Cómo utilizar HubSpot para el seguimiento del reclutamiento - ATS

Un seguimiento efectivo de los solicitantes es esencial en el proceso de contratación de cualquier organización. Al mantener un registro de solicitantes y candidatos, puedes mantener la organización, mejorar la experiencia del candidato y, en última instancia, asegurar el mejor talento para tu equipo.

Con muchas opciones disponibles en el mercado, muchas organizaciones entienden la importancia de tener un Sistema de Seguimiento de Solicitantes (ATS) eficiente pero a menudo se sienten inseguras sobre cuál elegir. Si te enfrentas a este dilema, considerar HubSpot para tus necesidades de reclutamiento y seguimiento de solicitantes podría ser el cambio de juego que has estado buscando.

Déjanos guiarte sobre por qué y cómo aprovechar el CRM de HubSpot puede revolucionar tu proceso de contratación.

Herramientas de Seguimiento de Solicitantes de HubSpot

Contar con las herramientas adecuadas de reclutamiento puede hacer que el proceso de contratación sea más rápido y eficiente para ayudarte a adquirir talento. Necesitarás un ATS eficiente y automatizado para encontrar el talento adecuado cuando lo necesites. Pero incluso con el ATS adecuado, debes estar familiarizado con él para aprovechar sus beneficios.

El aspecto más crucial de utilizar cualquier ATS es comprender sus herramientas disponibles y cómo optimizar el reclutamiento. Muchas empresas reconocen a HubSpot como un CRM altamente lucrativo pero no maximizan su utilidad en el seguimiento de solicitantes. HubSpot tiene varias herramientas instrumentales para optimizar y automatizar el seguimiento de solicitantes, asegurando que manejes el proceso de contratación de manera eficiente.

Hosting de Página de Empleo

El paso más fundamental del proceso de contratación comienza en tu sitio web, exactamente en tu página de empleo que muestra las posiciones abiertas. Ya sea que los solicitantes estén buscando específicamente trabajar en tu organización o hayan encontrado un anuncio de trabajo que los llevó a tu sitio web, tu página de empleo debe estar actualizada y ser fácil de usar. Afortunadamente, HubSpot ofrece herramientas de hosting de sitios web que te permiten optimizar tu página de empleo y establecer tu marca empleadora.

Dentro de HubSpot CRM, puedes editar tu página de empleo para asegurarte de que esté lista para que los solicitantes la utilicen. Si los solicitantes acceden a esta página y no está actualizada o hay errores en los enlaces, podría disuadirlos de postularse. Por otro lado, si utilizas el hosting de página de empleo de HubSpot, los solicitantes pueden ver fácilmente las ofertas de trabajo y postularse, comenzando así su viaje en el proceso de contratación.

Embudo de Candidatos

Si tu página de empleo funciona de manera óptima, además de cualquier publicación en redes sociales y anuncios de trabajo, pronto comenzarán a llegar solicitantes. Una vez que esto comienza, los gerentes de contratación pueden sentirse abrumados con solicitantes, currículums y la gestión del proceso de entrevistas. Por lo tanto, los solicitantes pueden pasar fácilmente desapercibidos, lo que resulta en oportunidades perdidas y profesionales descontentos. Afortunadamente, las características principales de HubSpot Service Hub constituyen una excelente herramienta para evitar este estrés y desorganización: el embudo de candidatos.

Con su base de CRM, HubSpot Service Hub tiene innumerables herramientas para rastrear tickets con clientes en curso, pero estas herramientas también se pueden utilizar para hacer un seguimiento de candidatos y sus aplicaciones a lo largo del proceso de contratación. Asigna a los solicitantes como "tickets" en el "embudo" o proceso de contratación. La infraestructura de HubSpot puede ayudar a los gerentes de contratación a recibir, clasificar y almacenar currículums mientras hacen un seguimiento de los candidatos a medida que avanzan por el embudo.

Supongamos que un gerente de contratación está interesado en hablar con un solicitante. En ese caso, crearán un nuevo "ticket" y calificarán al solicitante para la etapa del ticket. Los solicitantes pueden ser asignados a tickets y vinculados con sus currículums utilizando formularios automatizados. Una vez que los solicitantes estén en el embudo, pueden moverse rápidamente y automáticamente hacia adelante o hacia atrás, dependiendo de la decisión del gerente de contratación.

A medida que los candidatos avanzan por el embudo, los gerentes de contratación pueden agregar comentarios vinculados al "ticket" para que otros reclutadores puedan verlos. Además, cuando los candidatos avanzan en el proceso, HubSpot les enviará correos electrónicos automáticos utilizando la información de su ticket para personalizarlos.

El embudo de candidatos es fundamental para eliminar cuellos de botella en el proceso de contratación. La herramienta automatizada permite a los gerentes de contratación mover a los candidatos a lo largo del embudo de manera eficiente. Esto garantiza un proceso de contratación oportuno y eficiente y evita la pérdida accidental de una aplicación. Además, asegura que los candidatos estén informados durante todo el proceso de contratación sin requerir trabajo adicional por parte del gerente de contratación. Como resultado, los candidatos tienen una experiencia positiva y eficiente con tu organización, mientras que tu gerente de contratación maneja a los solicitantes fácilmente.

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Programación automática de calendario

Hablando de automatización, otro aspecto crucial del proceso de contratación para automatizar es tu calendario. Programar entrevistas es un componente significativo del reclutamiento, sin embargo, requiere un alto nivel de organización y equilibrio. Encontrar tiempo para reunirse con cada candidato potencial es un desafío para cada gerente de contratación, pero debe hacerse. Afortunadamente, HubSpot Service Hub puede ayudar a los gerentes de contratación a automatizar el proceso de programación, asegurando que se encuentre un horario para cada candidato.

Si el gerente de contratación decide programar una entrevista con un candidato, pueden utilizar HubSpot para enviar un correo electrónico personalizado y automatizado, incluyendo un enlace de reunión. Cuando los candidatos utilizan este enlace, pueden elegir fácilmente entre una lista de fechas y horarios disponibles y reservar un horario con el gerente de contratación. Una vez seleccionado, el candidato y el reclutador recibirán otro correo electrónico automático confirmando la hora de la reunión.

Los gerentes de contratación ahorran significativamente tiempo al automatizar su proceso de programación. En lugar de enviar correos electrónicos de ida y vuelta o jugar al teléfono, los horarios disponibles se proporcionan y se eligen simplemente. Como resultado, ambas partes encuentran un horario que les funcione sin tener que esperar semanas para una entrevista o perderla por completo.

Actualizaciones de Correo Electrónico Automatizadas

Como habrás podido deducir hasta ahora, HubSpot ofrece correos electrónicos automatizados durante el proceso de contratación. El envío de correos electrónicos es necesario para mucho más que notificaciones de programación dentro del proceso de contratación. Los candidatos deben recibir correos electrónicos cuando su solicitud se recibe, ha sido revisada, cuando pueden programar una entrevista y muchas otras veces. El proceso de contratación debe incluir una comunicación regular entre una organización y sus solicitantes.

Dicho esto, un error significativo que muchas empresas cometen durante el proceso de contratación es tardar semanas en responder a los solicitantes y candidatos, lo que puede ser muy frustrante. HubSpot reconoce este error y ha proporcionado a las empresas una forma de evitarlo: mediante la automatización de correos electrónicos.

Con la automatización, HubSpot enviará automáticamente correos electrónicos a lo largo de todo el proceso de contratación. Los candidatos serán notificados cuando su solicitud se reciba, hasta que su oferta esté disponible, y en cada paso intermedio.

Pero, incluso si los candidatos no llegan a la etapa de oferta del proceso de contratación, HubSpot se asegurará de mantenerlos informados sobre su estado de contratación. Si un gerente de contratación decide no proceder con un candidato, pueden descalificar el "ticket" en HubSpot. Una vez hecho esto, un correo electrónico automático les informará de la decisión. Si bien esta noticia puede no ser ideal para el candidato, apreciarán que respetes su tiempo. Como resultado, podrán pasar a otra oportunidad y volver a postularse en el futuro, sin resentimientos hacia tu empresa.

¿Por qué elegir HubSpot?

Estas herramientas son solo la punta del iceberg de lo que HubSpot puede ofrecer a tu organización en cuanto al seguimiento de solicitantes. Al mantener su base de datos CRM, optimizar y automatizar tu reclutamiento, puedes asegurarte de que ningún candidato se pierda, sea ignorado o deje una impresión negativa en tu organización.

Creas una experiencia positiva para los candidatos, lo cual es crucial para mantener una marca positiva como empleador. Como resultado, los candidatos que se unan a tu organización lo harán con una gran primera impresión, y aquellos a quienes no contrates estarán ansiosos por volver a postularse.