessuna dashboard dice: "Il vostro dominio è malato". Dovete monitorarlo attivamente, o subire silenziosamente danni che richiedono mesi per essere risolti.

Metriche chiave per monitorare la salute del dominio

Non si può risolvere ciò che non si sta monitorando. I problemi di salute del dominio spesso iniziano da poco - qualche reclamo per spam, un paio di rimbalzi morbidi - ma si moltiplicano rapidamente se non vengono controllati. Pertanto, sapere quali metriche tenere sotto controllo è la prima linea di difesa.

Ecco cosa monitorare regolarmente:

Tasso di reclami spam

È la frequenza con cui i destinatari premono il pulsante "Segnala spam". Cakemail suggerisce di aspettarsi un tasso di reclami spam compreso tra lo 0% e lo 0,1%, mentre i tassi superiori allo 0,25% (1 su 400 email inviate) sono un chiaro segnale di allarme di scarsa salute del dominio. Anche le liste attive generano reclami se il vostro messaggio è inappropriato o il vostro tempismo è scadente.

Suggerimento: monitorate le metriche dei reclami in Postmaster Tools (per Gmail) o nell'interfaccia del vostro ESP.

Frequenza di rimbalzo

I rimbalzi gravi si verificano quando i messaggi vengono inviati a indirizzi inesistenti o sbagliati, mentre i rimbalzi morbidi segnalano problemi temporanei di consegna, come una casella di posta piena o un errore del server. Un'elevata frequenza di rimbalzo può danneggiare rapidamente il vostro dominio. Pertanto, quando il tasso di rimbalzo supera il 2%, è il momento di pulire la lista.

Stato della lista nera

Il vostro IP o dominio può finire in una blocklist, come Barracuda o Spamhaus, che gli ISP controllano prima di consegnare la vostra posta. L'inserimento in una di queste liste comporta il rallentamento o il blocco delle e-mail, anche per le liste pulite.

Protocolli di autenticazione

Queste certificazioni garantiscono che le vostre e-mail arrivino a destinazione in modo sicuro ed evitino la cartella spam se qualcosa va storto. Ecco come funzionano:

• SPF (Sender Policy Framework) garantisce che possiate inviare a nome del vostro dominio.

• DKIM (DomainKeys Identified Mail) aggiunge una firma digitale per garantire l'integrità del messaggio.

• DMARC (Domain-based Message Authentication) indica alle caselle di posta elettronica cosa fare con le e-mail che non superano il controllo SPF/DKIM.

La mancata impostazione di questi protocolli indica ai provider di caselle di posta elettronica che il mittente potrebbe essere inaffidabile.

Strumenti di reputazione del mittente

Prodotti come Microsoft SNDS e Google Postmaster Tools vi aggiornano su come i grandi provider accettano le vostre e-mail. Forniscono dati sulle percentuali di spam, sulla reputazione degli IP e sui fallimenti di consegna. Il monitoraggio quotidiano di questi dati vi consente di risolvere i problemi minori prima che rovinino la vostra deliverability.

Strumenti per monitorare la salute del dominio (e come usarli)

Sapendo quali sono le metriche giuste da tenere d'occhio, è necessario disporre degli strumenti giusti per portare i dati in primo piano e individuare i problemi prima che si trasformino in un vero e proprio disastro. Questi strumenti vi permettono di essere un passo avanti rispetto alle insidie della salute del dominio; la maggior parte di essi sono gratuiti o economici.

Strumenti per i postmaster di Google

Un requisito per chi invia e-mail ai destinatari di Gmail. Gli strumenti per i postmaster scoprono

• Tassi di spam
• Reputazione di IP e domini
• Allineamento dell'autenticazione (SPF, DKIM, DMARC)
• Errori di consegna

Google Postmaster Tools vi aiuterà a monitorare settimanalmente le tendenze del vostro dominio e qualsiasi calo improvviso della reputazione o picco nelle segnalazioni di spam richiederà immediatamente una revisione. Ecco come utilizzare questo strumento:

Fase 1: accedere a Google Postmaster Tool e fare clic su "Inizia".

Fase 2: inserire il proprio dominio e fare clic sul pulsante "Avanti".

Fase 3: Verificare la proprietà del dominio aggiungendo il record TXT fornito da Google ai record DNS del dominio. In alternativa, potete utilizzare il metodo di verifica del record CNAME se avete problemi con il vostro record TXT.

Fase 4: Una volta verificato il dominio, è possibile accedere a varie dashboard per visualizzarne lo stato di salute e le proprietà.

GlockApps

GlockApps consente di testare i messaggi prima dell'invio. Mostra il posizionamento nella posta in arrivo in base ai provider (Gmail, Outlook, Yahoo), i risultati dei filtri antispam e le stime del punteggio del mittente. Per utilizzare GlockApps:

Fase 1: accedete al sito web di GlockApps e selezionate "Domain Checker" dal menu a discesa "Products".

Fase 2: inserire il nome del dominio

Fase 3: Verificare lo stato di salute del dominio ed eseguire test di pre-invio sulle campagne. Se GlockApps mostra un basso posizionamento nella casella di posta, correggete eventuali problemi prima dell'invio.

MxToolbox

Questo è il test definitivo della blacklist. MxToolbox analizza oltre 100 blacklist basate su DNS per verificare se il vostro dominio o IP è presente nell'elenco. Tutto ciò che dovete fare per utilizzare MxToolbox è accedere al sito web e inserire il vostro nome di dominio. È possibile eseguire scansioni regolari o ricevere notifiche via e-mail. Se il vostro dominio risulta inserito in una blacklist, lo strumento contiene informazioni su come rimuoverlo.

Test di deliverability di Mailtrap

Mailtrap simula il comportamento reale della casella di posta elettronica, in modo da poter testare l'autenticazione, le intestazioni e il corpo del messaggio alla ricerca di potenziali problemi che potrebbero farvi segnalare come spam. È perfetto per i team di sviluppo e marketing che inviano e-mail personalizzate o transazionali.

Servizi di monitoraggio della reputazione

I servizi di monitoraggio della reputazione, come Talos Intelligence di Cisco e BarracudaCentral, offrono punteggi di reputazione del mittente e cronologia IP. Quando si utilizzano questi strumenti, verificare come i provider di sicurezza considerano il proprio dominio. Un punteggio basso può causare un blocco silenzioso.

L'utilizzo di tutti questi strumenti in modo collaborativo vi fornirà una visione end-to-end della salute del vostro dominio. Ricordate di controllare i punteggi almeno una volta alla settimana, soprattutto dopo gli invii più importanti.

Migliori pratiche per mantenere o migliorare la salute del dominio

Il monitoraggio e la manutenzione della salute del dominiosono pratiche fondamentali di gestione delle risorse per i team di marketing digitale. Se non gestite attivamente la vostra reputazione, questa scivolerà e, una volta danneggiata, non sarà facile rimediare. La buona notizia è chepotete migliorare efficacemente i risultati del vostro email marketing con pratiche di invio efficienti.

• Mantenete un programma di invio coerente: Gli ISP notano quando un dominio non fa nulla per settimane e poi inonda 10.000 email in una notte. Assicuratevi quindi di seguire un programma coerente. Se state utilizzando un nuovo dominio, applicate regole come il processo di riscaldamento di SendX, che inizia lentamente e fa crescere il vostro dominio gradualmente.

• Evitare i contenuti di spam: I filtri non catturano solo i mittenti discutibili. Parole d'ordine come "gratis", "garantito" e "agisci subito" possono farvi incastrare, soprattutto se usate in combinazione con punteggiatura o immagini eccessive. Strumenti come SendGrid e Cakemail forniscono elenchi aggiornati di termini a rischio e modelli di progettazione da evitare.

• Utilizzate il Double Opt-In e pulite la vostra lista: Le persone possono dimenticare ciò per cui si sono iscritte. Tuttavia, l'utilizzo del doppio opt-in e della verifica dell'email impedisce alle iscrizioni errate, ai bot e agli indirizzi di bassa qualità di entrare nella vostra lista. Una volta che le persone sono nella vostra lista, rimuovete quelle che non si impegnano più, idealmente ogni 60-90 giorni.

• Monitorare il coinvolgimento: Un cattivo tasso di apertura e di clic significa che il contenuto è scadente o che l'elenco è stato igienizzato. Pertanto, assicuratevi di sopprimere gli utenti inattivi prima che danneggino i vostri numeri. È meglio parlare con 5.000 lettori impegnati che con 20.000 che non si interessano.

• Testate la vostra configurazione tecnica: Controllate costantemente il vostro dominio:

  • i record SPF/DKIM/DMARC

  • PTR (reverse DNS)

  • FCrDNS (Forward-confirmed reverse DNS)T

  • Strumenti come MXToolbox o DNSstuff vi aiuteranno a individuare eventuali record mancanti o non funzionanti.

• Non acquistate mai liste o scrape: Sono spesso piene di trappole per lo spam e di e-mail non funzionanti. Il loro invio può distruggere rapidamente il vostro punteggio di mittente, a volte in modo permanente. Un dominio sano si basa sulla disciplina. Controllate i vostri dati e le vostre liste e siate gentili con i vostri destinatari. È così semplice.
  
  
  

Tattiche di recupero per la reputazione di un dominio danneggiato

Se i tassi di apertura sono diminuiti, i tassi di rimbalzo sono aumentati o siete finiti in una blacklist, la reputazione del vostro dominio potrebbe essere in pericolo. Succede anche ai marketer più prudenti, con rischi nascosti come le trappole dello spam e la scarsa autenticazione che erodono silenziosamente la sicurezza del marchio. La buona notizia è che si può recuperare. Ma dovrete rallentare, isolare il danno e ricostruirlo gradualmente.

Sospendere tutte le campagne

• Interrompete immediatamente l'invio di e-mail. L'invio di altri messaggi da un dominio segnalato non fa altro che scavare una fossa ancora più profonda. Lasciate che i provider della casella di posta elettronica abbiano il tempo di aggiornare i filtri antispam e i punteggi di reputazione.
  
  
  

Segmentare e riscaldare di nuovo

• È vero che lee-mail guidano la crescita dell'inbound marketing, ma non inviate tutta la vostra lista in una volta sola. Iniziate con il segmento più impegnato, quello degli utenti che aprono e cliccano in modo affidabile. Questi segnali positivi ristabiliscono la fiducia degli ISP.

Inviate le e-mail con una cadenza di riscaldamento simile all'avvio di un nuovo dominio:

• Giorno 1 - 3: inviare al 10% di utenti attivi.
• Giorno 4 - 7: inviare al 10-15% successivo.

Poi scalare ulteriormente nell'arco di 2-3 settimane. SendX e GlockApps offrono entrambi tutorial sulle tattiche di riscaldamento.

Esaminare la lista per individuare le trappole dello spam e gli inattivi

Utilizzate strumenti come ZeroBounce o NeverBounce per identificare gli utenti non impegnati e le insidie note. Alcuni sono indirizzi validi e stantii che un tempo erano accurati, ma che ora indicano una scarsa igiene della lista. Eliminateli in modo aggressivo.

Usare i sottodomini

Segmentate il traffico promozionale e quello transazionale. Se i vostri messaggi promozionali vengono segnalati, non volete che la reimpostazione della password o le ricevute siano un danno collaterale. Un sottodominio pulito utilizzato per gli invii transazionali comporta un rischio per la reputazione.

Monitoraggio quotidiano

Dopo l'avvio del ripristino, monitorare quotidianamente:

• Tasso di reclami per spam
• Stato della blacklist
• Posizionamento nella posta in arrivo
• Punteggio del mittente

Il recupero della reputazione del dominio richiede tempo. Ma se vi concentrate sugli utenti attivi, inviate contenuti pertinenti e non finite in liste di spam, riuscirete a recuperare.

Pensieri finali e piano d'azione

Se l'e-mail alimenta la vostra crescita, la salute del dominio è una necessità. Anche un design e un copy di prim'ordine non funzionano bene se il vostro dominio è stato segnalato. Ogni campagna di email marketing ad alta conversione inizia con delle buone abitudini: controllate la reputazione quotidianamente, fate uno scrub settimanale delle liste e conducete audit di posizionamento e DNS mensilmente.

Inoltre, i migliori marketer non solo scrivono bene, ma inviano anche messaggi intelligenti. Testano incessantemente, monitorano da vicino e coltivano il loro dominio come un giardino: lo curano e non lo trascurano mai. Mantenetelo pulito e coerente e i vostri messaggi arriveranno esattamente dove devono: nella casella di posta.

Come Apiration Marketing, siamo esperti nel costruire e rafforzare la salute e la fiducia del dominio. Contattateci oggi stesso.