8 sfide relative all'onboarding di HubSpot in Canada per il 2026

Le aziende tecnologiche di medie dimensioni in tutto il Canada stanno investendo in HubSpot per ampliare le proprie attività di marketing e di vendita. Tuttavia, tra la firma del contratto e il raggiungimento di un ROI concreto, c’è un ostacolo cruciale che mette in difficoltà anche i team più preparati: l’implementazione di HubSpot. Se non viene eseguita correttamente, potrebbe rivelarsi disastrosa. 

Pertanto, è fondamentale che le scale-up SaaS canadesi affrontino questi rischi legati all’onboarding prima che compromettano i loro piani di crescita.

Questo articolo analizza le otto sfide più comuni legate all’implementazione di HubSpot che le aziende tecnologiche di medie dimensioni in Canada devono affrontare e spiega come i partner HubSpot per il SaaS possano determinare il vostro successo o il vostro fallimento. Scoprirete quali sono le cause di ciascun problema, perché è importante per le vostre operazioni di revenue e come costruire le basi per sostenere la vostra prossima fase di crescita.

Come abbiamo identificato queste sfide di onboarding

Lavorando con scaleup SaaS canadesi e aziende tecnologiche di medie dimensioni, abbiamo osservato modelli ricorrenti nelle implementazioni di HubSpot che non raggiungono gli obiettivi prefissati.

Una ricerca condotta da DataOps Group ha rilevato che, approssimativamente:

il 64% delle aziende in portafoglio non riesce a ottenere un ROI significativo da HubSpot entro 18 mesi.

Pertanto, i nostri criteri per identificare queste sfide includevano:

• Impatto sui ricavi: questo problema influisce direttamente sulla visibilità della pipeline e sull’accuratezza delle previsioni?

• Tempo di manifestazione: con quale rapidità si manifesta questo problema dopo l’avvio operativo?

• Frequenza: con quale frequenza si riscontra questo andamento nelle diverse aziende tecnologiche canadesi?

• Prevenibilità: affrontare questa sfida prima dell’implementazione può evitare un notevole lavoro di rielaborazione?

• Requisiti di capacità del team: la risoluzione di questo problema rientra nelle capacità di un team operativo di dimensioni medie?

Le 8 sfide di onboarding di HubSpot che le aziende tecnologiche canadesi di medie dimensioni devono affrontare

1. Risultati aziendali non definiti: la sfida fondamentale

La prima sfida, nonché la più dannosa, si presenta prima ancora che inizi qualsiasi configurazione. I team si lanciano subito nella creazione di proprietà, pipeline e flussi di lavoro senza definire un criterio di successo. Senza risultati aziendali chiari e misurabili, la vostra istanza di HubSpot diventa nient’altro che un sofisticato database di contatti.

Aspiration Marketing affronta questo problema attraverso una fase di analisi dedicata, condotta in collaborazione con il vostro team di leadership responsabile dei ricavi. Definiamo da due a tre risultati specifici per il vostro primo trimestre, come la riduzione della durata del ciclo di vendita del 20% o l’aumento della conversione da MQL a SQL del 15%. Solo allora ha inizio la configurazione.

Perché gli obiettivi non definiti creano problemi

• I team non sanno quali funzionalità siano rilevanti per i loro obiettivi specifici

• L’adozione si blocca perché il sistema non si allinea alle priorità quotidiane

• Sei mesi dopo, ti ritrovi a pagare per funzionalità che non utilizzi

Risultati indefiniti: pro e contro

Vantaggi di intervenire tempestivamente:

• La configurazione si allinea direttamente alle attività che generano ricavi

• I team adottano la soluzione più rapidamente perché ne vedono il collegamento con il proprio lavoro

• Il sostegno da parte dei dirigenti si rafforza quando i risultati sono misurabili

Svantaggi se non affrontati:

• proliferazione delle funzionalità, poiché team diversi richiedono configurazioni contrastanti

• La reportistica perde di significato in assenza di definizioni concordate

• Le discussioni sul budget diventano difficili senza chiarezza sul ROI

2. Problemi di qualità dei dati durante la migrazione

Le aziende tecnologiche canadesi spesso hanno i propri contatti sparsi tra Salesforce, Google Sheets, Stripe e vari sistemi legacy. La tentazione è di importare tutto e sistemarlo in un secondo momento. Questo approccio comporta l’insorgere di problemi.

La migrazione di dati non validi in HubSpot compromette immediatamente il nuovo sistema. I record duplicati causano conflitti nell'automazione. I campi mancanti interrompono i flussi di lavoro. L’incoerenza nella denominazione rende inaffidabili i report.

Funzionalità per la qualità dei dati da considerare

• Verifica pre-migrazione: mappare tutte le fonti di dati e identificare le lacune prima dell’importazione

• Processo di deduplicazione: consolidare i record alla fonte

• Standardizzazione delle proprietà: definire la struttura dei dati di HubSpot prima della migrazione

Pro e contro della qualità dei dati

Vantaggi:

• Il tuo team si fida dei dati fin dal primo giorno

• Le automazioni funzionano correttamente senza conflitti tra i campi

• I report rispecchiano la realtà, senza incongruenze nell'inserimento dei dati

Svantaggi del non eseguire la pulizia dei dati:

• I record duplicati creano confusione durante il passaggio di consegne tra i reparti di vendita

• Le automazioni non funzionanti frustrano gli utenti e riducono l’adozione

• La pulizia dei dati durante la formazione di un team raddoppia i tempi necessari

3. Scope creep e sovraccarico dell’hub

HubSpot offre Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub e Operations Hub. Ciascuno di essi è disponibile nei livelli Starter, Professional ed Enterprise. La tentazione per le aziende tecnologiche canadesi orientate alla crescita è di attivare tutto in una volta sola.

Secondo SynchGTM,

le aziende di medie dimensioni con un ARR compreso tra 1 milione e 25 milioni di dollari in genere non dispongono di team RevOps dedicati.

Chiedere a un piccolo team operativo di padroneggiare ogni modulo contemporaneamente comporta un sovraccarico di lavoro e un'implementazione parziale su tutta la linea.

Funzionalità di gestione dell’ambito

• Piano di implementazione graduale: implementare completamente un Hub prima di passare a quello successivo

• Licenze su misura: iniziare con livelli adeguati all’attuale grado di maturità

• Priorità: affrontare per primo il principale collo di bottiglia in termini di ricavi

Pro e contro dello “scope creep”

Vantaggi di un approccio graduale:

• I team ottengono risultati positivi prima di affrontare livelli di complessità crescenti

• Investimento iniziale ridotto con margine di espansione

• La qualità della configurazione migliora grazie a un'attenzione mirata

Svantaggi dell’attivazione di tutte le funzionalità:

• Gli utenti si sentono sopraffatti e tornano a utilizzare gli strumenti precedenti

• I costi delle licenze superano l’utilizzo effettivo

• Implementazione incompleta in tutti gli Hub

4. Formazione generica che non tiene conto delle esigenze specifiche dei ruoli

Un caso ricorrente: l’azienda investe in HubSpot, paga l’onboarding e invia al team un link alla HubSpot Academy. Tre mesi dopo, il tasso di adozione si attesta al 40% e metà del team è tornata a usare i fogli di calcolo.

I vostri SDR non hanno bisogno di conoscere i flussi di lavoro di marketing. Il vostro team di marketing non ha bisogno di formazione sulle previsioni di vendita. I corsi generici non si adattano al modo in cui operano i team tecnologici canadesi.

Funzionalità di formazione che favoriscono l’adozione

• Programma didattico basato sui ruoli: percorsi distinti per vendite, marketing e leadership

• La vostra istanza reale: la formazione si svolge nel vostro HubSpot con i vostri dati

• Assistenza continua: sessioni mensili dedicate alle domande e alle soluzioni rapide

Pro e contro della formazione

Pro:

• Gli utenti apprendono esattamente ciò di cui hanno bisogno per il loro lavoro quotidiano

• I tassi di adozione aumentano quando la formazione viene percepita come pertinente

• Le domande trovano risposta prima che la frustrazione aumenti

Svantaggi della formazione generica:

• Gli utenti ignorano le informazioni irrilevanti

• I tempi di inserimento si allungano poiché le persone devono capire le cose da sole

• Si creano modelli di utilizzo non uniformi tra i vari team

5. Mancanza di documentazione relativa ai flussi di lavoro e alle configurazioni

Tutto funziona alla perfezione. I contatti vengono gestiti correttamente, le trattative avanzano attraverso le varie fasi e i report forniscono informazioni utili. Poi il responsabile operativo se ne va, oppure assumete tre nuovi addetti alle vendite e nessuno sa come sia stato realizzato il sistema.

È proprio qui che le implementazioni falliscono dopo sei-dodici mesi. Aspiration Marketing redige la documentazione come parte integrante di ogni implementazione di HubSpot, non come un ripensamento.

Caratteristiche della documentazione

• Documentazione sui flussi di lavoro: cosa fa ogni automazione e perché

• Proprietà dei campi: chi è il proprietario di ogni campo personalizzato

• Mappatura delle integrazioni: come i dati fluiscono tra i sistemi

Pro e contro della documentazione

Pro:

• I nuovi membri del team vengono inseriti più rapidamente

• La risoluzione dei problemi richiede ore anziché giorni

• Il sistema si adatta alle dimensioni del tuo team

Svantaggi della mancata documentazione:

• Ogni 18 mesi si rende necessaria una ricostruzione

• Paura di modificare i flussi di lavoro perché nessuno sa cosa fa

• La dipendenza da figure chiave crea un rischio aziendale

6. Complessità dell’integrazione con gli strumenti canadesi

Le aziende tecnologiche canadesi di medie dimensioni utilizzano in genere diversi sistemi: software di contabilità, sistemi di elaborazione dei pagamenti, strumenti di assistenza clienti e piattaforme di comunicazione. Collegare questi sistemi a HubSpot senza creare cicli di sincronizzazione richiede un'attenta pianificazione.

I problemi di integrazione si manifestano con record che oscillano tra valori diversi, duplicati che ricompaiono dopo la pulizia dei dati e discrepanze tra HubSpot e i sistemi finanziari aziendali.

Funzionalità di integrazione

• Mappatura del sistema di riferimento: definisci a quale sistema appartiene ciascun campo dati

• Monitoraggio della sincronizzazione: avvisi in caso di errori di integrazione

• Riproduzione degli errori: procedure documentate per la riconciliazione

Pro e contro dell’integrazione

Vantaggi:

• Coerenza dei dati in tutti i sistemi aziendali

• I dati relativi al fatturato sono allineati tra il reparto finanziario e il CRM

• Il team operativo dedica il proprio tempo alla pianificazione strategica, anziché alla risoluzione di emergenze

Svantaggi di una pianificazione dell’integrazione inadeguata:

• Sfiducia dei dirigenti nell'accuratezza della pipeline

• La riconciliazione manuale tramite fogli di calcolo diventa la norma

• Il 40% delle risorse operative è assorbito dai problemi di integrazione

7. Lacune nella governance e proliferazione delle proprietà

HubSpot consente a chiunque disponga di accesso amministrativo di creare facilmente delle proprietà. Questo è un punto di forza finché la governance non riesce a stare al passo. A sei mesi dall’implementazione, si contano centinaia di campi personalizzati, nessuno sa quali siano obbligatori e esistono tre proprietà per le diverse varianti degli stessi dati.

Noi di Aspiration Marketing definiamo i quadri di governance già durante l’implementazione, in modo che la proliferazione non abbia mai inizio.

Funzionalità di governance

• Convenzioni di denominazione delle proprietà: standard che si adattano alle dimensioni del vostro team

• Processo di approvazione della creazione: anche una semplice checklist previene i duplicati

• Revisioni trimestrali delle proprietà obsolete: archivia le proprietà inutilizzate

Pro e contro della governance

Pro:

• I report mantengono la loro affidabilità man mano che il sistema cresce

• I nuovi membri del team comprendono la struttura dei dati

• I conflitti legati all’automazione diventano rari

Svantaggi della mancanza di governance:

• La reportistica non funziona perché il campo "sorgente" presenta tre varianti

• Le integrazioni vengono associate alla proprietà sbagliata

• L’inserimento dei nuovi rappresentanti richiede più tempo del necessario

8. Calo nell’adozione dopo il lancio

Il presupposto più pericoloso in qualsiasi implementazione di un CRM è che gli utenti adotteranno il sistema semplicemente perché esiste. Non sarà così. Senza una strategia di adozione mirata, l’utilizzo cala entro 60 giorni. I rappresentanti tornano a usare i fogli di calcolo. I manager mantengono sistemi di monitoraggio paralleli.

Secondo un caso di studio di HubSpot:

La società immobiliare Avison Young ha aumentato il tasso di adozione del CRM dal 23% al 90% in quattro mesi grazie all’approccio corretto.

Questo modello funziona anche per le aziende tecnologiche canadesi.

Caratteristiche dell’adozione

• Responsabilità dei manager: la dirigenza utilizza HubSpot per le previsioni e le valutazioni

• Risultati immediati: dimostrazione del risparmio di tempo già nelle prime due settimane

• Assistenza dedicata: qualcuno risponde alle domande in tempo reale durante i primi 90 giorni

Pro e contro dell’adozione

Pro:

• I team utilizzano HubSpot come sistema operativo, non come un obbligo di inserimento dati

• La visibilità sulla pipeline migliora il processo decisionale dei dirigenti

• La velocità delle vendite aumenta grazie all’adozione coerente dei processi

Svantaggi della mancata adozione di un piano:

• I sistemi paralleli si moltiplicano tra i vari reparti

• Il CRM diventa un requisito di rendicontazione, non uno strumento di produttività

• I tempi di ritorno sull’investimento si protraggono all’infinito

Tabella comparativa: Gravità delle difficoltà di onboarding con HubSpot

Qual è la tempistica ideale per l'onboarding di HubSpot in Canada?

Un'implementazione corretta di HubSpot per un'azienda canadese di medie dimensioni con 20-50 utenti richiede 90-120 giorni. Tale tempistica comprende la fase di analisi, la migrazione dei dati, la configurazione delle integrazioni, l'impostazione delle proprietà personalizzate, l'automazione dei flussi di lavoro e la formazione specifica per ruolo.

Le aziende che cercano di condensare tutto questo in 30 giorni si ritrovano con un sistema configurato solo a metà, di cui nessuno si fida. L’apparente risparmio di tempo svanisce quando, nel terzo mese, iniziano le rielaborazioni.

Una tempistica collaudata si presenta così:

• Settimane 1-2: Analisi e allineamento con i responsabili del reparto vendite

• Settimane 3-4: verifica dei dati, pulizia e preparazione alla migrazione

• Settimane 5-6: Configurazione di base per la pipeline, i contatti e la reportistica di base

• Settimane 7-8: Formazione specifica per ruolo con dati reali

• Settimane 9-10: Messa in produzione con supporto personalizzato

• Mese 3 e oltre: Ottimizzazione e implementazione delle funzionalità avanzate

Le aziende tecnologiche canadesi dovrebbero gestire internamente l’onboarding di HubSpot?

Se il vostro ARR è inferiore a 1 milione di dollari, cercate di cavarvela da soli. Guardate i video dell’Academy, sperimentate e migliorate il prodotto. I vostri processi cambieranno radicalmente man mano che troverete il giusto equilibrio tra prodotto e mercato.

Ma se siete tra 1 e 25 milioni di dollari? Avete bisogno di sistemi che supportino una crescita prevedibile. L’onboarding fai-da-te costa di più dell’aiuto professionale in termini di costo-opportunità, non in termini di dollari. Ogni mese in cui il vostro team di vendita opera con passaggi di consegne mal gestiti e soluzioni manuali è un mese in cui non state raggiungendo gli obiettivi di crescita.

L’onboarding professionale tramite un partner HubSpot certificato come Aspiration Marketing si concentra su:

• Configurazione strategica in linea con il vostro specifico modello di ricavi

• Evitare i sei mesi di tentativi ed errori che frenano lo slancio

• Creazione di una struttura scalabile fin dall’inizio

• Formazione che favorisce l’adozione effettiva

Perché Aspiration Marketing è il partner HubSpot ideale per le aziende tecnologiche canadesi

Aspiration Marketing offre competenze certificate su HubSpot, unite a una profonda esperienza al servizio delle scale-up SaaS canadesi e delle aziende tecnologiche del mercato medio. Ci concentriamo sull’identificazione dei rischi prima dell’implementazione, poiché risolvere i problemi prima che si verifichino costa molto meno rispetto alla loro risoluzione a posteriori.

Il nostro approccio si differenzia da quello dei partner di implementazione generici in alcuni aspetti fondamentali. Aspiration Marketing definisce i quadri di governance già durante la configurazione, non come un ripensamento a posteriori. Documentiamo ogni fase man mano che procediamo, in modo che il vostro team non dipenda da conoscenze non documentate. Inoltre, formiamo il vostro personale sui flussi di lavoro reali, non solo sulle pratiche teoriche.

Le aziende tecnologiche canadesi devono affrontare sfide specifiche relative alla residenza dei dati, alla conformità alla CASL e all’integrazione con i sistemi di pagamento e di contabilità canadesi. Aspiration Marketing comprende questi requisiti e li integra nella vostra configurazione HubSpot sin dal primo giorno.

Hai poco tempo a disposizione o cerchi competenze più approfondite? Fissa una chiamata introduttiva con i nostri consulenti HubSpot per discutere le tue specifiche sfide di onboarding.