Come monitorare la salute del dominio per la deliverability email

Vi siete mai chiesti perché le vostre e-mail finiscono nello spam anche quando rispettate tutte le regole? Non siete i soli. Molti professionisti del marketing vedono i loro tassi di apertura calare nonostante campagne ben progettate. Spesso, il tassello mancante è la salute del dominio.

La salute del dominio è la misura della reputazione e dell'affidabilità del vostro dominio di invio. Funziona come un punteggio di credito per le email: i provider di posta in arrivo come Gmail e Outlook lo usano per decidere se fidarsi delle vostre e-mail. Una buona salute del dominio si traduce in una maggiore deliverability e un migliore posizionamento nella posta in arrivo. Al contrario, una cattiva reputazione del dominio può affossare le vostre campagne, indipendentemente dalla qualità dei contenuti.

Tuttavia, mantenere una buona salute del dominio non significa semplicemente evitare di essere bloccati; si tratta di creare fiducia nel lungo periodo. I provider di servizi Internet (ISP) valutano il comportamento delle vostre e-mail in base a diversi fattori che contribuiscono alla reputazione del vostro dominio:

• La frequenza con cui la vostra posta viene aperta.
• Se i destinatari contrassegnano le vostre e-mail come spam.
• La validità degli indirizzi e-mail a cui state inviando.

In questa guida spiegheremo perché la salute del dominio è fondamentale per la deliverability delle e-mail, quali sono le metriche e gli strumenti da tenere sotto controllo e come recuperare una reputazione del dominio danneggiata. Imparerete a non finire nelle blacklist, a evitare i filtri antispam e a garantire che le vostre e-mail arrivino ai destinatari che hanno scelto di riceverle.

Perché la salute del dominio è importante per la deliverability delle e-mail

Se la reputazione del vostro dominio e-mail si deteriora, non sempre significa che state facendo qualcosa di sbagliato. Le vostre e-mail potrebbero finire nello spam o essere bloccate per motivi legati alla salute del dominio.

La reputazione del dominio è il punteggio di fiducia del vostro dominio di invio, basato sul suo comportamento storico. Funziona come un profilo di credibilità del mittente. Gli ISP, come Google e Microsoft, esaminano le tendenze del mittente, inclusi i tassi di rimbalzo, i reclami per spam, il coinvolgimento degli utenti e le configurazioni tecniche.

Con un tasso di spam globale registrato al 53,95% nel 2023, le aziende legittime lottano per dimostrare la loro affidabilità. Inoltre, picchi di invio inaspettati o una scarsa salute del dominio possono indurre gli ISP a limitare il volume di invio (throttling). È quindi essenziale mantenere il tasso di reclami per spam entro i limiti previsti. In caso contrario, si corre il rischio che le e-mail vengano ritardate o eliminate silenziosamente.

Una cattiva reputazione del dominio non si limita a influenzare la consegna nella casella di posta; danneggia la vostra pipeline di lead gen, il follow-up delle vendite e le campagne automatizzate. Se le vostre e-mail non arrivano, nemmeno le vostre opportunità commerciali lo faranno. Il problema è che spesso non si riceve un avviso esplicito; nessuna dashboard vi dirà: "La salute del vostro dominio è scarsa". È necessario monitorare la salute del dominio attivamente, altrimenti rischierete un danno alla reputazione che potrebbe richiedere mesi per essere riparato.

Metriche chiave per monitorare la salute del dominio

Non si può risolvere ciò che non si monitora. I problemi di salute del dominio spesso iniziano in piccolo — qualche reclamo per spam, un paio di rimbalzi morbidi — ma si aggravano rapidamente se ignorati. Sapere quali metriche tenere sotto controllo è la prima linea di difesa per proteggere la reputazione del vostro dominio.

Ecco cosa monitorare regolarmente:

Tasso di reclami spam

Il tasso di reclami spam è la metrica che indica la frequenza con cui i destinatari premono il pulsante "Segnala spam". Cakemail suggerisce di puntare a un tasso di reclami spam compreso tra lo 0% e lo 0,1%. Tassi superiori allo 0,25% (1 su 400 email inviate) sono un chiaro segnale di allarme di scarsa salute del dominio. Anche le liste di contatti attivi possono generare reclami se il messaggio è inappropriato o il tempismo è errato.

Suggerimento: monitorate le metriche dei reclami in Postmaster Tools (per Gmail) o nell'interfaccia del vostro ESP.

Frequenza di rimbalzo

La frequenza di rimbalzo è la metrica che misura la percentuale di e-mail non consegnate. I rimbalzi gravi (hard bounce) si verificano quando i messaggi vengono inviati a indirizzi inesistenti o errati, mentre i rimbalzi morbidi (soft bounce) segnalano problemi temporanei di consegna, come una casella di posta piena o un errore del server. Un'elevata frequenza di rimbalzo può danneggiare rapidamente la salute del vostro dominio. Pertanto, quando il tasso di rimbalzo supera il 2%, è il momento di pulire la vostra lista di contatti.

Stato della lista nera

Il vostro indirizzo IP o dominio può finire in una blocklist, come quelle gestite da Barracuda o Spamhaus, che gli ISP controllano prima di consegnare la vostra posta. Essere inseriti in una di queste liste nere comporta il rallentamento o il blocco delle e-mail, anche per le liste di contatti più pulite.

Protocolli di autenticazione

I protocolli di autenticazione email sono certificazioni tecniche che garantiscono che le vostre e-mail arrivino a destinazione in modo sicuro, evitando la cartella spam. Ecco come funzionano:

• SPF (Sender Policy Framework) è un protocollo che autorizza l'invio di email a nome del vostro dominio.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) è un metodo che aggiunge una firma digitale per garantire l'integrità del messaggio.
• DMARC (Domain-based Message Authentication) è una policy che indica alle caselle di posta cosa fare con le e-mail che non superano i controlli SPF o DKIM.

La mancata configurazione di questi protocolli di autenticazione indica ai provider di caselle di posta che il mittente potrebbe essere inaffidabile, danneggiando la salute del dominio.

Strumenti di reputazione del mittente

Prodotti come Microsoft SNDS e Google Postmaster Tools forniscono aggiornamenti su come i principali provider di posta gestiscono le vostre e-mail. Offrono dati sulle percentuali di spam, sulla reputazione di IP e domini e sui fallimenti di consegna. Il monitoraggio quotidiano di questi dati vi consente di risolvere i problemi minori prima che compromettano la salute del vostro dominio e la deliverability.

Strumenti per monitorare la salute del dominio (e come usarli)

Conoscere le metriche giuste non basta; sono necessari gli strumenti adatti per analizzare i dati e individuare i problemi prima che diventino gravi. Questi strumenti, molti dei quali gratuiti o a basso costo, vi permettono di anticipare i rischi legati alla salute del dominio.

Strumenti per i postmaster di Google

Questo strumento è un requisito fondamentale per chi invia e-mail a destinatari Gmail. Gli strumenti per i postmaster rivelano:

• Tassi di spam
• Reputazione di IP e domini
• Allineamento dell'autenticazione (SPF, DKIM, DMARC)
• Errori di consegna

Google Postmaster Tools vi aiuterà a monitorare settimanalmente le tendenze della reputazione del vostro dominio. Eventuali cali improvvisi della reputazione o picchi nelle segnalazioni di spam richiedono un'analisi immediata. Ecco come utilizzare questo strumento:

1. Accedere a Google Postmaster Tools e fare clic su "Inizia".
2. Inserire il proprio dominio e fare clic sul pulsante "Avanti".
3. Verificare la proprietà del dominio aggiungendo il record TXT fornito da Google ai record DNS del dominio. In alternativa, potete utilizzare il metodo di verifica del record CNAME.
4. Una volta verificato il dominio, è possibile accedere a varie dashboard per monitorarne lo stato di salute e le performance.

GlockApps

GlockApps consente di testare i messaggi prima dell'invio. Lo strumento mostra il posizionamento nella posta in arrivo per provider (Gmail, Outlook, Yahoo), i risultati dei filtri antispam e le stime del punteggio del mittente. Per utilizzare GlockApps:

1. Accedete al sito web di GlockApps e selezionate "Domain Checker" dal menu "Products".
2. Inserire il nome del dominio da analizzare.
3. Verificare lo stato di salute del dominio ed eseguire test di pre-invio sulle campagne. Se GlockApps rileva un basso posizionamento nella posta in arrivo, correggete i problemi prima dell'invio.

MxToolbox

Questo strumento offre un test completo per le blacklist. MxToolbox analizza oltre 100 blacklist basate su DNS per verificare se il vostro dominio o IP è presente. Per utilizzare MxToolbox, è sufficiente accedere al sito web e inserire il nome del dominio. È possibile eseguire scansioni regolari o ricevere notifiche via e-mail. Se il vostro dominio risulta in una blacklist, lo strumento fornisce informazioni su come richiederne la rimozione.

Test di deliverability di Mailtrap

Mailtrap simula il comportamento reale di una casella di posta, permettendovi di testare l'autenticazione, le intestazioni e il corpo del messaggio per identificare potenziali problemi che potrebbero farvi segnalare come spam. È uno strumento ideale per i team di sviluppo e marketing che inviano e-mail personalizzate o transazionali.

Servizi di monitoraggio della reputazione

Servizi come Talos Intelligence di Cisco e BarracudaCentral offrono punteggi di reputazione del mittente e cronologia degli IP. Utilizzando questi strumenti, potete verificare come i provider di sicurezza informatica valutano il vostro dominio. Un punteggio basso può causare un blocco silenzioso delle vostre e-mail.

L'utilizzo combinato di questi strumenti vi fornirà una visione completa della salute del vostro dominio. Ricordate di controllare i punteggi almeno una volta alla settimana, specialmente dopo invii di campagne importanti.

Migliori pratiche per mantenere o migliorare la salute del dominio

Il monitoraggio e la manutenzione della salute del dominio sono pratiche essenziali di gestione delle risorse digitali per i team di marketing. Se non gestite attivamente la reputazione del vostro dominio, questa si degraderà e, una volta danneggiata, il recupero sarà difficile. La buona notizia è che potete migliorare i risultati del vostro email marketing adottando pratiche di invio efficienti.

• Mantenete un programma di invio coerente: Gli ISP notano quando un dominio passa da inattivo a inviare 10.000 email in una notte. Assicuratevi di seguire un programma di invio coerente. Se utilizzate un nuovo dominio, applicate un processo di riscaldamento come quello descritto da SendX, che prevede un aumento graduale dei volumi di invio.
• Evitate contenuti che attivano i filtri antispam: I filtri non catturano solo mittenti fraudolenti. Parole chiave come "gratis", "garantito" e "agisci subito", soprattutto se usate con punteggiatura eccessiva o troppe immagini, possono attivare i filtri. Strumenti come SendGrid e Cakemail forniscono elenchi aggiornati di termini a rischio.
• Utilizzate il Double Opt-In e pulite le vostre liste: Le persone possono dimenticare di essersi iscritte. L'uso del doppio opt-in e della verifica dell'email impedisce a iscrizioni errate, bot e indirizzi di bassa qualità di entrare nelle vostre liste. Una volta che i contatti sono nella lista, rimuovete quelli che non interagiscono più, idealmente ogni 60-90 giorni.
• Monitorate il coinvolgimento: Bassi tassi di apertura e clic possono indicare contenuti di scarsa qualità o la necessità di pulire la lista. Sopprimete gli utenti inattivi prima che danneggino la salute del vostro dominio. È meglio comunicare con 5.000 lettori interessati che con 20.000 che non lo sono.
• Verificate la vostra configurazione tecnica: Controllate costantemente la configurazione tecnica del vostro dominio, inclusi:
  • Record SPF/DKIM/DMARC
  • Record PTR (reverse DNS)
  • Configurazione FCrDNS (Forward-confirmed reverse DNS)

  Strumenti come MXToolbox o DNSstuff vi aiuteranno a individuare eventuali record mancanti o configurati in modo errato.

• Non acquistate mai liste di contatti: Queste liste sono spesso piene di trappole per lo spam (spam trap) e indirizzi email non validi. L'invio a tali liste può distruggere rapidamente il vostro punteggio di mittente. Una solida salute del dominio si basa sulla disciplina: gestite i vostri dati, pulite le liste e rispettate i vostri destinatari.

Tattiche di recupero per una reputazione di dominio danneggiata

Se i tassi di apertura sono crollati, i tassi di rimbalzo sono aumentati o siete finiti in una blacklist, la reputazione del vostro dominio è probabilmente compromessa. Questo può accadere anche ai marketer più prudenti. La buona notizia è che si può recuperare, ma richiede un approccio metodico per isolare il danno e ricostruire gradualmente la fiducia.

Sospendere tutte le campagne

Interrompete immediatamente l'invio di e-mail. Continuare a inviare messaggi da un dominio segnalato non fa altro che peggiorare la situazione, danneggiando ulteriormente la vostra reputazione. È fondamentale concedere ai provider di caselle di posta il tempo necessario per aggiornare i loro filtri antispam e i punteggi di reputazione del vostro dominio.

Segmentare e riscaldare di nuovo

Anche se le e-mail sono un motore per l'inbound marketing, non inviate messaggi a tutta la vostra lista contemporaneamente. Ricominciate con il segmento più attivo, ovvero gli utenti che aprono e cliccano regolarmente. Questi segnali positivi aiutano a ristabilire la fiducia con gli ISP.

Inviate le e-mail seguendo una cadenza di riscaldamento simile a quella per un nuovo dominio:

• Giorno 1 - 3: inviare al 10% degli utenti più attivi.
• Giorno 4 - 7: inviare al successivo 10-15% di utenti.

Aumentate gradualmente il volume nell'arco di 2-3 settimane. SendX e GlockApps offrono tutorial dettagliati sulle tattiche di riscaldamento del dominio.

Esaminare la lista per individuare trappole per lo spam e contatti inattivi

Utilizzate strumenti come ZeroBounce o NeverBounce per identificare utenti non coinvolti e note trappole per lo spam. Alcune di queste sono indirizzi un tempo validi che ora segnalano una scarsa igiene della lista. Rimuoveteli senza esitazione.

Usare i sottodomini

Segmentate il traffico promozionale e quello transazionale. Se i vostri messaggi promozionali vengono segnalati come spam, non volete che le e-mail importanti come la reimpostazione della password o le ricevute ne risentano. Un sottodominio separato e pulito per gli invii transazionali riduce il rischio per la reputazione del dominio principale.

Monitoraggio quotidiano

Dopo aver avviato il processo di recupero, monitorate quotidianamente le seguenti metriche:

• Tasso di reclami per spam
• Stato della blacklist
• Posizionamento nella posta in arrivo
• Punteggio del mittente (Sender Score)

Recuperare la reputazione del dominio richiede tempo. Tuttavia, concentrandovi sugli utenti attivi, inviando contenuti pertinenti e mantenendo una rigorosa igiene della lista, riuscirete a ripristinare la fiducia e la salute del vostro dominio.

Pensieri finali e piano d'azione

Se l'email marketing è un motore della vostra crescita, la salute del dominio ne è il carburante. Anche il design e il copy migliori non servono a nulla se il vostro dominio è segnalato. Ogni campagna di email marketing di successo si basa su buone abitudini: controllate la reputazione quotidianamente, pulite le liste settimanalmente e conducete audit di posizionamento e DNS mensilmente.

I migliori marketer non solo scrivono bene, ma inviano anche in modo intelligente. Testano senza sosta, monitorano attentamente e coltivano il loro dominio come un bene prezioso. Mantenendo la coerenza e la pulizia, i vostri messaggi arriveranno esattamente dove devono: nella casella di posta dei vostri destinatari.

Come Aspiration Marketing, siamo esperti nel costruire e rafforzare la salute e la fiducia del dominio. Contattateci oggi stesso per scoprire come possiamo aiutarvi.