10 regole essenziali sulla privacy per i marketer

La privacy dei dati non è solo una preoccupazione passeggera, ma una priorità. La fiducia dei consumatori dipende dal rispetto dei loro confini da parte degli operatori di marketing, il che significa conoscere i dettagli della sicurezza dei dati, dei diritti dei consumatori e delle norme sulla privacy.

Dai firewall ai server sicuri, i marketer devono essere dei temerari dei dati, disposti ad adottare misure coraggiose per proteggere le informazioni sensibili. Ciò significa conoscere le misure di sicurezza più efficaci, affidarsi a risorse come le VPN e stare all'erta.

Comprendere il panorama della privacy dei dati

La privacy dei dati non è solo un requisito legale, ma un fattore di fiducia. I consumatori di oggi sono molto attenti a come i loro dati personali vengono raccolti, archiviati e utilizzati dalle aziende. Infatti, il 79% degli americani si preoccupa di come le aziende utilizzano i loro dati personali. Con i consumatori in allarme per i loro dati personali, gli operatori di marketing devono essere più attenti alla privacy. Ciò significa seguire linee guida chiare e coerenti, in linea con il GDPR in Europa e il CCPA negli Stati Uniti.

I marketer devono anche affrontare un maggiore controllo, dato che le violazioni dei dati diventano sempre più comuni e costose. Secondo il Cost of a Data Breach Report di IBM, il costo medio di una violazione dei dati nel 2023 è stato di 4,45 milioni di dollari: un chiaro promemoria delle conseguenze finanziarie di una cattiva gestione delle informazioni sui clienti. Poiché gli addetti al marketing gestiscono quotidianamente grandi quantità di dati personali, la comprensione di questi rischi e delle migliori pratiche è fondamentale.

Regola n. 1: limitare la raccolta dei dati all'essenziale

Spesso gli operatori di marketing raccolgono più dati del necessario, con conseguente aumento dei rischi e delle responsabilità. Adottare un approccio basato sui "dati minimi", ovvero raccogliere solo ciò che è veramente necessario per una campagna, riduce l'esposizione a potenziali violazioni. Ad esempio, se vi serve solo un indirizzo e-mail per inviare una newsletter, evitate di chiedere dettagli non necessari come l'indirizzo completo o il numero di telefono dell'utente. Questo principio, spesso chiamato minimizzazione dei dati, è fondamentale per le leggi sulla privacy e la sua osservanza protegge sia il consumatore che l'azienda di marketing.

Inoltre, la minimizzazione della raccolta dei dati semplifica il processo di archiviazione e di sicurezza. Un numero minore di dati significa meno problemi di sicurezza. Conservare solo i dati essenziali rende anche più facile soddisfare le richieste degli utenti che desiderano che i loro dati vengano cancellati o corretti, un requisito previsto dal GDPR e da altre normative sulla privacy.

Regola n. 2: rendere il consenso chiaro e accessibile

Uno degli aspetti più cruciali della privacy dei dati è la trasparenza. Gli operatori di marketing devono informare gli utenti su quali dati raccolgono, perché e come vengono utilizzati. I consumatori devono dare un consenso esplicito, il che significa che gli operatori di marketing devono evitare caselle pre-selezionate o un linguaggio vago. Le persone non vogliono che i loro dati finiscano inconsapevolmente nelle mani sbagliate, quindi è essenziale utilizzare un linguaggio chiaro e semplice nei moduli di consenso. Secondo un sondaggio Cisco sulla privacy dei consumatori, l'86% dei consumatori è preoccupato per la privacy dei propri dati e vuole avere un maggiore controllo su di essi. Il rispetto di questa preferenza crea fiducia e, in ultima analisi, fedeltà.

Le migliori pratiche:

• Trasparenza: Informare gli utenti sui dati che si stanno raccogliendo, sul perché e su come verranno utilizzati.

• Linguaggio chiaro: Evitate termini vaghi o caselle pre-selezionate. Usate un linguaggio chiaro nei moduli di consenso.

• Preferenze dei consumatori: Un'indagine di Cisco ha rilevato che l '86% dei consumatori è preoccupato per la privacy dei dati e desidera un maggiore controllo.

Regola n. 3: utilizzare le VPN per un accesso sicuro ai dati

Le reti private virtuali (VPN) aggiungono un livello di sicurezza alle attività online dei marketer, soprattutto quando lavorano da remoto o accedono a dati sensibili da reti Wi-Fi pubbliche. Una VPN nasconde l'indirizzo IP dell'utente e cripta le connessioni Internet, rendendo difficile agli hacker l'accesso ai dati trasmessi. Grazie alla crittografia, è possibile anche sconfiggere il throttling di Internet. Si tratta di un fenomeno per cui si nota una velocità ridotta quando ci si connette a determinati server.

Ad esempio, quando si guarda un film, la velocità diminuisce drasticamente. È possibile evitare facilmente le velocità ridotte con VeePN, che nasconde il traffico e la sua destinazione. Il provider non vede i dati e la loro destinazione, quindi non può applicare il throttling. Anche i marketer che viaggiano spesso o che lavorano con team distribuiti dovrebbero fare delle VPN una parte standard del loro kit di strumenti di sicurezza.

Considerate che nel 2022 la criminalità informatica legata al furto di dati e all'hacking ha rappresentato oltre il 60% delle violazioni segnalate. Il costo di trascurare strumenti di sicurezza dei dati come le VPN può essere elevato, sia in termini di reputazione che di perdite finanziarie. Molte aziende ora richiedono l'uso di VPN quando i dipendenti lavorano al di fuori delle reti sicure dell'ufficio, e i team di marketing che gestiscono dati sensibili dei consumatori dovrebbero seguire questa tendenza.

Regola n. 4: crittografare i dati sensibili

La crittografia dei dati è come un ulteriore blocco di sicurezza per le informazioni sensibili. Quando i dati vengono crittografati, vengono trasformati in un formato illeggibile che solo chi possiede la chiave di decrittazione può interpretare. Crittografando i dati sensibili, gli addetti al marketing possono assicurarsi che, anche in caso di violazione, gli hacker avranno difficoltà a utilizzare le informazioni compromesse.

Per le aziende di marketing, la crittografia è fondamentale sia per i dati archiviati che per quelli in transito. La crittografia delle comunicazioni e-mail, dei database dei clienti e di qualsiasi file di dati condiviso internamente o esternamente aggiunge un livello di protezione contro gli accessi non autorizzati. Alcuni studi dimostrano che la crittografia può ridurre i costi delle violazioni di dati fino a 1,25 milioni di dollari, sottolineandone l'importanza.

Regola n. 5: Comunicare le pratiche sulla privacy ai clienti

La trasparenza è alla base della fiducia nella privacy dei dati. I consumatori vogliono sapere come vengono utilizzati, archiviati e protetti i loro dati. Siate proattivi nel comunicare loro le vostre pratiche di privacy. Aggiornate regolarmente la vostra politica sulla privacy e assicuratevi che sia di facile accesso e comprensione per i consumatori. Utilizzate notifiche via e-mail, banner sul sito web e notifiche in-app per informare gli utenti degli aggiornamenti della politica.

Oltre il 60% dei consumatori ritiene che le aziende dovrebbero essere più trasparenti sulle pratiche relative ai dati. In effetti, le aziende che comunicano apertamente sulla privacy dei dati possono registrare un aumento della fiducia dei clienti e della fedeltà al marchio. La trasparenza dimostra che l'azienda tiene alla privacy, creando una percezione positiva che la distingue dalla concorrenza.

Regola n. 6: onorare le richieste di cancellazione dei dati

Grazie alle leggi sulla privacy come il GDPR, oggi i consumatori hanno il diritto di chiedere la cancellazione dei dati. Gli operatori di marketing devono implementare procedure per gestire queste richieste in modo efficiente e nei tempi previsti dalla legge. Non si tratta solo di cancellare i dati da una posizione, ma di cancellarli da tutti i sistemi, i backup e i database di terze parti.

Gestire le richieste di cancellazione dei dati non significa solo essere conformi, ma anche rispettare le scelte e la privacy dei consumatori. Create sistemi che consentano di tracciare e gestire facilmente queste richieste. Inoltre, comunicate ai consumatori come sono stati gestiti i loro dati e confermate che l'eliminazione è stata completata. In questo modo si crea la fiducia che l'azienda prende sul serio la privacy e si contribuisce a migliorare l'UX.

Regola n. 7: Formare il team sulla privacy dei dati

È facile pensare che la privacy dei dati sia una responsabilità puramente informatica, ma è anche una parte fondamentale del marketing. Ogni membro del team coinvolto nella gestione delle informazioni sui clienti deve comprendere le leggi sulla privacy, i protocolli di sicurezza e le best practice. Investite in sessioni di formazione per istruire il vostro team sui rischi della privacy, sui metodi di protezione dei dati e sull'importanza del consenso dei clienti.

• Errore umano: Oltre il 90% delle violazioni di dati sono dovute a errori umani, spesso a causa di password deboli o attacchi di phishing.

• Sessioni di formazione: Organizzate regolarmente corsi di formazione sulle leggi sulla privacy, sulle best practice e sui protocolli di sicurezza.

• Aggiornare regolarmente: Sessioni di formazione mensili o trimestrali aiutano a mantenere tutti aggiornati.

Regola n. 8: disporre di un piano di risposta alle violazioni

Nessun sistema è infallibile al 100%, quindi è essenziale avere un piano di risposta per le violazioni dei dati. Quando si verifica un disastro, il vostro team ha bisogno di un piano chiaro per contenere i danni e comunicare in modo rassicurante con i clienti colpiti. Coinvolgete le persone giuste fin dall'inizio: ciò significa informare le persone colpite, le autorità competenti e, se necessario, il pubblico in generale.

Secondo IBM, le organizzazioni che dispongono di un piano di risposta risparmiano in media 2,66 milioni di dollari per ogni violazione rispetto a quelle che non ne hanno uno. Un'azione rapida e un piano d'attacco chiaro portano a grandi risparmi: è un pugno di ferro contro le ricadute finanziarie dell'incidente. Un piano di risposta alla violazione ben documentato, testato periodicamente attraverso esercitazioni o simulazioni, può fare la differenza nel proteggere la vostra reputazione.

Regola n. 9: Rispettare le leggi regionali sui dati

Le leggi sulla privacy dei dati variano da regione a regione, con requisiti diversi negli Stati Uniti, in Europa e in altre parti del mondo. Ad esempio, mentre il GDPR in Europa impone requisiti rigorosi per l'elaborazione e la protezione dei dati, le leggi di altri Paesi possono prevedere requisiti diversi per il consenso, l'utilizzo dei dati e la notifica delle violazioni.

• Regole diverse per regioni diverse: Le leggi sulla privacy dei dati variano a livello globale. Il GDPR in Europa, il CCPA in California e altri paesi possono avere requisiti unici.

• Evitare multe salate: La mancata conformità può comportare multe significative, come 20 milioni di euro o il 4% del fatturato globale ai sensi del GDPR.

• Rimanere conformi: Conoscere le regole per ogni regione in cui si svolgono le campagne di marketing.

Regola n. 10: evitare la condivisione da parte di terzi senza consenso

È comune per i team di marketing utilizzare strumenti e servizi di terze parti per l'analisi dei dati, il monitoraggio delle campagne o la pubblicità. Tuttavia, la condivisione dei dati degli utenti con terze parti senza un consenso esplicito è una violazione delle norme sulla privacy in molte giurisdizioni. Condividete i dati solo con fornitori di terze parti fidati che rispettano gli standard sulla privacy ed evitate di utilizzare i dati per scopi non esplicitamente indicati nell'accordo di consenso originale.

Per proteggere ulteriormente i dati dei consumatori, considerate l'utilizzo di tecniche di anonimizzazione quando condividete le informazioni con terze parti. L'anonimizzazione dei dati prima della loro condivisione aiuta a garantire che le informazioni sensibili rimangano protette, anche se accessibili ad altre parti. Le pratiche di condivisione dei dati da parte di terzi sono sottoposte a un attento esame da parte delle autorità di regolamentazione.

Conclusione

Rispettare il pubblico significa molto di più che evitare le sanzioni: si tratta di costruire una base di fiducia che è oro assoluto per qualsiasi marketer. Il piano di privacy della vostra azienda dovrebbe essere articolato su più fronti: implementate le reti private virtuali per proteggere i dati e cancellarli su richiesta, e rafforzerete i legami con i clienti e il vostro marchio e una esperienza cliente-centrica.