10 reglas de privacidad esenciales para el marketing

La privacidad de los datos no es una preocupación pasajera: es una prioridad. La confianza de los consumidores depende de que los vendedores respeten sus límites, lo que significa conocer los entresijos de la seguridad de los datos, los derechos de los consumidores y las normas de privacidad.

Desde cortafuegos hasta servidores seguros, los profesionales del marketing deben ser temerarios de los datos y estar dispuestos a tomar medidas audaces para proteger la información confidencial. Esto significa dominar las medidas de seguridad eficaces, recurrir a recursos como las VPN y mantenerse en alerta máxima.

Comprender el panorama de la privacidad de los datos

La privacidad de los datos no es sólo un requisito legal; es un factor de confianza. Los consumidores de hoy en día son muy conscientes de cómo las empresas recopilan, almacenan y utilizan sus datos personales. De hecho, al 79% de los estadounidenses les preocupa cómo utilizan las empresas su información personal. Con los consumidores en estado de alerta sobre sus datos personales, los profesionales del marketing tienen que abrocharse el cinturón de la privacidad. Eso significa seguir directrices claras y coherentes que se ajusten al GDPR en Europa y a la CCPA en EE.UU.

Los profesionales del marketing también se enfrentan a un mayor escrutinio a medida que las violaciones de datos se vuelven más comunes y costosas. Según el informe de IBM Cost of a Data Breach Report, el coste medio de una filtración de datos en 2023 fue de 4,45 millones de dólares, un duro recordatorio de las consecuencias financieras de una mala gestión de la información de los clientes. Dado que los profesionales del marketing manejan grandes cantidades de datos personales a diario, es fundamental conocer estos riesgos y las mejores prácticas.

Regla nº 1: Limitar la recopilación de datos a lo esencial

A menudo, los profesionales del marketing recopilan más datos de los necesarios en , lo que aumenta los riesgos y las responsabilidades. Adoptar un enfoque de "datos mínimos" -recopilar sólo lo realmente necesario para una campaña- reduce la exposición a posibles infracciones. Por ejemplo, si sólo necesita una dirección de correo electrónico para enviar un boletín, evite pedir detalles innecesarios como la dirección completa o el número de teléfono del usuario. Este principio, a menudo llamado minimización de datos, es fundamental en las leyes de privacidad de datos, y adherirse a él protege tanto al consumidor como al vendedor.

Además, minimizar la recopilación de datos simplifica el proceso de almacenamiento y seguridad. Menos puntos de datos significan menos problemas de seguridad. Almacenar solo los datos esenciales también facilita el cumplimiento de las peticiones de los usuarios que pueden querer que sus datos se eliminen o corrijan, un requisito en virtud del GDPR y otras normativas de privacidad.

Regla nº 2: Hacer que el consentimiento sea claro y accesible

Uno de los aspectos más cruciales de la privacidad de los datos es la transparencia. Los profesionales del marketing deben informar a los usuarios sobre qué datos recopilan, por qué y cómo se utilizarán. Los consumidores deben dar su consentimiento explícito, lo que significa que los profesionales del marketing deben evitar las casillas premarcadas o el lenguaje vago. La gente no quiere que sus datos caigan en manos equivocadas sin saberlo, por lo que es esencial utilizar un lenguaje claro y sencillo en los formularios de consentimiento. Según una encuesta de Cisco sobre privacidad del consumidor, el 86% de los consumidores están preocupados por la privacidad de sus datos y quieren tener más control sobre ellos. Respetar esta preferencia genera confianza y, en última instancia, fidelidad.

Buenas prácticas:

• Transparencia: Informe a los usuarios sobre los datos que recopila, por qué y cómo se utilizarán.

• Lenguaje claro: Evite términos vagos o casillas premarcadas. Utilice un lenguaje directo en los formularios de consentimiento.

• Preferencias de los consumidores: Una encuesta de Cisco reveló que el 86% de los consumidores están preocupados por la privacidad de los datos y quieren tener más control.

Regla nº 3: Utilizar VPN para un acceso seguro a los datos

Las redes privadas virtuales (VPN) añaden una capa de seguridad a las actividades en línea de los profesionales del marketing, especialmente cuando trabajan a distancia o acceden a datos confidenciales desde redes Wi-Fi públicas. Una VPN oculta la dirección IP del usuario y cifra las conexiones a Internet, dificultando el acceso de los hackers a los datos que se transmiten. Con la encriptación, puede incluso evitar la ralentización de Internet. Se trata de un fenómeno en el que se notan velocidades lentas al conectarse a determinados servidores.

Por ejemplo, cuando ves una película, la velocidad disminuye bruscamente. Puedes evitar fácilmente las velocidades lentas con VeePN, que oculta el tráfico y su destino. El proveedor no ve los datos ni a dónde van, lo que significa que no puede aplicar throttling. Los profesionales del marketing que viajan con frecuencia o trabajan con equipos distribuidos también deberían hacer de las VPN una parte estándar de su kit de herramientas de seguridad.

Considere esto: en 2022, los delitos cibernéticos relacionados con el robo de datos y la piratería representaron más del 60% de las infracciones informadas. El coste de pasar por alto herramientas de seguridad de datos como las VPN puede ser alto, tanto en términos de reputación como de pérdidas financieras. Muchas empresas exigen ahora el uso de VPN cuando los empleados trabajan fuera de redes de oficina seguras, y los equipos de marketing que manejan datos sensibles de los consumidores deberían seguir esta tendencia.

Regla nº 4: Cifrar los datos confidenciales

El cifrado de datos es como un candado de seguridad adicional para la información sensible. Cuando los datos se cifran, se convierten en un formato ilegible que sólo pueden interpretar quienes posean la clave de descifrado. Al cifrar los datos confidenciales, los profesionales del marketing pueden asegurarse de que, incluso si se produce una filtración, los hackers tendrán dificultades para utilizar la información comprometida.

Para los profesionales del marketing, el cifrado es vital tanto para los datos almacenados como para los que están en tránsito. Cifrar las comunicaciones por correo electrónico, las bases de datos de clientes y cualquier archivo de datos compartido interna o externamente añade una capa de protección contra el acceso no autorizado. Los estudios demuestran que el cifrado puede reducir los costes de la violación de datos hasta en 1,25 millones de dólares, lo que subraya su importancia.

Regla nº 5: Comunicar las prácticas de privacidad a los clientes

La transparencia es la base de la confianza en la privacidad de los datos. Los consumidores quieren saber cómo se utilizan, almacenan y protegen sus datos. Sea proactivo a la hora de comunicarles sus prácticas de privacidad. Actualice periódicamente su política de privacidad y asegúrese de que los consumidores puedan acceder a ella y comprenderla fácilmente. Utilice notificaciones por correo electrónico, banners en sitios web y notificaciones en aplicaciones para informar a los usuarios de las actualizaciones de la política.

Más del 60% de los consumidores creen que las empresas deberían ser más transparentes sobre sus prácticas en materia de datos. De hecho, las empresas que se comunican abiertamente sobre la privacidad de los datos pueden ver un aumento en la confianza del cliente y la lealtad a la marca. Ser transparente demuestra que valoras la privacidad, creando una percepción positiva que puede diferenciarte de tus competidores.

Regla nº 6: Cumpla las solicitudes de eliminación de datos

Gracias a leyes de privacidad como el GDPR, hoy en día los consumidores tienen derecho a exigir la eliminación de datos. Los vendedores deben implementar procedimientos para gestionar estas solicitudes de manera eficiente y dentro del plazo legalmente requerido. No se trata solo de eliminar los datos de una ubicación; deben borrarse de todos los sistemas, copias de seguridad y bases de datos de terceros.

Gestionar las solicitudes de eliminación de datos no es sólo una cuestión de cumplimiento: es una muestra de respeto por la elección y la privacidad del consumidor. Establezca sistemas que faciliten el seguimiento y la gestión de estas solicitudes. Además, comunique a los consumidores cómo se han gestionado sus datos y confirme que la eliminación se ha completado. Esto genera confianza en que su empresa se toma en serio la privacidad y ayuda a mejorar la experiencia del usuario.

Regla 7: Forme a su equipo en privacidad de datos

Es fácil pensar que la privacidad de los datos es una responsabilidad puramente informática, pero también es una parte fundamental del marketing. Todos los miembros del equipo implicados en el tratamiento de la información de los clientes deben conocer las leyes de privacidad de datos, los protocolos de seguridad y las mejores prácticas. Invierta en sesiones de formación que instruyan a su equipo sobre los riesgos para la privacidad, los métodos de protección de datos y la importancia del consentimiento del cliente.

• Error humano: Más del 90% de las violaciones de datos se deben a errores humanos, a menudo por contraseñas débiles o ataques de phishing.

• Sesiones de formación: Organice sesiones de formación periódicas sobre las leyes de privacidad, las mejores prácticas y los protocolos de seguridad.

• Actualice periódicamente: Las sesiones de formación mensuales o trimestrales ayudan a mantener a todo el mundo al día.

Regla nº 8: Disponer de un plan de respuesta en caso de infracción

Ningún sistema es 100% infalible, por lo que es esencial contar con un plan de respuesta ante las filtraciones de datos. Cuando se produce un desastre, su equipo necesita un manual claro para contener los daños y comunicarse de forma tranquilizadora con los clientes afectados. Implique a las personas adecuadas desde el principio, lo que significa informar a los afectados, a las autoridades pertinentes y, si es necesario, al público en general.

Según IBM, las organizaciones que cuentan con un plan de respuesta ahorran una media de 2,66 millones de dólares por brecha en comparación con las que carecen de él. Una actuación rápida y un plan de ataque claro suponen un gran ahorro: es un doble golpe contra las consecuencias financieras del incidente. Un plan de respuesta bien documentado, puesto a prueba periódicamente mediante simulacros, puede marcar la diferencia a la hora de proteger su reputación.

Regla nº 9: Respete la legislación regional sobre datos

Las leyes de privacidad de datos varían de una región a otra, con diferentes requisitos en Estados Unidos, Europa y otras partes del mundo. Por ejemplo, mientras que el GDPR en Europa impone estrictos requisitos de procesamiento y protección de datos, las leyes de otros países pueden tener diferentes requisitos para el consentimiento, el uso de datos y las notificaciones de infracciones.

• Diferentes normas para diferentes regiones: Las leyes de privacidad de datos varían a nivel mundial. El GDPR en Europa, la CCPA en California y otras pueden tener requisitos únicos.

• Evite multas cuantiosas: El incumplimiento puede dar lugar a multas significativas, como 20 millones de euros o el 4% de la facturación global en virtud del GDPR.

• Cumpla la normativa: Conozca las normas de cada región que abarquen sus campañas de marketing.

Regla nº 10: Evite que terceros compartan información sin su consentimiento

Es habitual que los equipos de marketing utilicen herramientas de accesibilidad y servicios de terceros para el análisis de datos, el seguimiento de campañas o la publicidad. Sin embargo, compartir datos de usuarios con terceros sin consentimiento explícito es una violación de las normas de privacidad en muchas jurisdicciones. Comparta datos únicamente con proveedores externos de confianza que cumplan las normas de privacidad de datos y evite utilizar los datos para fines que no estén explícitamente indicados en el acuerdo de consentimiento original.

Para proteger aún más los datos de los consumidores, considere la posibilidad de utilizar técnicas de anonimización cuando comparta información con terceros. Anonimizar los datos antes de compartirlos ayuda a garantizar que la información sensible permanezca protegida, incluso si otras partes acceden a ella. Los reguladores examinan de cerca las prácticas de intercambio de datos con terceros, por lo que garantizar el cumplimiento no es negociable.

Conclusión

Respetar a su público significa algo más que esquivar sanciones: se trata de construir una base de confianza que es oro puro para cualquier vendedor. El plan de privacidad de su empresa debe tener varios frentes: despliegue Redes Privadas Virtuales para proteger los datos y purgarlos cuando sea necesario, y reforzará los lazos con los clientes y fortalecerá su marca.