7 cose da sapere prima di scegliere un partner HubSpot

Investire in software raramente rappresenta la parte più difficile per un’azienda tecnologica in crescita. La vera sfida inizia quando si cerca di integrare quel software nelle operazioni quotidiane.

Per le aziende tecnologiche e SaaS canadesi di medie dimensioni, l’adozione di una potente piattaforma di gestione dei ricavi, come HubSpot CRM, può rappresentare una svolta fondamentale. Ci si aspetta dati più puliti, passaggi di consegne più fluidi tra marketing e vendite e una crescita dei ricavi più prevedibile.

Eppure, molte implementazioni di software non riescono a mantenere queste promesse. Perché succede questo? La risposta di solito dipende da come è stato configurato il sistema e dal fatto che l’azienda abbia ricevuto la giusta guida lungo il percorso.

Quando si cerca un aiuto esterno, affidarsi a un partner HubSpot sembra il passo successivo più logico. Tuttavia, non tutti i partner offrono lo stesso livello di servizio, le stesse competenze tecniche o la stessa esperienza nel settore. Scegliere l’agenzia sbagliata può portare a un’adozione in stallo, a flussi di lavoro interrotti e a sprechi di budget.

Per proteggere il tuo investimento e costruire un motore di ricavi affidabile, dovresti valutare attentamente un partner HubSpot prima di sceglierlo. Prendi in considerazione questi sette fattori fondamentali prima di firmare un contratto.

1. Il livello di qualifica dell’agenzia non equivale a competenza tecnica

Quando si valutano i fornitori di servizi, è facile concentrarsi sui livelli di tier come Gold, Platinum, Diamond o Elite. Questi badge fanno bella figura su un sito web, ma cosa significano davvero?

Nell’ecosistema HubSpot, lo status di livello riflette principalmente il volume di rivendita del software e il numero totale di account clienti gestiti. Misura le prestazioni di vendita, non la competenza tecnica. Un’agenzia di alto livello potrebbe eccellere nella vendita di pacchetti di marketing a piccole imprese locali, ma potrebbe non disporre delle competenze necessarie per configurare uno stack tecnologico SaaS B2B complesso.

Ciò di cui le aziende SaaS e tecnologiche hanno davvero bisogno

Le aziende tecnologiche di medie dimensioni operano in modo diverso rispetto alle imprese tradizionali. Spesso presentano livelli di prodotto complessi, prezzi basati sull’utilizzo e percorsi di acquisto distinti. Il vostro CRM deve integrarsi senza intoppi con i gateway di pagamento, gli strumenti di analisi dei prodotti e le piattaforme di assistenza clienti.

Consideriamo uno scenario in cui un’azienda SaaS debba integrare il CRM HubSpot con strumenti di pagamento come Stripe o Chargebee. Un’agenzia generalista potrebbe limitarsi a definire le fasi di base del processo di vendita, lasciando ai vostri sviluppatori interni il compito di gestire le integrazioni API complesse.

D’altra parte, un partner con una vera competenza tecnica progetterà un sistema che aggiorni automaticamente le fasi del ciclo di vita del cliente in base ai dati di fatturazione in tempo reale.

Prima di scegliere un fornitore, non fermarti alle semplici dichiarazioni di marketing. Chiedi ai candidati di dimostrare la loro esperienza con modelli di dati complessi e integrazioni personalizzate simili alle tue.

2. Distinguete tra certificazioni di base e accreditamenti ufficiali

Chiunque può ottenere certificazioni individuali tramite HubSpot Academy frequentando corsi e superando test online. Sebbene queste certificazioni dimostrino che il team di un’agenzia conosce il software, non garantiscono che l’agenzia sia in grado di gestire un’implementazione complessa che coinvolga più reparti.

Per individuare competenze tecniche di alto livello, cercate gli accreditamenti ufficiali di HubSpot.

Gli accreditamenti — come l’Accreditamento per le integrazioni personalizzate HubSpot o l’Accreditamento per l’implementazione del CRM HubSpot— vengono concessi alle agenzie che superano rigorose revisioni tecniche condotte da terze parti. HubSpot esamina casi reali di clienti, analizza la documentazione e intervista clienti precedenti per verificare che l’agenzia sia in grado di gestire un’architettura di sistema complessa.

Perché le certificazioni sono importanti

Se la vostra azienda necessita di oggetti dati personalizzati, reportistica multivaluta o migrazioni da sistemi legacy, le certificazioni fungono da prova verificata delle capacità.

Quando intervisti potenziali partner, chiedi loro direttamente:

• Quali accreditamenti ufficiali possedete attualmente presso le agenzie?
• Potete illustrarci la documentazione tecnica relativa a un recente progetto accreditato?
• Potete mostrarci una presentazione anonima del portale relativa a una pipeline che avete realizzato in precedenza per un’azienda con un fatturato simile al nostro?

3. La pulizia dei dati deve precedere la migrazione dei dati

Cosa succede quando si trasferiscono dieci anni di record dei clienti disorganizzati su una piattaforma nuova di zecca? Si finisce per automatizzare semplicemente la disorganizzazione esistente.

La migrazione dei dati è spesso una delle fasi più rischiose di un progetto di onboarding.

Una ricerca pubblicata da Salt Creative mostra che

l’88% dei professionisti delle vendite attribuisce priorità all’accuratezza dei dati dei clienti, eppure il 23% indica la scarsa qualità dei dati come il principale ostacolo operativo.

Il costo dei dati sporchi

La migrazione di dati puliti è essenziale per un monitoraggio accurato della pipeline e per l’invio di messaggi mirati. Se il tuo team importa record duplicati, contatti obsoleti o campi personalizzati incoerenti, i tuoi flussi di lavoro automatizzati falliranno. Immagina di inviare sequenze di onboarding ai clienti attivi o promemoria automatici di rinnovo per gli account persi.

Un partner di implementazione HubSpot affidabile non si limiterà a richiedere un file CSV da caricare. Insisterà invece su un protocollo strutturato di migrazione dei dati:

1. Verifica e pulizia: identificazione dei record duplicati, archiviazione dei contatti inattivi e standardizzazione dei valori delle proprietà.

2. Mappatura dei campi: definizione di mappature chiare tra le proprietà del vecchio sistema e quelle del nuovo CRM.

3. Test in ambiente sandbox: esecuzione di importazioni di prova in un ambiente di test per verificare l’integrità dei dati prima della messa in produzione.

4. Migrazione in produzione e verifica: esecuzione del trasferimento finale e dei controlli post-migrazione per garantire l’accuratezza.

Se un fornitore salta la fase di test, i vostri team interni potrebbero impiegare mesi a correggere gli errori nei dati dopo il lancio.

4. La mappatura dei processi deve precedere la configurazione del software

Un errore comune commesso dalle aziende tecnologiche di medie dimensioni è configurare gli strumenti software prima di mappare i propri processi aziendali. Le configurazioni standard del software raramente corrispondono al ciclo di vendita effettivo. Quando si creano pipeline senza un chiaro allineamento interno, ne consegue confusione.

Secondo uno studio sull’adozione del CRM condotto da Vantage Point,

il 63% delle implementazioni CRM non riesce a garantire il ROI previsto a causa del disallineamento dei processi e dei bassi tassi di adozione.

Gli strumenti software non possono correggere i processi di vendita difettosi; possono solo amplificare quelli che già avete.

Il valore della mappatura dei processi

Un partner esperto condurrà workshop di analisi per mappare il percorso del cliente prima di apportare qualsiasi modifica alle impostazioni del portale. Vi aiuterà a definire gli standard operativi chiave:

• Quali criteri specifici segnano il passaggio da un lead qualificato dal marketing (MQL) a un lead qualificato dalle vendite (SQL)?
• Come vengono distribuiti i lead tra i responsabili commerciali?
• Cosa attiva le sequenze di follow-up automatizzate per i potenziali clienti?

Configurare correttamente questi flussi di lavoro porta rapidamente i suoi frutti. Le statistiche di settore raccolte da Searchlab mostrano che:

L'implementazione dell'instradamento automatizzato dei lead all'interno di un framework CRM allineato può ridurre i tempi di risposta a meno di cinque minuti, rendendo i lead 21 volte più propensi a convertirsi.

Standardizzando il processo di vendita prima di configurare le impostazioni del software, si creano solide basi operative a sostegno di una crescita aziendale costante.

5. Richiedete un ambito di lavoro personalizzato anziché liste di controllo basate su modelli

I pacchetti di onboarding di base offerti dai fornitori di servizi generici spesso si basano su liste di controllo standard. Sebbene l’onboarding basato su modelli possa coprire la configurazione di base dell’account — come l’installazione dei pixel di tracciamento e l’impostazione delle fasi standard delle trattative —raramente soddisfa le esigenze delle aziende tecnologiche in espansione.

Le aziende SaaS di medie dimensioni richiedono una configurazione coerente delle operazioni di revenue (RevOps). Ciò significa allineare Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub e Operations Hub in modo che i dati circolino liberamente all’interno dell’azienda.

Collegare i sistemi di marketing e vendita

Quando i reparti lavorano in modo isolato, si perdono dati operativi preziosi.

Una ricerca di Searchlab dimostra che:

le organizzazioni B2B che integrano il CRM con piattaforme di automazione del marketing generano il 451% in più di lead qualificati rispetto a quelle che utilizzano strumenti non integrati.

Un ambito di lavoro (SOW) personalizzato dovrebbe tenere conto delle vostre metriche specifiche, quali il costo di acquisizione del cliente (CAC), la ritenzione netta dei ricavi (NRR) e i ricavi mensili ricorrenti (MRR).

Assicuratevi che il vostro contratto specifichi in dettaglio gli oggetti personalizzati, la logica del ciclo di vita e i dashboard di reporting di cui la vostra azienda ha effettivamente bisogno.

6. Date priorità alla gestione del cambiamento e alla formazione specifiche per ogni ruolo

Anche il sistema CRM meglio progettato fallirà se il vostro team esita a utilizzarlo. La resistenza degli utenti rimane uno dei principali ostacoli all’implementazione del software.

I dati pubblicati da 4CRMs mostrano che

il 50% dei responsabili delle vendite considera difficile l’implementazione del CRM, indicando la resistenza degli utenti e le interfacce complesse come sfide principali.

Fornire al proprio team un video tutorial generico raramente è sufficiente per garantire l’adozione a lungo termine della piattaforma.

Il potere della formazione basata sui ruoli

Per promuovere l’utilizzo a lungo termine del sistema, cercate partner di servizio che offrano sessioni di formazione su misura e specifiche per ogni ruolo. I diversi team utilizzano il software in modi distinti:

• Addetti alle vendite: necessitano di una formazione pratica sulla gestione delle pipeline delle trattative, sull’impostazione delle sequenze di email e sull’uso degli strumenti mobili durante le riunioni.

• Responsabili delle vendite: necessitano di indicazioni su come configurare i dashboard del team, esaminare le pipeline e monitorare l’accuratezza delle previsioni.

• Operazioni di marketing: necessitano di formazione sul monitoraggio delle campagne, sui modelli di attribuzione e sul lead nurturing automatizzato.

• Responsabili del successo dei clienti: necessitano di istruzioni su come gestire i ticket di onboarding, monitorare le date di rinnovo e verificare lo stato di salute degli account.

Quando ogni reparto riceve una formazione su misura per le proprie attività quotidiane, la fiducia cresce e l’adozione della piattaforma avviene in modo naturale.

7. Esaminare i modelli di prezzo, i protocolli di assistenza e la conformità dei dati

L’ultimo aspetto da valutare prima di scegliere un partner riguarda i termini commerciali, gli impegni di assistenza continua e le politiche sulla privacy dei dati.

Strutture tariffarie trasparenti

Avere aspettative finanziarie chiare previene costi imprevisti nelle fasi successive del progetto. Chiedete ai potenziali fornitori come strutturano le loro tariffe:

• Tariffe fisse per le tappe fondamentali: ideali per progetti chiari e ben definiti con tempistiche fisse.

• Modelli a forfait: più adatti all’assistenza continua, ai miglioramenti iterativi del flusso di lavoro e allo sviluppo personalizzato.

Fate attenzione ai contratti con termini di prezzo vaghi per lo sviluppo di API personalizzate, i test di sistema o l’assistenza tecnica post-lancio.

Accordi sul livello di servizio (SLA) e resoconti onesti

Quando si verifica un'interruzione critica del flusso di lavoro, è fondamentale sapere di poter contare su un supporto. Chiedete ai fornitori quali sono i loro impegni in termini di servizio:

• Qual è il vostro tempo di risposta standard per i problemi tecnici critici?
• Offrite una gestione dedicata dell’account o i ticket di assistenza vengono indirizzati a una coda generale?
• Potete fornire un esempio di un'implementazione passata che ha incontrato imprevisti e spiegare come il vostro team li ha risolti?

Sicurezza dei dati e conformità

Per le aziende canadesi, la conformità alle leggi sulla privacy dei dati è essenziale. Il vostro partner deve conoscere le normative canadesi, come il PIPEDA, le leggi regionali e gli standard internazionali, come SOC 2. Verificate come l’agenzia gestisce la raccolta dei consensi, le sedi di archiviazione dei dati e i livelli di autorizzazione degli utenti per garantire la sicurezza dei dati dei vostri clienti.

Come valutare le opzioni disponibili

La scelta del fornitore di implementazione giusto richiede un'attenta valutazione. Utilizzate questa semplice lista di controllo durante i colloqui con i fornitori per confrontare i candidati fianco a fianco:

Fare la scelta giusta per una crescita a lungo termine

La scelta di un partner software va oltre la semplice configurazione di una nuova piattaforma. Si tratta di costruire una base operativa che sostenga una crescita dei ricavi ripetibile e a lungo termine.

Quando si dà priorità alle competenze tecniche, a piani chiari di migrazione dei dati, alla mappatura dei processi e alla formazione su misura del team, si trasforma il proprio CRM in una risorsa aziendale affidabile. Porre fin dall’inizio domande impegnative alle agenzie candidate aiuta a proteggere il proprio budget, a mantenere il progetto sulla strada giusta e a preparare l’intera organizzazione al successo.

Noi di Aspiration Marketing aiutiamo le aziende tecnologiche e SaaS di medie dimensioni in fase di crescita a colmare il divario tra le funzionalità del software e i risultati aziendali concreti. In qualità di partner HubSpot accreditato, il nostro team sviluppa motori di revenue operations su misura, guidando le aziende attraverso un’architettura CRM personalizzata, migrazioni di dati pulite e una gestione strategica del cambiamento.

Sei pronto a ottenere il massimo dal tuo investimento in software? Contatta oggi stesso Aspiration Marketing per programmare una valutazione pratica della preparazione del CRM della tua azienda.