Come essere produttivi come fondatori di startup

La cultura delle startup e la produttività hanno un rapporto di amore/odio di lunga data. Da un lato, c'è molto da fare. Dall'altro, non c'è mai abbastanza tempo e sembra che qualcosa vada sempre perso nella fretta.

Come si fa a conciliare questi due fatti e ad essere produttivi? Soprattutto quando si è CEO, il che spesso significa essere contemporaneamente CIO, CFO e COO di default. Si tratta di avere un sistema. Non è una grande sorpresa, lo ammettiamo. Ciò che può sorprendere è la facilità e la rapidità con cui è possibile creare un sistema che funzioni per voi e per il vostro team. Ci auguriamo che possiate applicare queste idee alla vostra situazione attuale. Forse lavorate da casa o avete cambiato le vostre attività quotidiane. In ogni caso, ci piace pensare che questi suggerimenti e trucchi per la produttività possano essere ancora più utili.

A prima vista, i nostri consigli potrebbero non sembrare così commerciali. Spesso si trascura il fatto che il CEO deve dare l'esempio. Ciò significa che dovete avere ben salde le vostre capacità di gestione del tempo prima di aspettarvi che il vostro team ne segua l'esempio e trovi sistemi che funzionino per loro. Questo è particolarmente vero in caso di circostanze attenuanti.

Questi suggerimenti vogliono essere uno spunto di riflessione piuttosto che un "come fare". Vogliamo che costruiate la vostra piattaforma da cui partire per esplorare la gestione del tempo, i sistemi di produttività e la leadership.

Conoscere se stessi

A rischio di sembrare un terapeuta, il primo tassello fondamentale del puzzle della produttività è una solida conoscenza di se stessi. A tal fine, ponetevi alcune domande e prendete nota delle risposte:

• Quali sono i vostri punti di forza?

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• Quali sono i vostri punti deboli?

• Come vi organizzate?

• Come riuscite a stabilire dei limiti?

• E come riuscite a rispettarli una volta stabiliti?

Utilizzate questi elementi come punto di partenza e vedete dove vi portano le vostre risposte. L'idea di partenza è che il sistema di produttività che vi porterà al successo come CEO di startup deve essere adattato alla vostra situazione specifica, alle vostre esigenze e al vostro modo di fare. Vedete come le vostre risposte si sovrappongono, dove divergono e quali conclusioni potete trarre.

Conoscere le persone

Dopo aver scoperto alcune buone intuizioni sul vostro stile di lavoro, è il momento di puntare i riflettori sul vostro team. È piccolo, quindi non richiederà molto tempo. Poiché è molto probabile che abbiate assunto ciascuno di loro, potreste già sapere tutto ciò che vi serve per questa fase. Aggiungete i vostri appunti a quelli presi nell'ultima sezione.

C'è qualcuno che vi sorprende per quanto sembra riuscire a fare in un giorno medio? Sedetevi con loro (in questo caso, videochiamateli!), fate domande aperte e assorbite le loro conoscenze. Potreste imparare molto di più del loro sistema di produttività, quindi assicuratevi di praticare l'ascolto attivo.

Dovrete delegare alcune cose; è un semplice fatto di essere CEO. È anche un fatto che molti nella vostra posizione hanno difficoltà a farlo. Quindi il secondo motivo di questo approfondimento sul vostro team è capire a chi dovreste rivolgervi e in quali compiti potrebbero eccellere quando arriverà il momento.

Stabilire gli obiettivi

Avete già sentito parlare di obiettivi SMART, vero? In caso contrario, ecco un breve riassunto:

• Specifici: non dire "sii puntuale", ma "arriva alle 8:30 ogni giorno della settimana".

• Misurabili - Tracciate i progressi in modo da poter quantificare e convalidare il successo.

• Raggiungibile: se siete nottambuli e non vi alzate mai prima delle 8:00, non dite che arriverete alle 8:30.

• Rilevante: se nessun altro arriva prima delle 10:00...

• Limitati nel tempo: qui non ci sono obiettivi aperti; tutto deve essere quantificabile, quindi date una data di scadenza precisa.

La chiave spesso trascurata è la condivisione di questi obiettivi con la vostra cerchia ristretta. Questa responsabilità esterna vi aiuterà a mantenere la rotta e vi fornirà il supporto necessario.

Costruite il vostro sistema

Avete una visione di voi stessi e del vostro team e avete fissato i vostri obiettivi. È ora di costruire un sistema di produttività che funzioni. Per voi. A questo punto è necessario prendere nota di un paio di altri elementi:

• È stato scientificamente dimostrato che il multitasking è una cattiva idea. Beh, non tanto una cattiva idea quanto una cosa che gli esseri umani non possono fare. È stato dimostrato che il tempo necessario per cambiare rotta più volte nel corso della giornata significa che è meglio attenersi a un compito fino al suo completamento e poi passare ad altro.

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• Pianificate il vostro tempo. Tuttavia, la parte fondamentale viene dopo, quando si rispetta il budget di tempo.

• Siete più analogici o digitali? Questo determinerà se vi troverete bene con un'agenda cartacea o con una sul computer/telefono. O forse siete una via di mezzo e potete impostare delle sveglie per fare il backup del vostro calendario scritto a mano.

È qui che entrano in gioco i nostri commenti nell'introduzione. Non parleremo di questo o quel sistema di produttività. Non vi conosciamo. Non conosciamo il vostro team. Non conosciamo il prodotto/servizio della vostra startup.

A questo punto, sapete tutte queste cose e siete in grado di trovare un sistema che funzioni per voi.

Usate i vostri strumenti

Avete scelto una combinazione di strumenti digitali e analogici? Bene, è ora di iniziare a usarli integrandoli nella vostra routine quotidiana. Le possibilità sono talmente tante che ci vorrebbe un libro o una guida interattiva per scalfire la superficie.

Il software di gestione dei progetti ha fatto molta strada negli ultimi anni, al punto che spesso esistono versioni gratuite che possono fare miracoli per mantenere voi e il vostro team in carreggiata.

Anche le soluzioni di automazione sono maturate parecchio. Molte sono ora integrate in altri strumenti. I risponditori automatici di Gmail hanno impostazioni avanzate che potete regolare in base alle vostre esigenze. E strumenti come Hootsuite e Buffer consentono di impostare un calendario per i post sui social media e di raccogliere tutte le presenze in un'unica dashboard per semplificare le risposte alle conversazioni in corso.

La produttività è un argomento gigantesco con una miriade di sfaccettature che non abbiamo il tempo o lo spazio di approfondire in questa sede. Allo stesso tempo, ci sono anche una miriade di sfaccettature per voi come CEO della vostra startup. Per tenere sotto controllo la produttività, all'inizio dovrete investire un po' di tempo.

Vengono sempre sviluppati nuovi sistemi e ci sono sempre modi per modificare quelli esistenti per farli funzionare meglio per la vostra situazione specifica. Desideriamo che da questo articolo traiate la conclusione che si tratta di tempo ben speso. Lo sviluppo del vostro sistema di produttività per CEO di startup vi ripagherà nel lungo periodo, quindi dedicategli tempo ed energia. Non ve ne pentirete.